In ansamblu, institutiile UE isi gestioneaza in mod eficient cheltuielile cu spatiul de birouri, se arata intrun nou raport al Curtii de Conturi Europene. Curtea a constatat insa ca majoritatea proiectelor de mari dimensiuni inregistreaza intarzieri, care duc la costuri suplimentare. In plus, mecanismele de finantare a acestor proiecte sunt adesea inutil de complexe si bugetele nu sunt intotdeauna transparente. Curtea formuleaza o serie de recomandari in vederea imbunatatirii situatiei.

Institutiile UE consacra aproximativ 11 % din bugetul lor - adica aproape 1 miliard de euro pe an - cladirilor. Aproximativ doua treimi din aceasta suma se refera la costul achizitionarii si inchirierii cladirilor, restul reprezentand, in principal, cheltuieli pentru intretinere, securitate si energie. Comisia Europeana detine cel mai mare portofoliu imobiliar, din care peste 80 % este utilizat ca spatiu de birouri

Curtea a examinat strategiile imobiliare ale celor cinci institutii care au cele mai mari spatii pentru birouri - Parlamentul, Consiliul, Comisia, Curtea de Justitie si Banca Centrala Europeana. Ea a constatat ca, per ansamblu, institutiile isi gestioneaza in mod eficient cheltuielile cu spatiul de birouri, dar strategiile lor imobiliare nu sunt intotdeauna formalizate, iar planificarea cerintelor pentru cladiri ar putea fi imbunatatita.

Mecanismele de finantare a proiectelor mari de constructii analizate erau adesea complexe, lucru care a afectat in unele cazuri transparenta bugetului. Cele mai multe proiecte au fost afectate de intarzieri si unele au cunoscut costuri suplimentare considerabile. De exemplu, bugetul estimat initial in 2005 pentru proiectul KAD II al Parlamentului European din Luxemburg a fost de 317,5 milioane de euro. Proiectul a inregistrat intarzieri importante, amploarea sa a fost redusa si bugetul a fost revizuit in 2009 la 363 de milioane de euro. Proiectul JMO II al Comisiei Europene, situat de asemenea in Luxemburg, a cunoscut intarzieri considerabile. Potrivit estimarilor Curtii, din cauza nevoii de a inchiria spatii suplimentare, Comisia va suporta costuri cu chiria in valoare de 248 de milioane de euro.

„Institutiile UE ar trebui sa instituie pana la sfarsitul anului 2019 proceduri adecvate de gestionare pentru proiectele mari de constructie si de renovare,” a declarat domnul Jan Gregor, membrul Curtii de Conturi Europene responsabil de acest raport.

Institutiile UE coopereaza intr-adevar si aplica principii similare de luare a deciziilor. Cu toate acestea, ele si-au stabilit principalele principii si obiective privind gestiunea imobiliara in diverse documente, dintre care unele sunt invechite, iar altele sunt puse in aplicare fara aprobare oficiala. Pana la data auditului, institutiile nu evaluasera abordarea NWoW (New Ways of Working: „noi moduri de lucru”), care introduce spatii de lucru colaborative si o cultura de lucru mai flexibila.

Curtea considera ca, in cazul majoritatii institutiilor, monitorizarea si raportarea cu privire la portofoliile imobiliare nu sunt adecvate. Cele mai multe institutii nu monitorizeaza in mod regulat, in scopuri de gestiune interna, indicatori legati de costul cladirilor si de eficienta utilizarii acestora. Desi institutiile din Bruxelles si Luxemburg sunt de acord cu o armonizare in ceea ce priveste masurarea suprafetelor, datele nu sunt pe deplin standardizate si compararea acestora este dificila. Raportarea catre autoritatile bugetare nu permite realizarea de comparatii si de analize ale eficientei.

Curtea recomanda institutiilor UE:

- sa isi actualizeze si sa isi oficializeze strategiile imobiliare si sa actualizeze in mod regulat documentele de planificare;

- sa evalueze abordarea NWoW;

- sa mareasca transparenta bugetara in ceea ce priveste utilizarea mecanismelor de finantare pentru proiectele de constructii;

- sa stabileasca proceduri de gestionare adecvate pentru proiectele mari de constructii si de renovare;

- sa imbunatateasca coerenta datelor si monitorizarea portofoliilor lor imobiliare.