Sistemul de raportare SAF-T, implementat in 2022 de marii contribuabili, devine obligatoriu si pentru companiile mijlocii de la 1 ianuarie 2023. Mai exact, conform unui proiect de ordin al presedintelui Agentiei Nationale de Administrare Fiscala (ANAF), cel mult 15.000 de societati mijlocii se vor conforma, de anul viitor, noilor cerinte de raportare. Acestia au, insa, avantajul ca pot invata din experienta celor care au aplicat sistemul in acest an si se pot pregati mai bine pentru noua raportare.

Modul in care vor fi selectati contribuabilii mijlocii care intra in sfera de aplicare a raportarii SAF-T de la 1 ianuarie 2023 este detaliat in proiectul ANAF, respectiv primii 15.000 din aceasta categorie, in functie de un indicator calculat dupa cifra de afaceri, obligatiile fiscale declarate si cheltuielile cu personalul. Printre acestia s-ar putea afla si contribuabili mici, astfel incadrati la 31 decembrie 2021, care intra in categoria contribuabililor mijlocii din 1 ianuarie anul viitor. Totodata, este important de mentionat si faptul ca cei care nu vor indeplini criteriile necesare vor putea implementa optional raportarea SAF-T din ianuarie 2023, insa ulterior nu vor putea renunta. Optiunea devine efectiva prin depunerea unei declaratii informative D406 (SAF-T) validata de ANAF. Dar, ca si in cazul marilor contribuabili, cei nou intrati in sistem vor beneficia de o perioada de gratie de sase luni de la data de referinta.

 

Cu toate acestea, implementarea SAF-T continua sa preocupe contribuabilii, atat pe cei care au intrat in sistem in 2022, cat si pe cei care urmeaza. Complexitatea noii raportari este data atat de necesitatea adaptarii sistemelor interne de date (contabil, financiar etc.), de costurile implicate, de deficitul de personal instruit in acest scop, cat si de dificultatile care tin de partea operationala si de corectitudinea datelor existente la nivelul societatilor. Iar din experienta contribuabililor care au implementat sistemul in acest an se desprind cateva exemple de provocari operationale de detaliu intampinate.

Una dintre ele este legata de faptul ca informatiile din documentele suport nu sunt intotdeauna corelate cu regulile de validare implementate. De exemplu, in sesiunile de informare, autoritatile au mentionat ca, in cazul in care se utilizeaza doar unitati de masura conform standardelor ISO, subsectiunea privind unitatile de masura nu trebuie raportata, insa necompletarea sectiunii genereaza o eroare de validare in momentul depunerii formularului D406 (fisierul standard de control fiscal).

O alta provocare provine din necorelarea informatiilor din diversele module ale sistemului contabil/ERP-ului. De exemplu, utilizarea numarului facturii in rapoartele emise de modulul financiar, in timp ce in rapoartele emise de modulul de vanzari este utilizat numarul comenzii sau alt numar generat pentru livrare, face dificila raportarea, avand in vedere ca in subsectiunea privind facturile emise trebuie preluate, din modulul financiar, date privind contul contabil si codul de taxa (TVA, impozit cu retinere la sursa), iar din modulul de vanzari, cantitatea si pretul unitar al produselor vandute.

In plus, incercarea de automatizare a unor procese care anterior erau derulate manual, in mod eficient, este impovaratoare si inutila. Spre exemplu, utilizarea codurilor de taxa pentru impozitul cu retinere la sursa, care sunt obligatorii in cadrul raportarii SAF-T, este dificil de automatizat. In practica, in peste 95% din cazuri, analiza tranzactiilor care intra in scopul aplicarii impozitului cu retinere la sursa este efectuata manual, in Excel.

Raportarea SAF-T vine cu reguli noi pentru identificarea clientului. Pentru partenerii romani, aceasta presupune diferentierea intre persoane fizice si persoane juridice, aspect care era irelevant din orice perspectiva pana in acest moment.

Totodata, sunt introduse si noi coduri de taxa. Pentru raportarea SAF-T, se solicita alocarea unor coduri de taxa pentru note contabile care anterior se inregistrau in sistemele companiilor fara alocarea unui cod de taxa sau cu alocarea unui cod tehnic, posibil de utilizat pentru orice alta inregistrare contabila in afara sferei de aplicare a TVA.

Nu in ultimul rand, o provocare este reprezentata si de modul de colectare si de corelare a informatiilor intre diverse sectiuni/subsectiuni SAF-T, cum ar fi intre sectiunea GL entries si Source documents (de exemplu, in privinta sumelor aferente taxei – TVA si impozit cu retinere la sursa) sau intre GL accounts si Customers/Suppliers (de exemplu, in privinta soldurilor initiale si finale raportate), dar si intre fisierul SAF-T si celelalte obligatii de evidenta/raportare (jurnalele de cumparari/vanzari, decontul de TVA etc.).

Asadar, contribuabilii care urmeaza sa implementeze acest sistem de raportare de la 1 ianuarie 2023 pot folosi aceste informatii, desprinse din experienta contribuabililor mari, astfel incat sa poata parcurge mai usor intregul proces. In plus, acestia trebuie sa stie ca, pentru automatizarea raportarii, au la dispozitie mai multe solutii, cum ar fi cele de tip ADD-ON, in cazul celor care utilizeaza SAP ca sistem contabil, sau cele ce utilizeaza fisierele sursa din contabilitate, in cazul celor care utilizeaza orice alt sistem de contabilitate.

In concluzie, contribuabilii mijlocii ar trebui, cel putin teoretic, sa fie mai pregatiti pentru implementarea SAF-T decat cei pentru care raportarea a devenit obligatorie anul acesta, dar, avand in vederea complexitatea intregului proces, inclusiv pentru autoritati, este de asteptat sa mai apara dificultati in practica, de altfel anticipate, avand in vedere ca este vorba de cea mai ampla schimbare in procedurile de raportare, cel putin din ultimele decenii. Pe de alta parte, beneficiile estimate sunt considerabile, respectiv incasari mai mari la bugetul de stat, inspectii fiscale mai putin costisitoare pentru ANAF si mai putin impovaratoare pentru contribuabili, o abordare uniforma din partea inspectorilor fiscali etc.