Forvis Mazars, lider international in servicii de audit si asigurare, taxe si consultanta, a publicat cel mai nou studiu al sau, Compliance, accuracy and visibility: the 3 non-negotiables in modern European payroll. Raportul ofera o perspectiva aprofundata asupra transformarii proceselor de payroll la nivel european. Bazat pe opiniile a peste 1.000 de lideri din domeniile payroll, resurse umane si financiar din 13 tari, studiul evidentiaza modul in care payroll-ul a evoluat de la o functie strict operationala la un pilon strategic pentru increderea organizationala, guvernanta datelor si experienta angajatilor.

Realizat in parteneriat cu Transiris, cel mai recent studiu imbina analiza cantitativa a datelor din sondaje cu interviuri calitative cu lideri C-level si experti in payroll din companii cu operatiuni in multiple jurisdictii. Cercetarea arata ca organizatiile europene recunosc tot mai clar rolul central al functiei de payroll - un domeniu care asigura conformitatea transfrontaliera, protejeaza integritatea afacerii si consolideaza increderea angajatilor.

Raportul evidentiaza ca 60% dintre liderii din payroll se confrunta cu dificultati in a tine pasul cu modificarile legislatiei muncii, iar 62% considera actualizarile frecvente de reglementari drept una dintre principalele provocari operationale. Intr-un context international, fiecare jurisdictie introduce un plus de complexitate prin propriile reguli, termene si cerinte de raportare. Pentru angajatorii care isi desfasoara activitatea la nivel international, accesul la expertiza locala a devenit esential.

Aproape jumatate dintre respondenti (48%) considera conformitatea legislativa un criteriu decisiv in alegerea intre gestionarea interna a payroll-ului si externalizarea acestuia. Totodata, peste jumatate (53%) se bazeaza pe furnizori externi pentru a asigura acuratetea calculelor si alinierea la cerintele legale, iar un procent similar (53%) apeleaza la consultanti juridici si fiscali pentru o interpretare aprofundata a reglementarilor.

"In spatele fiecarui fluturas de salariu se afla un numar care poate consolida sau poate submina increderea. Payroll-ul reprezinta una dintre cele mai valoroase surse de date dintr-o organizatie, reunind informatii critice pentru departamentele de HR si financiar. Atunci cand aceste date sunt corecte, conforme si usor de interpretat, payroll-ul nu mai este doar un proces operational, ci se transforma intr-o sursa strategica de informatii pentru intreaga companie”, afirma Ioana Vlad-Radulescu, Partner, International Payroll & Compliance, Forvis Mazars.

In toate pietele analizate, acuratetea ramane cea mai importanta asteptare atat pentru angajati, cat si pentru angajatori. Aproape o treime dintre organizatii semnaleaza erori in calculul salariilor, iar una din cinci recunoaste ca aceste greseli au afectat increderea angajatilor. Intr-o piata a muncii extrem de competitiva, in care retentia talentelor si reputatia angajatorului sunt esentiale, chiar si o singura eroare de payroll poate genera efecte neproportionat de mari.

Cercetarea Forvis Mazars arata ca tot mai multe companii integreaza controale interne, audituri si practici proactive de guvernanta a datelor in structurile lor de payroll. Aproximativ 47% dintre organizatiile chestionate deruleaza audituri periodice, iar 43% au echipe interne dedicate pentru a intari controlul si transparenta. Pe masura ce acuratetea devine un imperativ, payroll-ul castiga vizibilitate la nivel de board si este recunoscut tot mai clar ca un contributor direct la fiabilitatea organizationala si la integritatea brandului.

Una dintre cele mai relevante constatari ale raportului este ca aproximativ 70% din datele critice pentru functionarea unei companii trec prin sistemele de payroll - de la salarii si beneficii pana la coduri fiscale, pontaje si informatii despre centrele de cost. Cu toate acestea, numeroase organizatii inca nu valorifica pe deplin acest volum semnificativ de date.

"Acuratetea in payroll este non-negociabila - chiar si o singura eroare poate avea un impact disproportionat asupra increderii si moralului angajatilor. In Europa Centrala si de Est, companiile se pregatesc pentru o noua era a transparentei, in care egalitatea salariala, conformitatea si un payroll orientat pe date vor deveni esentiale pentru competitivitate si credibilitate”, subliniaza Jana Bostikova, Partner, HR & Payroll, Forvis Mazars in Republica Ceha. 

Atunci cand sunt integrate eficient, datele de payroll pot oferi perspective strategice valoroase pentru planificarea fortei de munca, managementul riscurilor si prognoza financiara. Insa, in absenta automatizarii si a unor sisteme integrate, organizatiile se confrunta cu fragmentare si vulnerabilitati de securitate.

Desi potentialul este semnificativ, aproape 60% dintre companii raporteaza diferente notabile in calitatea serviciilor de payroll furnizate de partenerii lor externi.

Oportunitatea majora se afla in adoptarea automatizarii, mai ales in contextul in care doar 17% dintre companii dispun de sisteme de monitorizare a conformitatii, esentiale pentru transformarea datelor de payroll in informatii strategice care pot ghida deciziile de business.

Automatizarea remodelaza functia de payroll in intreaga Europa, insa tehnologia nu poate acoperi singura toate nevoile. Studiul arata ca 45% dintre lideri vad optimizarea proceselor si reducerea costurilor ca principale provocari, insa mai putin de unul din cinci au implementat solutii automate de monitorizare.

Oricat de avansate ar fi solutiile de inteligenta artificiala, diferentele legislative de la o tara la alta arata ca un „local touch” ramane esential. Un model care combina automatizarea inteligenta cu expertiza umana permite echipelor de payroll sa proceseze mai rapid, sa analizeze mai profund si sa ia decizii informate, imbinand precizia tehnologiei cu capacitatea specialistilor de a interpreta si adapta informatiile in contextul fiecarei piete.

Egalitatea salariala a devenit un punct central pe agenda companiilor europene. Ca urmare a Directivei UE privind transparenta salariala (2023/970), organizatiile trebuie sa analizeze si sa publice diferentele de remunerare intre femei si barbati, iar atunci cand acestea depasesc pragul de 5%, sa implementeze masuri corective in termen de sase luni.

Raportul arata ca 45% dintre liderii de HR considera politicile de compensare o provocare majora, iar 51% dintre organizatii ar schimba furnizorul de payroll pentru un sprijin mai solid in materie de conformitate. Chiar daca o companie are un departament intern de payroll, schimbarile tot mai frecvente ale legislatiei fac necesar sprijinul unui furnizor specializat. Intr-un astfel de cadru, rolul echipelor de payroll devine esential pentru mentinerea acuratetei, transparentei si echitatii salariale.

"Desi compensatiile si conformitatea raman in centrul agendei de HR in intreaga regiune CEE, liderii din Romania depasesc aceste prioritati - peste jumatate dintre ei indica atragerea si retentia talentelor drept cea mai urgenta provocare”, subliniaza Catalina Calinescu (foto sus), Partner, HR & Payroll, Forvis Mazars in Romania. „In acest context, transparenta salariala joaca un rol decisiv. Atunci cand angajatii inteleg modul in care sunt stabilite remuneratiile si vad echitatea integrata in proces, increderea, implicarea si loialitatea pe termen lung cresc in mod vizibil”.

Experienta Forvis Mazars in intreaga regiune CEE confirma ca noua directiva ofera o oportunitate reala de a simplifica sistemele de remunerare, de a imbunatati calitatea datelor de HR si de a le oferi managerilor instrumentele necesare pentru a comunica mai deschis si mai transparent despre salarizare.

Raportul complet poate fi descarcat aici.

***

The 3 non-negotiables in modern European payroll se bazeaza pe o cercetare cantitativa si calitativa realizata in 2025 de Transiris, la solicitarea Forvis Mazars. Sondajul a colectat 1.037 de raspunsuri din 13 piete europene, printre care Austria, Cehia, Ungaria, Polonia, Spania, Germania, Romania si Regatul Unit. Pentru a completa analiza, au fost realizate 10 interviuri aprofundate cu decidenti din domeniile payroll si HR, din companii multinationale si locale, oferind o perspectiva contextuala asupra transformarii functiei de payroll la nivel european.