Utilizate cu succes de companiile private pentru reducerea costurilor si eficientizarea proceselor, centrele de servicii partajate ar putea reprezenta solutia pentru reforma structurala a administratiei publice din Romania. Reforma administratiei publice centrale si locale este unul dintre punctele cheie in Pachetul 3 de masuri prin care Guvernul Romaniei isi propune sa faca reforme in sistemul public ca sa eficientizeze cheltuielile publice si sa reduca deficitul bugetar. 

 

Recent premierul a declarat ca reducerea cheltuielilor in administratia locala si centrala este o necesitate, inclusiv prin diminuarea personalului la nivelul autoritatilor locale, si nu doar a unor posturi neocupate, dar, in multe cazuri, anumite functiuni risca sa ramana descoperite. 

Astazi, aproape toate institutiile publice din Romania – fie ca este vorba de ministere, agentii guvernamentale, primarii, spitale sau scoli – au propriile departamente de contabilitate, resurse umane, achizitii sau IT. Aceasta fragmentare duce la costuri redundante, procese neuniforme, lipsa de control centralizat si diferente majore de calitate intre institutii similare. In acest context, consideram ca una dintre cele mai coerente si sustenabile solutii structurale aflate la dispozitia Guvernului pentru reducerea costurilor si eficientizarea administratiei publice este implementarea centrelor de servicii partajate (Shared Service Centers – SSC). 

Consolidarea unor functii suport in centre specializate, care deservesc simultan mai multe institutii, poate genera castiguri de productivitate si reduceri de costuri cu personalul si tehnologia, dar poate sustine in acelasi timp si impunerea unor standarde uniforme de performanta si remunerare pentru pozitii similare la nivelul administratiei publice. Beneficiile nu sunt teoretice, fiind demonstrate in tari care au trecut deja prin procese similare de reforma. 

Un centru de servicii partajate presupune consolidarea functiilor suport (financiar, HR, achizitii, IT) intr-o structura comuna, cu procese standardizate si sisteme integrate. Acest centru devine „furnizorul intern” de servicii pentru mai multe institutii – de exemplu, toate primariile dintr-un judet, toate scolile dintr-un sector sau toate spitalele din subordinea unei primarii mari. 

Aplicat in Romania, acest model ar putea transforma radical modul in care statul isi gestioneaza resursele. De exemplu, toate spitalele aflate in subordinea Primariei Municipiului Bucuresti ar putea utiliza un singur sistem ERP, un singur departament de payroll si o echipa unica de achizitii. In loc sa existe 19 departamente financiare si zeci de contracte IT separate, s-ar realiza economii substantiale de scara, alaturi de o crestere evidenta a transparentei si a calitatii serviciilor interne. 

Aceeasi abordare ar putea fi aplicata la nivel local: mai multe primarii mici dintr-o regiune de dezvoltare ar putea utiliza un centru comun pentru contabilitate, achizitii si salarizare. Pentru comunitatile rurale, unde resursele umane calificate sunt limitate, un astfel de model ar aduce nu doar economii, ci si profesionalizarea serviciilor publice. 

Desi asociate mai ales cu mediul privat, centrele de servicii partajate au fost adoptate in administratia publica inca din anii 1990, in tari precum Australia si Canada, iar in ultimii 30 de ani au devenit tot mai populare fiind implementate cu succes si in tari europene precum Marea Britanie, Irlanda, Danemarca, Finlanda, Estonia sau Polonia. 

Cel mai frecvent, serviciile partajate in administratie acopera trei domenii: (1) servicii legate de payroll, contabilitate si servicii generale de HR, (2) servicii IT si (3) achizitii publice. 

Conform unui raport al Comisiei Europene despre implementarea centrelor de servicii partajate in administratia publica, acestea vin cu trei beneficii importante: reduceri de costuri prin economii de scara si eliminarea posturilor duplicate, imbunatatirea serviciilor interne din administratie prin specializarea personalului, si eliberarea de resurse la nivelul institutiilor deservite de aceste centre, resurse care pot fi utilizate pentru indeplinirea scopului lor de baza.

De exemplu, Olanda a aprobat in 2003 infiintarea unui centru de servicii partajate pe zona de HR care sa deserveasca toate departamentele administratiei centrale dupa ce estimarile initiale au indicat economii de 40 de milioane de euro pe an. In Estonia, una dintre cele mai avansate tari din Europa in privinta implementarii centrelor de servicii partajate in administratie, infiintarea unui centru unic pentru servicii de contabilitate si payroll in 2015 a determinat reduceri de costuri de 30% in primul an de functionare. 

In Polonia, functioneaza cu succes un centru de achizitii publice. Prin achizitia centralizata de servicii de telecomunicatii pentru 600 de unitati administrative, acest centru a obtinut in perioada 2012-2015 economii de circa 60% fata de cheltuielile estimate pe baza tarifelor din piata. Acelasi centru a generat economii de 45% la achizitia de energie electrica pentru 100 de institutii publice. 

Implementarea centrelor de servicii partajate in administratia publica ar aduce o serie de beneficii concrete, cele mai importante fiind: 

• Reducerea cheltuielilor de personal. Prin consolidarea functiilor suport, acelasi volum de activitate poate fi acoperit de un numar semnificativ mai mic de angajati, fara a afecta calitatea. Studiile arata ca reducerea personalului administrativ poate depasi 15–20% in primii trei ani de la implementare. 

• Scaderea costurilor de achizitie. Achizitiile centralizate conduc la contracte-cadru mai avantajoase, volum mai mare si preturi mai mici. O unitate centrala de achizitii, care sa deserveasca mai multe ministere sau autoritati locale, ar putea economisi sute de milioane de lei anual, doar prin reducerea fragmentarii procesului si prin negocierea unitara cu furnizorii. 

• Cresterea transparentei si reducerea riscurilor de coruptie. Prin centralizarea achizitiilor publice, procesul devine standardizat, iar deciziile de achizitie se bazeaza pe reguli clare, nu pe interpretari individuale. Automatizarea fluxurilor si auditarea centralizata reduc semnificativ riscul de abuzuri. 

• Investitii eficiente in tehnologie. In loc ca fiecare institutie sa achizitioneze licente software separate, un sistem unificat permite optimizarea cheltuielilor IT si interoperabilitatea datelor intre entitati. Aceasta este o conditie esentiala pentru digitalizarea administratiei, pe care premierul Ilie Bolojan a subliniat-o recent ca prioritate guvernamentala. 

• Reorientarea managementului catre politici publice. Managerii institutiilor nu ar mai fi nevoiti sa consume timp si resurse pentru probleme administrative (salarii, contracte, achizitii minore), ci s-ar putea concentra pe obiectivele de fond, respectiv dezvoltare locala, educatie, sanatate publica, inovare. 

 

Implementarea unui astfel de model nu este simpla si presupune vointa politica, management al schimbarii si un cadru legislativ clar. Este inevitabil ca o astfel de initiativa de schimbare la nivel structural a administratiei publice sa intampine o rezistenta puternica, fie din teama de pierdere a controlului, fie din inertia unui sistem administrativ construit pe autonomie institutionala. 

Pentru a valida modelul, Romania ar putea incepe cu proiecte-pilot, cum ar fi un centru regional pentru salarizare si contabilitate care sa deserveasca mai multe primarii dintr-un judet sau un centru de achizitii comun pentru spitalele din Bucuresti. Rezultatele rapide ar demonstra eficienta modelului si ar crea increderea necesara pentru o extindere la nivel national. 

Reducerea cheltuielilor publice nu poate veni doar din taieri sau inghetari de posturi, ci din reformarea structurala a modului in care sunt furnizate serviciile interne ale statului. Centrele de servicii partajate nu sunt o solutie miraculoasa, dar reprezinta un pas catre o administratie publica moderna, eficienta si orientata catre cetatean. 

Asa cum in mediul privat, marile corporatii au descoperit de peste doua decenii avantajele partajarii serviciilor interne, este timpul ca si statul roman sa imprumute aceasta logica de eficienta. Un guvern agil nu inseamna doar un guvern digital, ci unul care stie sa faca mai mult cu mai putin.