Adoptarea tehnologiei si respectiv digitalizarea proceselor operationale au fost pe radarul companiilor de ceva vreme, dar erau considerate mai degraba ca un deziderat si amanate pentru mai tarziu, lovindu-se de multe ori si de o rezistenta la schimbare.

Pe fondul crizei provocate de pandemie si, respectiv, a regulilor de distantare sociala impuse de la mijlocul lunii martie, companiile s-au aflat in postura mutarii fortate a operatiunilor in mediul digital si/sau a suspendarii temporare a activitatii in masura in care natura acesteia nu permitea munca de la distanta.

Astfel, putem spune ca ultimele doua luni au semanat mai degraba cu un experiment sau un test de rezistenta atat pentru companii, care au fost nevoite sa accelereze transformarea digitala, cat si pentru angajati, care au trebuit sa se adapteze la noi tehnologii.

 

Romania a inregistrat anul trecut un procent de doar 0,6% al angajatilor care lucreaza uneori de acasa, cu mult mai mic ca media UE, de 10,8%. Pe de alta parte, in momentul in care vorbim despre munca de acasa, trebuie sa nu omitem factorul decisiv si limitativ, si anume natura activitatilor desfasurate.

La o analiza succinta a distributiei fortei de munca din Romania, observam ca doar 15%-20% din totalul fortei de munca ocupate este implicata in activitati care pot fi desfasurate de acasa, precum activitati profesionale, informatii si comunicatii etc. Pe de alta parte, acest lucru nu inseamna ca in cadrul companiilor care prin natura activitatilor desfasurate nu sunt potrivite pentru munca de la distanta/ acasa, nu se pot optimiza si implicit digitaliza anumite procese, care sa duca la o productivitate crescuta.

 

Unele companii aveau posibilitatea lucrului de acasa o zi sau doua pe saptamana, fie un orar de lucru flexibil, ca parte din pachetul de beneficii. Cu toate acestea, majoritatea au avut emotii in momentul mutarii majoritatii activitatilor in mediul online, intrucat nu efectuasera teste de o asemenea amploare atat din punct de vedere al infrastructurii tehnice, cat si a modului de lucru si colaborare.

Astfel, aproape peste noapte s-au vazut fortate sa se mute virtual, sa-si regandeasca fluxul de lucru si chiar sa implementeze noi politici si proceduri. Ca urmare a contextului actual, s-a observat o mobilizare a mediului de business insotita si de o schimbare a mentalitatii relativ rigide catre o abordare mai pragmatica si versatila ”incercam si vedem daca functioneaza”. Un avantaj au avut companiile care aveau deja implementate tehnologiile si procesele necesare care sa permita conectarea de la distanta la infrastructura IT a organizatiei, oferindu-le astfel premisele pentru o tranzitie de succes.

Exista companii din domenii precum retailul online, IT&C, telecom si sectorul bancar, care nu numai ca au reusit cu succes mutarea activitatii in mediul virtual, dar au observat si o crestere a productivitatii angajatilor. Mai mult decat atat, au fost adaptate chiar si anumite activitati care pana de curand se desfasurau preponderent fata in fata, precum cele din domeniul asigurarilor auto privind inspectiile de dauna sau consultatiile medicale usoare.

 

Astfel, daca ar fi sa ne referim la cele mai bune practici privind mutarea desfasurarii activitatii la scara larga in mediul online, printre factorii cu o contributie semnificativa la o transformare lina si implicit cat mai lipsita de probleme putem enumera implementarea tehnologiilor digitale, optimizarea si digitalizarea proceselor operationale sustinute de un management al schimbarii adecvat.

Nu trebuie exclus insa din aceasta ecuatie factorul uman. Desigur, nu se poate vorbi despre digitalizare in absenta tehnologiei, dar deseori obstacolele si provocarile companiilor in adoptarea unui nou mod de lucru apareau datorita birocratiei si a reticentei de a schimba practicile si rareori datorita tehnologiei per se.

Pentru o implementare cu succes a unei transformari digitale care sa faciliteze lucrul de acasa intr-o maniera eficienta si productiva, trebuie aliniate toate componentele unei organizatii:

Astfel, transformarea digitala a proceselor operationale este un proces integrat (end-to-end), iar lipsa interoperabilitatii submineaza deseori punerea in aplicare a tehnologiilor digitale.

Unul dintre efectele neasteptate ale acestei pandemii este faptul ca organizatiile au realizat beneficiile transformarii digitale. In conditiile in care se vorbeste de convietuirea pe termen mediu lung cu unele restrictii, companiile sunt mai inclinate sa isi analizele procesele si procedurile si sa-si regandeasca operatiunile, astfel incat lucrul de la distanta sa devina noul mod de operare.