Sub 1% din companiile din Romania cu cifra de afaceri mai mare de 1 milion de euro utilizeaza, in prezent, solutii de prelucrare automata a facturilor, potrivit unei analize DigiSinergy, companie tech care dezvolta solutia InvOn, aplicatie de procesare automata a facturilor. Procentajul tinde spre zero (~0.03%), daca luam in calcul toate firmele inregistrate in Romania, indiferent de valoarea business-ului.

Romania se afla foarte departe de statele dezvoltate, care au inteles beneficiile unor astfel de solutii si au pus accent pe debirocratizarea institutiilor si companiilor si pe cresterea cunostintelor digitale.

Nivelul foarte scazut al competentelor digitale, rezistenta la schimbare si birocratia sunt principalii blockeri in adoptia solutiilor digitale in automatizarea procesarii facturilor in firmele locale, Romania fiind printre statele UE cu cele mai slabe performante privind integrarea tehnologiilor digitale in economia nationala, ocupand antepenultimul loc, potrivit Indicelui economiei si societatii digitale (DESI) elaborat de Comisia Europeana in 2020.

Accelerarea procesului de digitalizare din ultimii doi ani schimba, insa, radical lucrurile si in Romania. „Odata cu digitalizarea fortata in pandemie, preocuparea companiilor pentru integrarea tehnologiilor digitale a crescut exponential si va continua sa creasca pe fondul valului contextual. Practic, pentru a rezista in business, firmele trebuie sa fie cu un pas inaintea competitiei, iar in contabilitate, unde resursa umana este extrem de importanta, dar si limitativa, firmele specializate sau departamentele interne din companii nu pot scala in lipsa automatizarii.

Dupa experienta ultimilor aproape 2 ani, ne asteptam ca adoptia solutiilor de prelucrare automata a documentelor sa ia amploare, datorita awareness-ului necesitatii de digitalizare, cresterii pietei, dar si pentru a suplini lipsa fortei de munca in acest segment”, spune Natalia Lepadatu, cofondator DigiSinergy.

Roluri precum cele de operator de introducere date, ce presupun activitati repetitive, dar pentru care profilul cautat impune angajatilor studii superioare, isi gasesc tot mai greu candidati. „Astfel, principalul declansator pentru a starni preocuparea companiilor pentru solutiile de procesare automata a documentelor intervine odata cu nevoia de a angaja colegi pentru procesarea manuala a documentelor. Odata implementate, solutiile de prelucrare automata a documentelor vor genera pentru companii economii anuale de pana la 80% asociate acestui proces, insemnand zeci si sute de mii de euro per companie, in functie de volumul documentelor procesate”.

Este si cazul InvOn, solutie dezvoltata de o echipa cu peste 20 de ani de experienta in automatizarea proceselor, care proceseaza lunar 50.000 de facturi si pentru care, reprezentantii DigiSinergy estimeaza o crestere cu 50% a volumului lunar pana la finalul anului in curs si cu 300% pana la finalul anului 2022, ajungand, astfel, la 150.000 de documente financiare procesate lunar.

InvOn este o solutie bazata pe tehnologie de ultima generatie, de tip Robotic Process Automation care foloseste inteligenta artificiala pentru procesarea automata a facturilor, prin recunoasterea optica a caracterelor. InvOn prelucreaza facturile de achizitie si vanzare primite pe hartie, ca pdf-uri, transmise prin portal sau email, indiferent de numarul de pagini, de numarul de linii intr-o factura sau forma acestora si se integreaza automat cu ERP, DMS, ECM etc. Aplicatia InvOn poate citi informatii atat din documente PDF native, cat si din documente PDF scanate cu o calitate de scanare mai redusa, sau chiar fisiere de tip imagine.

In acelasi timp, InvOn reduce timpul de procesare a facturilor cu pana la 90%, are o viteza de procesare de pana la 70 de facturi pe minut si elimina intre 95 si 99% dintre erorile de operare.

La nivel general, in Romania, costul de procesare manuala a unei facturi in departamentele de contabilitate (interne sau in firme specializate) care nu integreaza solutii de automatizare variaza intre 1,5 lei si 5 lei.

Investitia in integrarea unei solutii de procesare automata a facturilor se situeaza intre 1.000 de euro - 2.000 de euro, in primul an, si este amortizata in maximum 2 luni.

Majoritatea firmelor care automatizeaza in prezent procesarea facturilor sunt din industrii cu volume mari de facturi, precum retail, ecommerce, audit/contabilitate/financiar, automotive etc.