Unul dintre cele mai mari ”cosmaruri” ale directorilor de resurse umane – procesul de semnare a actelor de catre angajati – se apropie de final, pe masura ce tot mai multi angajatori adopta semnatura electronica pe documentele de munca. Un angajat din zona de executie din departamentul de HR foloseste aproximativ 40% din timpul de lucru pentru tiparirea, transmiterea, semnarea, colectarea si arhivarea documentelor de munca in format fizic necesare fiecarui angajat, arata o analiza a Creasoft, companie romaneasca producatoare de software, pe baza informatiilor furnizate de clienti.

”Departamentele de resurse umane sunt principalii beneficiari ai digitalizarii accelerate prin care au trecut companiile in ultimii ani, insa in continuare sunt munti de hartii pe care angajatii trebuie sa le semneze, iar specialistii din HR sa le colecteze si sa le arhiveze. Introducerea semnaturii electronice pe documentele de munca si arhivarea lor automata au condus la eliminarea unei risipe importante de timp pentru angajatii din HR, care au astfel mai mult timp la dispozitie pentru activitati care aduc valoare adaugata mai mare in organizatie. Sa nu uitam totusi ca 10% dintre angajatii noi isi parasesc angajatorul in prima luna de la angajare, procent care ar putea fi diminuat daca HR-ul s-ar ocupa mai atent de procesul de integrare in echipa a noilor colegi”, a explicat Adrian Dinu, fondator si director general al grupului de firme Creasoft.

Actele aditionale la contractul de munca, cererile de concediu, instructajele PSI (prevenirea si stingerea incendiilor) si SSM (sanatate si securitate in munca) sunt doar o parte dintre documentele de munca care trebuie semnate de salariati periodic si care sunt, de regula, semnate in format fizic. Unul dintre marile avantaje aduse de perioada de pandemie a fost imbunatatirea legislatiei muncii, care permite, din 2021 incoace, posibilitatea de a semna electronic actele de munca.

”O companie poate sa isi digitalizeze astazi semnarea documentelor de munca si sa le si arhiveze electronic cu doar 0,1 euro per semnatura, un cost aproape nesemnificativ pentru angajator. Insa economiile de timp, bani si resurse care imbunatatesc securitatea datelor si arhivarea lor in siguranta sunt nepretuitele avantaje ale semnaturii electronice. In plus, angajatorii care folosesc semnatura electronica promoveaza responsabilitatea fata de mediu si reduc la minimum erorile umane in gestiunea actelor angajatilor”, a mai adaugat Adrian Dinu.

Angajatii din companiile din Romania pot semna electronic documentele de munca in platforma Creasoft, fie prin e-mail, fie prin Creasoft Kiosk, sistemul complet de gestiune HR care poate fi pus la dispozitia companiilor pentru semnarea documentelor, vizualizarea planificarii de schimburi de lucru sau inregistrarea de cereri de concediu sau descarcarea de adeverinte.