Fluxul de lucru al unei firme reprezinta ansamblul activitatilor care se desfasoara la nivelul companiei si ordinea lor cronologica, precum si resursele necesare pentru indeplinirea acestora - atat resurse umane, cat si resurse materiale. Cu alte cuvinte, atunci cand vorbim despre fluxuri de lucru, ne referim la intregul mod de organizare a proceselor dintr-o companie. Schimbarea fluxurilor de lucru presupune, de obicei, automatizarea unor operatiuni dintr-o firma cu ajutorul unor componente software. Pe de alta parte, schimbarea fluxurilor de lucru poate insemna si trecerea de la un instrument digital la altul. Din multe puncte de vedere, o asemenea modificare a modului de organizare dintr-o firma aduce beneficii, deci are un impact pozitiv asupra angajatilor. Totusi, in unele cazuri poate fi vorba si de un impact negativ.

 

Trecerea de la o organizare clasica a fluxurilor de lucru la o organizare digitala presupune mutarea unor activitati intr-un soft. Un software pentru afaceri faciliteaza multe procese dintr-o firma, deoarece principalul rol al acestuia este de a automatiza operatiuni repetitive si consumatoare de timp.

Spre exemplu, se poate trece de la semnarea clasica a documentelor la semnarea electronica cu softuri aprobate prin lege. Alt exemplu este programul de salarizare care calculeaza automat salariile, taxele, primele si alte date contabile. Cel mai utilizat soft la nivel global este, in prezent, sistemul ERP (Enterprise Resource Planning) care integreaza intr-o singura platforma functii si informatii ale tuturor departamentelor. Toate aceste softuri au scopul de a usura activitatea angajatilor si de a creste productivitatea si cifra de afaceri.

 

Schimbarea fluxurilor de lucru utilizand instrumente digitale de gestiune a afacerii aduce numeroase beneficii pentru firma, dar si pentru angajati. Iata care sunt efectele automatizarii asupra angajatilor:

Digitalizarea fluxurilor de lucru inseamna ca toate procesele repetitive manuale sunt realizate de inteligenta artificiala. Softul realizeaza rapid calcule, faciliteaza gasirea si transferul documentelor si ajuta la un management mai bun al task-urilor. Toate acestea ajuta la fluidizarea ritmului de lucru. Angajatii vor indeplini mai rapid sarcinile, deoarece le este mai usor sa o faca cu doar cateva click-uri. Prin urmare, productivitatea angajatilor creste, la fel si rezultatele afacerii.

Datorita automatizarii fluxului de lucru, angajatii vor putea lucra si de acasa sau vor putea opta pentru un job remote, atunci cand este posibil. Acest lucru este valabil atunci cand se opteaza pentru softuri gazduite in cloud, care pot fi accesate de pe orice dispozitiv, doar cu ajutorul conexiunii la internet.

Stresul ocupational este o tulburare frecventa legata de suprasolicitarea la locul de munca, care poate afecta considerabil ritmul de lucru si, implicit, succesul afacerii. Automatizarea proceselor de lucru si asigurarea flexibilitatii creeaza un mediu de lucru mai lejer. Simplificarea unor operatiuni cu ajutorul inteligentei artificiale usureaza munca angajatilor si previne stresul ocupational.

Angajatii nu trebuie sa mai fuga de la un birou la altul pentru a transmite o informatie sau pentru a obtine semnaturi. In cazul softurilor care utilizeaza tehnologia cloud, toate operatiunile efectuate sunt vizualizate in timp real de pe toate dispozitivele. In cazul unui sistem ERP, toate departamentele sunt integrate intr-o singura baza de date. Acest lucru inseamna ca un sistem digital de gestiune a afacerii creeaza o retea bine pusa la punct intre angajati si departamente.

Digitalizarea anuleaza erorile umane. Datorita inteligentei artificiale, angajatii pot fi siguri ca nu produc anumite erori ce pot avea consecinte, mai ales in situatiile urgente care necesita vigilenta.

Datorita bunei colaborari din cadrul firmei, angajatii pot lua rapid decizii mult mai bune in ceea ce priveste afacerea. Pe de alta parte, multe softuri au functia de raportare, analiza si statistica, care ajuta la evaluarea activitatii in detaliu si in ansamblu. Aceasta functie ajuta, de asemenea, la imbunatatirea deciziilor.

Avand in vedere faptul ca operatiunile consumatoare de timp sunt efectuate de catre soft, angajatii se pot focusa pe alte sarcini, si anume cele pe care doar inteligenta umana le poate duce la bun sfarsit. Spre exemplu, acestia vor putea planifica mai bine proiectele, pentru a obtine cele mai bune rezultate. Astfel, angajatii vor deveni mai creativi, mai inovativi si mai concentrati, ceea ce ajuta la imbunatatirea competentelor pe plan profesional.

 

In cazul unor persoane, tranzitia de la un flux de lucru traditional la un flux de lucru digital poate genera anxietate si stres. Desi pe termen lung automatizarea proceselor firmei ajuta la reducerea stresului ocupational, conceptul de „nou” poate genera teama. Acest lucru se intampla in cazul angajatilor care nu sunt obisnuiti cu inovatia sau cu modificarea rutinei si carora le lipseste increderea de sine. Acesti angajati se tem de faptul ca nu se vor putea adapta la noul flux de lucru si ca acest lucru le va diminua competentele si rezultatele. Angajatii care experimenteaza aceasta anxietate trebuie incurajati si ajutati, pentru a se putea obisnui cu noua rutina. Totusi, digitalizarea fluxurilor de lucru vine la pachet cu sesiuni de training pentru angajati.

Asadar, schimbarea fluxurilor de lucru presupune adesea trecerea de la un flux de lucru clasic la unul electronic. Intr-o mare masura, aceasta modificare are un impact pozitiv asupra angajatilor. Charisma ofera o varietate de solutii digitale de care angajatii tai au nevoie.