Facturile trebuie trimise obligatoriu in format electronic prin sistemul national RO e-Factura, in relatia cu autoritati contractate de stat, asa numita relatie B2G, incepand cu data de 1 iulie 2022, ca urmare a publicarii Legii 139/2022 pentru aprobarea ordonantei de urgenta 120/2021.

Asadar, pentru livrarile si/sau prestarile realizate de operatori economici catre autoritati publice, considerate contractanti intr-o relatie B2G, incepand cu data 1 iulie 2022, va fi obligatorie emiterea unei facturi electronice si transmiterea acesteia prin sistemul national privind factura electronica RO e-Factura in format .xml, cu respectarea conditiilor impuse de legislatia in vigoare. Aceste facturi se transmit beneficiarilor prin Spatiul Privat Virtual.

Pentru operatiunile desfasurate de operatorii economici cu alti operatori economici (B2B – business-to-business), Romania a solicitat aprobarea Consiliului Uniunii Europene sa aplice o masura speciala de derogare de la Directiva de TVA, astfel incat sa devina obligatorie emiterea facturilor electronice si transmiterea lor prin sistemul national RO e-Factura.

In 30 de zile de la data adoptarii Deciziei de autorizare a unei astfel de masuri, prin Ordin al presedintelui Agentiei Nationale de Administrare Fiscala (ANAF) se vor stabili categoriile de operatori economici care au obligatia de a emite RO e-factura in relatia cu alti operatori economici (relatia B2B), precum si data de la care va interveni aceasta obligatie.

Astfel, desi textul initial al OUG prevedea aplicarea regulilor privind e-factura doar pentru anumite categorii de produse cu risc fiscal ridicat comercializate in relatia B2B (legume, fructe, radacini si tuberculi alimentari, alte plante comestibile; bauturi alcoolice; constructii noi; produse minerale (apa minerala naturala, nisip si pietris); imbracaminte si incaltaminte, se intentioneaza o aplicare generalizata a sistemului e-factura.

Prin sistemul e-factura, factura electronica este transmisa si primita intr-un format electronic structurat de tip XML, care permite prelucrarea sa electronica si automata. Formatul XML si transmiterea prin intermediul platformei puse la dispozitie de Ministerul de Finante sunt elemente de noutate fata de factura electronica definita de Codul Fiscal („o factura care contine informatiile solicitate (…) si care a fost emisa si primita in format electronic”). Mai mult, facturile electronice emise prin RO e-Factura au atasata semnatura electronica aplicata de catre Ministerul Finantelor Publice, certificandu-se faptul ca nu mai sunt permise interventii asupra continutului acestora.

In domeniul achizitiilor publice, prelucrarea facturii electronice se va realiza de beneficiarii – autoritati publice utilizand fie aplicatii informatice (pentru prelucrare exclusiv in format electronic), fie se va realiza conversia informatiilor din factura electronica intr-un format care permite citirea si listarea. Conform OUG nr. 120/2021, prin prelucrarea facturii electronice de catre autoritatile contractante, se intelege inclusiv parcurgerea fazelor executiei bugetare.

Inscrierea in Registrul RO e-Factura se efectueaza prin depunerea unui formular (084), iar pentru radiere se depune acelasi formular, insa doar pana la data la care devine efectiva inscrierea (1 a lunii urmatoare depunerii formularului initial 084). Detaliile legate de operarea Registrului RO e-Factura sunt prevazute de Ordinul presedintelui Agentiei Nationale de Administrare Fiscala nr. 1713/2021. Registrul va putea fi interogat pe site-ul oficial al ANAF.