Protectia angajatilor, atat din perspectiva sanatatii, cat si a veniturilor obtinute, a reprezentat, inca de la debutul pandemiei de COVID-19, principala preocupare a autoritatilor, manifestata prin masurile de sprijin adoptate, dar si a angajatorilor. Acestia din urma au intreprins toate demersurile necesare pentru a putea accesa facilitatile acordate de stat in favoarea salariatilor si, in plus, cei care au dispus de resurse au oferit beneficii suplimentare. Doar de la inceputul acestui an au intrat in vigoare o serie de masuri dedicate salariatilor, cum ar fi indemnizatia pentru telemunca, decontarea serviciilor de testare sau vaccinare pentru bolile care pun in pericol sanatatea publica sau decontarea serviciilor turistice. In aceste conditii, pachetele salariale capata o flexibilitate tot mai mare, dar necesita si o atentie sporita din partea companiilor, in special in zona de resurse umane si salarizare.

Fiecare reglementare vine la pachet cu propriile „instructiuni de utilizare”. De la facilitatea privind somajul tehnic, la Kurzarbeit, la concediul pentru parinti sau indemnizatia pentru telemunca, toate presupun documentatie specifica si reguli clare pe care angajatorul trebuie sa le respecte. Spre exemplu, indemnizatia pentru telemunca, pe care angajatorii pot sa o ofere lunar anajatilor, in limita a 400 de lei (suma deductibila pentru angajator, pentru care nu se platesc taxe salariale), se acorda proportional cu numarul de zile lucrate in regim de telemunca. Asta inseamna ca angajatul este platit diferit in zilele in care lucreaza de acasa, fata de cele in care lucreaza de la sediul angajatorului. Si acesta este doar un exemplu de situatie care complica destul de mult calculul salarial.

In aceste conditii, la care se mai pot adauga aspecte legate de neclaritatea unor reglementari, dar si de dotarile insuficiente ale angajatorului (lipsa personalului calificat, sistem informatic inadecvat etc.), managementul resurselor umane si gestiunea calculului salarial devin operatiuni tot mai complexe pentru majoritatea companiilor. Astfel, antreprenorii si directorii executivi trebuie sa analizeze implicatiile acestor provocarii asupra personalului si, implicit, asupra intregii activitati, si sa ia masurile necesare pentru o gestionare eficienta, fie in sensul redimensionarii acestor functii pe plan intern, cu investitiile aferente, fie prin apelarea la un furnizor extern, care dispune de resurse specializate (profesionisti cu experienta, dotari tehnice, acces la informatii si expertiza in implementarea legislatiei aplicabile in domeniu).

In aceasta perioada dificila, dar nu numai, atentia factorilor de decizie se concentreaza in special asupra activitatii de baza, pentru a asigura continuitatea afacerii, iar departamente care, la prima vedere, par a functiona de la sine, beneficiaza de o atentie mai redusa. Insa provocarile cu care acestea se confrunta, daca nu sunt constientizate la timp, isi pot pune amprenta pe intreaga activitate a companiei. Spre exemplu, suprasolicitarea personalului din departamentul de resurse umane, cauzata de sporirea complexitatii activitatii pe care o desfasoara, poate duce la cresterea numarului de greseli si, implicit, la scaderea calitatii in gestionarea calculului salarial. Aparitia greselilor cu regularitate reprezinta un indiciu ca personalul poate fi suprasolicitat si, prin urmare, este timpul sa se ia masuri pentru remedierea situatiei.

Un alt efect al ingreunarii procedurilor poate fi cresterea timpului de asteptare, iar lipsa unui raspuns la timpul potrivit poate amana sau chiar anula anumite decizii ce tin de strategia de dezvoltare. In special in cazul unei afaceri in crestere, timpul dedicat calculului salarial este tot mai mare, aspect care limiteaza capacitatea personalului de a se ocupa de alte activitati esentiale in bunul mers al companiei.

Nu in ultimul rand, aspectele mentionate pot genera tot mai multe intrebari din partea angajatilor cu privire la salariul lor, in special in conditiile neclaritatilor legislative sau a modului defectuos de transmitere si interpretare a informatiilor (de exemplu, anuntul autoritatilor cu privire la acordarea unei facilitati fiscale pentru angajati poate genera un val de intrebari: de cand se aplica, cine poate beneficia, in ce conditii, de ce nu se aplica si in cazul meu etc.). In plus, flexibilizarea programului de munca poate duce la neclaritati referitoare la compensatiile corespunzatoare pentru munca suplimentara, la numarul de ore pentru care un angajat este platit sau la dreptul de a beneficia sau nu de anumite facilitati.

Evolutiile din ultima vreme arata, fara niciun dubiu, ca resursa umana trebuie sustinuta prin solutii bazate pe tehnologie in activitatile care se preteaza la automatizare, astfel incat sa se poata dedica zonelor care necesita mai multa creativitate, cu efecte benefice atat pentru afacere, cat si in directia dezvoltarii profesionale. In mod special in departamentele de salarizare, programele informatice pot gestiona calendarele angajatilor, pot efectua calculul salarial, pot ajuta la rezolvarea diferitelor solicitari si, in cele din urma, genereaza economie de timp la un raport cost/beneficiu avantajos, mai ales daca este vorba de o solutie adaptabila la schimbarile procedurale sau in functie de evolutia afacerii.

Un alt aspect care poate fi abordat eficient cu ajutorul unui sistem informatic performant este cel legat de confidentialitatea datelor privind salariile angajatilor. Orice scurgere de informatii in aceasta zona poate genera discutii intre angajati si poate compromite situatia financiara a angajatorului sau a salariatului. In plus, o astfel de situatie poate supune conturile bancare ale angajatilor si angajatorilor riscurilor de fraudare. Limitand numarul de persoane care au acces la datele privind salariile, se reduce riscul ca persoane neautorizate sa primeasca informatii confidentiale de acest gen.

Gestionarea corecta a calulului salarial este componenta cheie a relatiei dintre orice organizatie si angajatii sai. Sustinerea fortei de munca depinde de calitatea aceastei relatii si de greselile care o pot pune in pericol.

Increderea in serviciile de salarizare este, asadar, esentiala pentru bunul mers al oricrei afaceri, indiferent daca sunt administrate intern sau prin intermediul unui furnizor extern. In aceasta privinta, un angajator trebuie sa puna in balanta avantajele si dezavantajele fiecarui mod de lucru si sa ia decizia potrivita pentru afacerea pe care o deruleaza.