Obligativitatea purtarii mastilor de protectie, spatii de cel putin un metru intre angajati, interactiuni umane limitate, inclusiv evitarea strangerilor de maini, reducerea intalnirilor si a evenimentelor cu mai mult de 10 participanti, testarea temperaturii fiecarui angajat inainte de a intra in birou si la sfarsitul programului, lucrul in ”schimburi”, orar de munca redus, acestea sunt doar cateva elemente care vor caracteriza noul mediu de lucru dupa ridicarea restrictiilor impuse de pandemia COVID-19.

Luna mai va fi cel mai probabil o perioada de tranzitie de la lucrul de acasa la reintoarcerea treptata la birou, in prim plan fiind asigurarea unui mediu de lucru sanatos si sigur pentru toti angajatii. In acest sens, majoritatea companiilor din Romania au acum pe agenda stabilirea celui mai bun plan de revenire la munca la birou dupa doua luni in care peste 90% dintre angajati au experimentat munca de acasa.

Mediul de afaceri nu se va putea intoarce insa la modul de lucru pe care il stiam inainte de pandemie, dar acesta se va reinventa pentru a deveni mai flexibil, adaptandu-si modelele de functionare la o noua normalitate. Impactul pe termen scurt pentru companii va fi semnificativ, in conditiile in care activitatile uzuale sunt afectate de schimbari zilnice.

“Socul imediat si constientizarea problemelor provocate de aceasta criza s-au incheiat si acum majoritatea companiilor sunt in faza de raspuns, dupa o perioada de scurta pregatire, si de implementare a unor masuri coerente coordonate cu proprietarii cladirilor. Acum se va da testul real de calitate al managementului de cladire, testul capacitatii industriei noastre de a se adapta si de a proteja oamenii si sanatatea acestora. Nimeni nu are solutia perfecta – “one-size-fits-all” – pentru acest moment de revenire, dar conlucrand, impartasind bune practici si experienta, impartasind si lectiile invatate, putem sa cream un mediu sigur atat pentu angajatii nostri, cat si pentru clientii nostri.”, a declarat Silviana Petre Badea, managing director JLL Romania.

Etapa de pregatire a reluarii activitatii este foarte complexa si cere cateva masuri de restructurare, dar si curaj din partea liderilor din business si a angajatilor.

In acest sens, companiile trebuie sa determine in ce masura birourile trebuie modificate/adaptate la noile conditii de lucru. Si de asemenea, trebuie sa tina cont ca nu este vorba de a reveni cat mai repede cu putinta la lucrul in birou, ci dimpotriva. Trebuie sa se determine foarte clar care sunt schimbarile care trebuie aduse birourilor care au fost inchise mai multe saptamani, astfel incat oamenii sa se simta in siguranta si de asemenea activitatea sa revina la stabilitate.

Patru trenduri care ar trebui urmarite in perioada post-pandemica.

1. Spatiul de lucru va fi regandit astfel incit sa asigure distantarea intre angajati. In acest sens spatiul alocat unui angajat va creste, spatiile comune, receptiile, lifturile, baile, zonele de cafea trebuie regandite. Elementele critice pentru reintoarcerea la birou sunt estimarea gradului de utilizare a spatiului, monitorizarea / gestionarea densitatii si a fluxului de oameni.

2. Sistem flexibil de lucru atat din punct de vedere al orarului, cat si al locatiei. Pentru aceasta, companiile trebuie sa se asigure ca solutiile tehnologice le vor permite sa implementeze eficient acest sistem, fara factori perturbatori.

3. Un focus semnificativ crescut pe sanatate si siguranta. Aceasta va presupune implementarea scanarilor de temperatura, proprietarii si marii chiriasi trebuie sa asigure echipamente de protectie personala si sa acorde atentie sporita gestionarii proprietatilor si a spatiilor inclusiv prin masuri pentru imbunatatirea sigurantei si pentru igienizarea spatiilor, precum si prin comunicarea clara a eforturilor de reducere a riscurilor si a protocoalelor de sanatate / curatenie.

4. Asigurarea de spatii care sa asigure atat colaborarea intre angajati, dar si conditii de concentrare individuala. Ideile bune vin de la oameni care lucreaza impreuna in aceeasi camera. De asemenea, cultura corporativa se bazeaza pe valori si experiente, provocari si succese personale. Mai mult. provocarile legate de tehnologiile emergente si de modelele de business de tip ”disruptive” (perturbatoare) sunt greu de rezolvat prin conferinte telefonice.

Cum se aplica toate acestea in practica, putem vedea deja in birourile JLL din Asia, care experimenteaza deja perioada de tranzitie. Unul dintre acestea este biroul din Wuhan, care a fost redeschis in urma cu doua saptamani, dupa o etapa de pregatire care a insemnat inclusiv procurarea de materiale de protectie si dezinfectarea biroului.

Angajatii au primit kituri care includ materiale de protectie, dar si instructiuni clare privind utilizarea spatiului de lucru, cum ar fi purtarea mastilor in interiorul biroului, testarea temperaturii la intrarea si la parasirea biroului, suspendarea intalnirilor cu persoane din afara biroului, amplasarea de recipiente speciale unde pot fi aruncate mastile folosite.

De asemenea, intr-una din salile de conferinte a fost amenajata temporar o camera de izolare, biroul este dezinfectat o data pe saptamana, iar numarul de statii de lucru s-a redus in prima faza la jumatate, pentru a asigura distanta de cel putin un metru intre angajati.

Dar cu toate aceste restrictii si noi reguli, angajatii au fost foarte incantati sa revina la birou si sa se reintalneasca.

“A fost emotionant sa intru in birou dupa toata situatia prin care am trecut. Ne-am dus lipsa unii altora. Este un moment special pentru noi toti chiar daca am stat conectati digital pe perioada in care biroul a fost inchis”, a declarat Eric Xin, directorul general al JLL Wuhan, Nanjing si Hangzhou.

Wuhan, cu o populatie de peste 11 milioane de oameni, a fost in centrul atentiei de la inceputul acestui an, fiind primul focar de COVID-19.

In biroul din Hong Kong al JLL, redeschis recent, angajatii au fost impartiti in doua echipe, astfel ca fiecare dintre acestea lucreaza alternativ o saptamana de acasa si una de la birou.

Pentru lucrul de la birou, s-a creat spatiu de cel putin un metru intre birouri si in salile de intalnire, s-a diminuat durata interactiunilor fizice, iar recomandarea este ca angajatii sa lucreze la acelasi birou sa nu isi schimbe locul.

Angajatii trebuie sa stea acasa daca au simptome de raceala sau gripa si sa consulte imediat un medic, iar pana la pronuntarea unui diagnostic sa limiteze orice contact cu alte persoane. Spalatul regulat al mainilor si utilizarea dezifectantilor pe baza de alcool sunt de asemenea reguli de baza.

In aceasta saptamana vor avea loc si primele deschideri de birouri JLL din EMEA, respectiv in Dusseldorf si Koln. Redeschiderile vor fi facute cu precautie si gradual, cu 20-30% din capacitate pentru a asigura distantarea sociala si siguranta angajatilor.