Expertii Deloitte au remarcat o tendinta in controalele fiscale derulate in ultima perioada la societati care fac parte din grupuri, fie ele romanesti sau straine. Este vorba de cheltuielile refacturate sau prestate acestor societati de la societatea-mama sau societatea-fanion a grupului, care, de regula, asigura anumite servicii suport la un nivel centralizat.

Astfel, cheltuielile cu serviciile facturate de actionari sunt tot mai des considerate nedeductibile la calculul impozitului pe profit in cadrul controalelor. Aceste cheltuieli sunt mai degraba incadrate la capitolul „costuri ale actionarilor”, pe motiv ca ar fi realizate in beneficiul actionarilor, si nu in cel al societatii care beneficiaza de respectivele servicii.

Atentie, sunt vizate atat multinationalele, cat si companiile locale cu filiale in tara sau in strainatate

Asadar, modelul de gestionare a afacerilor specific grupurilor de companii, prin care se centralizeaza anumite functii care apoi sunt refacturate catre fiecare societate din grup, este in continuare pus sub semnul intrebarii de catre autoritatile fiscale. Este important de mentionat faptul ca nu sunt vizate doar companiile multinationale, ci si cele locale care au filiale in tara sau peste hotare. In consecinta, este o tendinta care afecteaza inclusiv antreprenorii romani care au dezvoltat un grup de firme si care, in interesul eficientei, apeleaza la sinergia rezultata din serviciile suport centralizate. Este vorba, desigur, de servicii din zona de consultanta strategica, management de proiect, tehnologia informatiei, resurse umane, asistenta juridica etc. sau orice alte servicii suport care in general se preteaza centralizarii.

Costurile actionarilor sunt definite inca din prima varianta a Codului Fiscal, din 2003, si mentinute si in varianta actuala, dar si in liniile directoare privind preturile de transfer emise de Organizatia pentru Cooperare si Dezvoltare Economica (i.e. Ghidul OCDE). Ele reprezinta costurile de administrare, management, control, consultanta sau functii similare care sunt deduse la nivel central sau regional prin intermediul societatii-mama. Acestea se refera la activitati pe care societatea-mama le desfasoara pentru propria activitate economica si mai putin pentru beneficiul filialelor. In acest caz, filialele pot avea doar un beneficiu incidental, considerat nematerial.

Codul Fiscal prevede ca nu poate fi ceruta o remuneratie pentru aceste activitati doar in baza argumentului ca sunt entitati afiliate. Este nevoie si de alte argumente pentru a justifica facturarea acelor costuri, cum ar fi argumentul prestarii efective a unui serviciu catre filiala.

In unele cazuri, abordarea de costuri ale actionarului ar putea fi justificata. Spre exemplu, daca luam in considerare costurile pentru pregatirea si auditarea situatiilor financiare ale filialei din Romania in conformitate cu principiile contabile din Statele Unite (i.e. US GAAP) sau cele internationale (i.e. IFRS), aceste costuri ar putea fi considerate ale actionarilor, pe considerentul ca se fac, in general, in beneficiul grupului.

Daca insa vorbim de activitati care au un efect pozitiv asupra activitatii din filiala (de exemplu, bugetarea proiectelor, construirea unui sistem de urmarire a indicatorilor de performanta etc.), aceste costuri sunt evident in beneficiul societatii si ele ar trebui sa fie deductibile. Alte exemple includ costuri de recrutare, programe de pregatire a angajatilor, consultanta privind politicile de remunerare, pregatirea de proceduri interne pentru siguranta si sanatatea angajatilor etc. De asemenea, serviciile privind tehnologia informatiei, punerea la dispozitie de sisteme (i.e. servicii IT), serviciile privind comunicarile interne/externe si cele suport in relatii publice, serviciile de marketing (de exemplu, pregatirea de brosuri sau clipuri publicitare) sau asistenta juridica (furnizarea unor modele de contracte) aduc valoare filialelor, deci pot fi considerate cheltuieli deductibile la nivelul acestora.

Lucrurile se complica in Romania atunci cand costurile actionarilor cuprind si cheltuieli suport. Separarea intre costurile actionarilor si serviciile suport aferente este uneori dificila si poate crea confuzie. De aceea, ar fi binevenita clarificarea acestei separari in legislatia fiscala din Romania.

Legislatia in domeniu a fost imbunatatita gradual. Mai intai, a fost eliminata cerinta privind elementele obligatorii cuprinse in structura contractului ca document justificativ, iar, incepand cu 2016, s-ar parea ca s-a flexibilizat regula generala de deducere a cheltuielilor (cheltuieli realizate in scopul afacerii). Cu toate acestea, insa, mai sunt aspecte interpretabile care necesita clarificari, pentru a permite grupurilor de societati sa actioneze in lumina obiectivelor de sinergie, fara a se teme de consecinte fiscale negative.

In aceste conditii, este recomandabil ca orice model de centralizare a diverselor functii administrative sa fie insotit de un plan de afaceri, de o procedura de lucru si de un sistem simplu si practic de documentare a tranzactiilor. Astfel de bune practici scad riscul ca, in cadrul unei inspectii fiscale, cheltuielile respective sa fie considerate nedeductibile si puse in categoria asa-ziselor costuri ale „actionarului”.