Odata cu reglementarea in legislatia nationala, prin OUG nr. 36/2021, a posibilitatii incheierii contractelor individuale de munca si altor documente din zona HR utilizand semnatura electronica calificata, suntem convinsi ca apare intrebarea “De ce sa nu continui pe hartie?”. Raspunsul scurt pe care vi-l oferim - deoarece puteti beneficia de o reducere a costurilor in HR cu pana la 45%, folosind semnatura electronica calificata la distanta si arhivarea electronica!

Si nu doar ne lansam in afirmatii, ci va prezentam un infografic cu un calcul exact pe care se bazeaza acest procentaj semnificativ, plus explicarea detaliata a elementelor avute in vedere la realizarea lui. La final, decizia va apartine.

 

In cadrul unei companii cu 2.000 de angajati si o fluctuatie de personal de 30% pe an, toti angajatii semneaza, in medie, 5 documente pe an (10 pagini) la care se adauga 12 documente (26 pagini) in cazul persoanelor nou-angajate. Vorbim, astfel, de un total de 17.200 documente (35.600 pagini) aferente proceselor de HR si dosarelor de personal, intr-un an. Mai multe detalii privind documentele de resurse umane avute in vedere la realizarea acestui calcul si infografic puteti regasi la finalul articolului.

 

In cazul defasurarii proceselor de resurse umane pe hartie, trebuie luate in calcul, in primul rand, costurile pe consumabilele pentru printarea documentelor si arhivarea fizica a acestora, care se ridica, pentru un total de 35.600 pagini, la 2.078 euro.

La acestea se adauga costurile cu transmiterea prin curier a 20% din documente (in cazul angajatilor din alte localitati, care nu se pot prezenta la sediul companiei pentru semnare etc.), in valoare de 6.880 euro.

Cel mai substantial “consum” se remarca insa in ceea ce priveste resursa umana - pentru 2.000 de angajati fiind nevoiti sa luam in calcul minim doi oameni de HR implicati permanent in tot ceea ce presupun procesele de semnare si pastrare pe hartie a documentelor de resurse umane, in cazul carora vorbim despre 42.000 euro costuri cu salarizarea intr-un an (salariu net estimat de 1.000 euro/luna/angajat HR).

Aceste doua persoane isi vor aloca intregul timp desfasurarii unor sarcini ce apar doar in cazul utilizarii hartiei in procesele de angajare si derulare a relatiilor de munca - print in doua exemplare, aranjare documente, obtinere potentiale semnaturi interne necesare, intalnire efectiva cu angajatul/viitorul angajat, arhivare fizica la dosarul de personal, scanare, copiere, transmitere in plic prin curier, cautare in arhiva fizica etc. Practic, personalul de HR in cauza va fi platit aproape exclusiv pentru realizarea si manipularea unor documente pe hartie, in detrimentul realizarii altor sarcini.

Pe scurt, in cazul HR-ului pe hartie, costurile totale se ridica la 50.958 euro/an iar cele per angajat la 25.479 euro/an.

 

In cazul optarii pentru un HR 100% digital, utilizand solutia de semnatura electronica calificata la distanta Paperless flowSIGN si arhivarea electronica, luam in calcul, in primul rand, costurile cu procesele de identificare video remote in valoare de 1.950 euro pentru jumatate din persoanele nou-angajate.

La acestea se adauga 8.000 euro pentru 4.000 de certificate calificate pe termen scurt (emise pentru angajati, de 2 ori pe an, cu o valabilitate de 4-5 zile, pe parcursul carora se pot aplica mai multe semnaturi) si 250 euro pentru 10 certificate calificate pe termen lung (emise pentru angajator - in cazul in care, conform procedurilor interne, exista mai multi reprezentanti care aplica semnatura pe documentele de HR, cu valabilitate continua).

In ceea ce priveste semnaturile electronice cu marca temporala inclusa, pentru cele 17.200 de documente vorbim de 34.4000 semnaturi, cu un cost total de 4.128 euro - doar 12 eurocenti per semnatura.

Referitor la transmiterea documentelor, realizata in acest caz 100% electronic, costul este de 600 euro pentru 10 licente Paperless flowSIGN (pentru persoanele din partea angajatorului care initiaza fluxurile de semnare), cu 100% din documente transmise electronic.

Pe partea de arhivare electronica, volumul total de documente se traduce in aproximativ 5 GB, respectiv un cost de 685 euro. Un calcul exact privind arhivarea fizica vs electronica puteti consulta aici.

Resursa umana constituie zona in care se remarca cele mai mari reduceri de costuri - 12.600 euro, luand in calcul faptul ca cei doi oameni de HR mentionati anterior isi ocupa, in acest scenariu, doar 30% din timp pentru procesele de semnare si pastrare electronica a documentelor de resurse umane. Reducerea cu 70% rezida in disparitia acelor sarcini specifice utilizarii hartiei in procesele de angajare si derulare a relatiilor de munca, mentionate mai sus.

Pe scurt, in cazul HR-ului 100% digital, costurile totale se ridica la 28.213 euro/an iar cele per angajat la 14.106 euro/an.