Promovarea principiului ”doar o singura data”, care implica extinderea situatiilor in care administratiile publice refolosesc informatiile despre cetateni sau companii, pe care le detin deja, fara a le solicita din nou, este una dintre orientarile cheie la nivel european din domeniul e-guvernarii, la care Romania trebuie sa se alinieze.

Acest principiu presupune ca persoanele fizice si juridice sa furnizeze date (informatii si documente) administratiei publice o singura data, fara obligatia de a le mai prezenta unei alte institutii publice daca le-a furnizat anterior. In acelasi timp, organele administratiei publice trebuie sa asigure partajarea si reutilizarea datelor, chiar si la nivel transfrontalier, cu respectarea reglementarilor privind protectia datelor cu caracter personal.

Alaturi de simplificarea interactiunii cu autoritatile si a autoritatilor intre ele, aplicarea principiului are si un important impact macroeconomic asupra mediului de afaceri.

Din analiza noastra derulata in cadrul proiectului “Stabilirea cadrului de dezvoltare a instrumentelor de e-guvernare (EGOV)”, aplicarea acestui principiu la nivelul Romaniei ar putea genera economii de aproximativ 180 milioane EUR pe an, respectiv economii de aproximativ 1,8 miliarde EUR intr-un orizont de timp de 10 ani. Tinand cont ca beneficiile aplicarii principiului ”doar o singura data” se pot reflecta mai ales la nivelul companiilor care ar accesa serviciile publice intr-o forma simplificata, estimam ca aproximativ 50% din aceste sume ar putea reprezenta economii pentru companii, respectiv 90 milioane EUR/an sau 900 milioane EUR intr-o perioada de 10 ani.

In Romania, aplicarea principiului „o singura data” nu se face inca la nivelul intregii administratii publice. Din punct de vedere legislativ, schimbul de date si documente intre unele institutii publice este reglementat in mod expres doar pentru anumite situatii specifice.

Agentia Nationala de Administrare Fiscala, de exemplu, are obligatia de a transmite Casei Nationale de Pensii Publice informatiile necesare stabilirii, in sistemul public de pensii, a stagiului de cotizare realizat si a punctajului lunar, in vederea acordarii prestatiilor de asigurari sociale. Informatiile necesare, precum si procedura de transmitere a acestora, se stabilesc prin protocol incheiat intre cele doua institutii.

Un alt exemplu pozitiv este cel oferit de dispozitiile Codului de procedura fiscala, potrivit carora ori de cate ori o institutie sau autoritate publica trebuie sa solutioneze o cerere a unei persoane fizice sau juridice, iar pentru solutionarea cererii este necesara, potrivit legii, prezentarea unui certificat de atestare fiscala sau a unui alt document cu privire la situatia fiscala a persoanei in cauza, institutia sau autoritatea publica are obligatia sa solicite documentul respectiv de la organul fiscal competent. Acesta din urma va fi transmis in forma electronica, in baza unui protocol incheiat intre institutia/autoritatea publica si organul fiscal emitent al acestuia.

In cadrul proiectului mentionat mai sus, au fost analizate serviciile publice aferente a 36 de evenimente din viata cetatenilor. Din pacate, in cvasitotalitatea cazurilor, nu exista o comunicare intre bazele de date ale autoritatilor publice. Aici putem mentiona serviciile legate de „inmatricularea unui autovehicul”, „obtinerea indemnizatiei de crestere a copilului” dar si mentinerea necesitatii depunerii de catre solicitantii unor servicii publice a actelor de stare civila (certificate de nastere, de casatorie, de deces etc.).

In vederea implementarii interoperabilitatii la nivel general, a fost adoptat in 2017 Cadrul National de Interoperabilitate, prin care sunt stabilite obiectivele, principiile si beneficiile interoperabilitatii si se propune un model conceptual pentru asigurarea integrarii serviciilor publice. In prezent, implementarea interoperabilitatii implica, in cele mai frecvente cazuri, copierea unor volume mari de date intre institutii si nu interogarea punctuala a registrelor.

In continuarea acestui cadru, a fost lansat proiectul de lege privind realizarea Cadrului national de referinta pentru realizarea interoperabilitatii in domeniul tehnologiei informatiei si comunicatiilor. Prin acest proiect, se urmareste realizarea unui nod de interoperabilitate, care va functiona ca o poarta de acces automat la toate registrele publice nationale si care va permite schimbul de date intre institutiile si autoritatile publice in vederea asigurarii interoperabilitatii sistemelor informatice publice pentru furnizarea serviciilor publice electronice.

Totodata, la nivel guvernamental, se afla in implementare proiectul “Stabilirea cadrului de dezvoltare a instrumentelor de e-guvernare (EGOV)”, al carui scop este dezvoltarea capacitatii institutionale a autoritatilor publice in vederea dezvoltarii instrumentelor de e–guvernare pentru cetateni si mediul de afaceri, precum si asigurarea viziunii si a directiilor de actiune din domeniul e-guvernarii.

La nivel european, principiul analizat este inclus in Planul de actiune al Uniunii Europene privind guvernarea electronica 2016-2020 (Planul UE privind e-guvernarea) si in Regulamentul (UE) 2018/1724 (Regulamentul SDG). Pana in decembrie 2023, in scopul schimbului de date si documente justificative pentru procedurile online prevazute expres de Regulamentul SDG, Comisia Europeana, in cooperare cu statele membre, trebuie sa stabileasca un sistem tehnic pentru schimbul automatizat de date intre autoritatile competente din state membre diferite.

Aplicarea principiului „o singura data” se intalneste deja la nivelul unora dintre statele membre UE. In Estonia, de exemplu, 99% dintre serviciile publice sunt furnizate prin mijloace electronice, bazele de date ale administratiei publice sunt interoperabile, astfel incat cetateanului sa ii fie solicitate datele o singura data.

Un alt exemplu este Spania, care a lansat in 2007 Platforma nationala de intermediere a datelor, pentru publicarea si consumarea serviciilor privind schimbul electronic de date cu scopul de a fi reutilizate de intreaga administratie publica.