Pe 7 aprilie 2020 a fost publicata in Monitorul Oficial Ordonanta de urgenta nr. 38/2020 privind utilizarea inscrisurilor in forma electronica la nivelul autoritatilor si institutiilor publice (”OUG 38/2020” sau ”Ordonanta”) care reglementeaza reglementeaza cadrul general pentru utilizarea la nivelul autoritatilor si institutiilor publice a semnaturii electronice si a documentelor electronice.

Regulamentul (UE) nr. 910/2014 privind identificarea electronica si serviciile de incredere pentru tranzactiile electronice pe piata interna (Regulamentul eIDAS) stabileste trei categorii de semnaturi electronice, in functie de gradul de incredere al identitatii semnatarului, respectiv semnaturi electronice (i) simple, (ii) avansate si (iii) calificate.

(i) Semnatura electronica inseamna date in format electronic, atasate la sau asociate logic cu alte date in format electronic si care sunt utilizate de semnatar pentru a semna.

(ii) Semnatura electronica avansata este acea semnatura electronica care (a) face trimitere exclusiv la semnatar; (b) permite identificarea semnatarului; (c) este creata utilizand date de creare a semnaturilor electronice pe care semnatarul le poate utiliza, cu un nivel ridicat de incredere, exclusiv sub controlul sau; si (d) este legata de datele utilizate la semnare astfel incat orice modificare ulterioara a datelor poate fi detectata.

(iii) Semnatura electronica calificata corespunde semnaturilor electronice extinse reglementate de legislatia din Romania si reprezinta o semnatura electronica avansata care este creata de un dispozitiv de creare a semnaturilor electronice calificat si care se bazeaza pe un certificat calificat pentru semnaturile electronice.

Mentionam ca desi Legea nr. 455/2001 privind semnatura electronica nu reglementeaza expres semnatura electronica avansata, Regulamentul eIDAS are aplicabilitate directa si prioritara fata de dreptul intern.

Potrivit OUG 38/2020, actele emise in format electronic de autoritatile si institutiile publice vor fi semnate ca regula cu semnatura electronica calificata.

Ca exceptie, tipul de semnatura electronica aplicabila actelor interne emise in format electronic de catre autoritatile si institutiile publice poate sa fie stabilit de catre fiecare autoritate de la caz la caz.

Potrivit Ordonantei actele prevazute emise in format electronic de autoritatile si institutiile publice semnate cu semnatura electronica calificata (asadar cu semnatura electronica extinsa) sunt asimilate inscrisurilor autentice.

Inscrisul autentic este acel inscris intocmit cu respectarea tuturor solemnitatilor cerute de lege, fiind obligatoriu de exemplu pentru semnarea actelor translative de proprietate (e.g. contractul de vanzare a unui bun imobil) sau pentru alte tipuri de acte pentru care legea prevede expres aceasta cerinta (e.g. mandatul dat in vederea incheierii unui contract de vanzare a unui bun imobil).

Potrivit Ordonantei, autoritatile au obligatia primirii inscrisurilor semnate cu semnatura electronica.

Autoritatile si institutiile publice stabilesc tipul de semnatura electronica aplicabila pentru utilizarea de catre persoanele fizice sau juridice a unui serviciu disponibil online prestat de respectivele autoritati, cu respectarea dispozitiilor Regulamentului Regulamentul eIDAS.

Totodata, Ordonanta stabileste ca inscrisurile semnate cu semnatura electronica avansata, care sunt transmise prin utilizarea unor mecanisme de autentificare de nivel substantial sau ridicat, sunt asimilate, in ceea ce priveste conditiile si efectele lor, cu inscrisurile sub semnatura privata.

- In vederea primirii documentelor electronice, autoritatile si institutiile publice vor pune la dispozitie portaluri proprii sau vor utiliza astfel de instrumente puse la dispozitie de catre terti;

- In cazul in care primirea documentelor electronice nu se poate realiza prin aceasta modalitate mai sus mentionata, autoritatile si institutiile publice vor utiliza posta electronica (e-mail).

- Pentru a se asigura transparenta, autoritatile si institutiile publice au obligatia sa publice in mediul online, cel mai probabil pe site-urile proprii, informatii privind modalitatea acceptata de primire a documentelor electronice, astfel incat persoanele interesate sa cunoasca in avans cum pot comunica cu autoritatea; In situatia in care autoritatile accepta primirea documentelor electronic, acestea au obligativitatea de a emite raspuns in aceeasi modalitate, exceptie facand situatia in care exista o cerere contrara din partea persoanei fizice sau juridice in cauza.

- In termen de 15 zile de la data intrarii in vigoare a prezentei Ordonante, autoritatile si institutiile publice vor emite actele administrative necesare pentru a se stabili tipul de semnatura electronica aplicabila pentru utilizarea de catre persoanele fizice sau juridice a unui serviciu disponibil online prestat de respectivele autoritati. Ca atare, urmeaza sa se stabileasca daca persoanele fizice sau juridica pot folosi si alte tipuri de semnaturi electronice cu aceleasi efecte precum semnatura electronica extinsa si care sunt cerintele fiecarei autoritati.

OUG 38/2020 nu se aplica actelor emise sau primite de catre Parlament, Presedintelui Romaniei si nici Autoritatile judecatoresti (instantele de judecata, Parchetele sau Consiliul Superior al Magistraturii). Ca atare, acestea nu au obligatia primirii inscrisurilor semnate cu semnatura electronica.