Anul viitor, peste 20.000 de firme din categoria contribuabili mijlocii urmeaza sa depuna declaratia 406 (SAF-T - Standard Audit File for Tax), insa 90% dintre acestea nu sunt inca pregatite sa transmita datele necesare catre ANAF, desi au aceasta obligatie de la 1 ianuarie 2023, potrivit datelor NextUp Solutions, una dintre cele mai mari companii de solutii software pentru business. Astfel, va fi generat haos in mediul antreprenorial, activitatea firmelor fiind incarcata cu o sarcina suplimentara importanta. Firmele care nu vor depune la timp declaratia 406 vor fi primi cu siguranta amenzi, avertizeaza Roxana Epure, Managing Partner NextUp Solutions.

Dupa ce in 2022 raportarea SAF-T a devenit obligatorie pentru companiile din categoria contribuabili mari, de anul viitor va trebui transmisa catre ANAF si de catre companiile mijlocii. Fiind necesara completarea a peste 390 de elemente fiscale si contabile, SAF-T este considerata o raportare complexa si stufoasa de catre specialistii in domeniu. Aceasta declaratie trebuie sa includa informatii despre intreaga activitatea a companiei printre care denumire, CIF, domiciliu fiscal si detalii financiar-contabile - conturi contabile, clienti, furnizori, taxe, stocuri, proprietari, facturi de vanzare, facturi de cumparare, plati, miscari de bunuri, tranzactii cu active.

“Tot ce se intampla intr-o companie trebuie raportat catre stat, adica este o munca enorma care ii implica direct pe proprietarii firmei, fiind de asemenea o sarcina foarte complexa pentru angajatii din departamentul financiar. Iar in acest context, ca antreprenor in contact cu peste 5.000 de companii medii, pot sa confirm ca exista un numar imens de firme care nu sunt inca pregatite pentru aceasta raportare stufoasa. Acestora le lipsesc resursele umane calificate si solutiile tehnice si digitale necesare pentru adunarea si corelarea tuturor informatiilor pentru o raportare completa, fara erori si fara intarzieri, catre institutiile statului”, puncteaza Roxana Epure, Managing Partner NextUp Solutions.

In acest sens, NextUp mentioneaza ca vor exista intarzieri majore a depunerii declaratiei 406 (SAF-T), cu pana la 4-6 saptamani peste termenul limita, 28 februarie 2023. Pentru a putea face raportarea SAF-T pana la aceasta data, companiile ar fi trebuit sa aiba deja resursele necesare, cum ar fi un soft care sa adune toate informatiile in mod automat si sa genereze fisierul de tip XML pentru raportarea catre ANAF, si in plus o buna parte din munca de corelare a informatiilor deja finalizata.

“Cei care cred ca vor rezolva toate obstacolele legate de implementarea declaratiei 406 in cateva zile gresesc dramatic. Amanarea demersurilor necesare pentru a respecta aceasta noua reglementare nu face decat sa pregateasca terenul pentru zile negre si mohorate la inceputul lui 2023”, subliniaza Roxana Epure, Managing Partner NextUp Solutions.

NextUp Solutions este printre putinele firme de software care ofera solutia de raportare SAF-T automatizata, companiile din domeniu ferindu-se de implementarea acestui standard de audit de taxe, din cauza documentatiei greoaie primite de la ANAF, lipsei de personal specializat si a unei investitii consistente.

“Sa implementezi solutia SAF-T intr-un soft de tip ERP inseamna sa te lupti cu morile de vant. Am reusit sa le controlam in directia potrivita, metaforic vorbind, interpretand si integrand corect documentatia primita de la ANAF privind dezvoltarea instrumentelor necesare pentru completarea SAF-T in mod automat. Este o sarcina de care firmele din domeniu s-au ferit, fiind o bataie de cap prea mare si, prin urmare, conform unei analize de piata pe care am facut-o recent, suntem printre putinele firme care pun la dispozitia contribuabililor solutia de raportare SAF-T. Noi, la NextUp Solutions, ca furnizor de softuri de contabilitate si gestiune, implementam majoritatea modificarilor sau noutatilor aduse de statul roman si ne-am simtit obligati fata de mediul de business sa dezvoltam o solutie automatizata pentru raportarea SAF-T. Pentru a face acest lucru am investit peste 120.000 de euro in tehnologie si resurse umane din octombrie 2021 pana in prezent, punand solutia la dispozitia companiilor mari si acum celor medii”, explica Roxana Epure, Managing Partner NextUp.

Pregatirea firmelor pentru prima raportare este procesul cel mai sofisticat si consumator de numeroase resurse. Prin investitii in automatizari, NextUp Solutions a redus timpul de executie a acestui proces de la cateva zile la cateva minute, informatiilor cerute de stat, pe tranzactiile specifice firmelor fiind acum alocate automat. In plus, cu ajutorul unei solutii stabile si sigure, colectarea lunara a datelor se face in mod automat cu doar cateva click-uri, de catre un singur angajat.

Altfel, in lipsa unei solutii automatizate, raportarea SAF-T poate fi facuta manual in 4-5 zile pentru firmele medii in loc de cateva minute, si doar daca lucreza concomitent cel putin 2-3 angajati, dintre care cel putin unul specializat in contabilitate. Insa prin munca manuala, sansele de a obtine un rezultat corect sunt zero, rata de greseli fiind foarte ridicata, potrivit NextUp Solutions.

In 2022, solutia SAF-T, obligatorie pentru contribuabilii mari, a fost implementata in peste 400 de companii din diverse domenii din Romania si in peste 1.000 de firme de contabilitate care vor raporta pentru clientii lor.