Romania a primit autorizarea din partea Consiliului Uniunii Europene de a introduce obligatia de a emite numai facturi electronice in relatia comerciala B2B (Business to Business). Astfel, doar documentele in format electronic vor mai fi acceptate ca facturi de catre administratia fiscala din Romania.

Cel mai probabil noul sistem generalizat de facturare electronica pentru toate relatiile B2B, si anume pentru toate tranzactiile dintre companiile din Romania, va fi implementat in Romania incepand cu 1 ianuarie 2024, potrivit Deciziei de derogare publicata in data de 27 iulie 2023. In contextul tuturor masurilor de digitalizare a administratiei fiscale, autoritatile din Romania si-au exprimat in numeroase randuri intentia de a introduce obligatia raportarii facturilor electronice prin sistemul RO e-Factura.

Daca ne intrebam care este impactul principal la nivelul fiecarei companii din Romania, raspunsul ar fi ca acestea pot emite in continuare facturile din sistemele lor informatice in relatia B2B, dar facturile trebuie sa fie in format .xml si sa contina toate elementele obligatorii, urmand ca transmiterea acestora catre beneficiar sa fie efectuata prin platforma RO e-factura.In acest context, dupa implementarea SAF-T, companiile din Romania urmeaza sa-si adapteze sistemele interne pentru a emite facturile electronice si a le transmite prin RO e-Factura. Acest proces ar presupune o serie de analize interne, modificari de ordin tehnic, alocarea de resurse umane, dezvoltarea sau contractarea unor aplicatii, precum si de resurse financiare suplimentare.

Ca prim pas, avand in vedere ca este necesara validarea unor elemente obligatorii care trebuie sa fie prezente in acest format de factura, trebuie sa tinem cont ca identificarea lor este in sine o provocare, unele dintre ele avand asociate codificari specifice care vor fi incluse in factura in format .xml, de exemplu codurile de taxa, codurile NC, tipul facturii, unitatile de masura etc. De asemenea, unele companii utilizeaza mai multe sisteme ERP in vederea emiterii facturilor, astfel incat acest proces trebuie efectuat pentru fiecare model de factura utilizat, din sistemele informatice aferente.

Va fi necesara efectuarea unei analize detaliate a procesului intern actual de facturare, volumului facturilor si nevoile proprii, potentialul de automatizare a procesului, implicarea resurselor umane, regulile de securitate, precum si functionalitatile necesare care ar fi benefice pentru echipele din departamentele financiar-contabile si care sa asigure un proces de facturare cat mai facil.

Companiile care primesc / emit un volum semnificativ de facturi vor fi in pozitia implementarii unei solutii IT care sa ajute la automatizarea acestui proces de transmitere electronica a facturilor. In acest sens, pasii principali in procesul de implementare implica revizuirea datelor si a proceselor, sesiuni de design, stabilirea fluxului de date si maparea datelor pentru a respecta formatul RO e-Factura. Ulterior finalizarii acestui pas, urmeaza implementarea solutiei IT si procesul de testare pentru implementarea integrala pana la Go live.

Astfel, avand in vedere provocarile implementarii RO e-Factura, companiile din Romania trebuie sa initieze procesul de identificare a resurselor si solutiilor necesare pentru a se asigura ca se conformeaza pentru aceasta obligatie viitoare.

Imposibilitatea emiterii facturilor electronice in conformitate cu noua obligatie care, cel mai probabil, va intra in vigoare la inceputul anului viitor ar putea afecta procesele interne ale companiei, precum si relatia comerciala dintre parteneri, avand in vedere ca pot exista parteneri care ar putea refuza plata unei facturi daca aceasta nu a fost emisa si transmisa prin RO e-Factura. Mai mult, pot aparea cazuri in care posibilitatea de a emite si transmite facturi prin RO e-Factura sa fie unul dintre criteriile de selectie sau de continuitate a relatiilor comerciale cu furnizorii.