TotalSoft, unul dintre cei mai importanti furnizori de sisteme informatice de business din Europa Centrala si de Est a investit in dezvoltarea a doua solutii software care ajuta companiile si profesionistii din resurse umane sa ramana productivi chiar si lucrand de acasa: semnatura electronica si chatbot, asistentul virtual de HR.

Digitalizarea proceselor de resurse umane este esentiala in contextul crizei cauzate de pandemia de COVID-19. Pentru companii, obiectivul principalul in momentul de fata este acela de a continua procesele si operatiunile de business intr-o maniera cat mai apropiata de normalitate, iar departamentul de HR este fundamental in acest sens. Acesta trebuie sa puna la dispozitia angajatilor toate documentele de care au nevoie, sa raspunda rapid la solicitarile acestora, sa poata continua procesele de recrutare si angajare, sa editeze contracte de munca si sa le depuna electronic la ITM, toate acestea fara interactiune fata in fata, respectand cerintele de distantare sociala.

In acest sens, TotalSoft a abordat situatia pornind de la nevoile ambilor actori implicati: pe de-o parte organizatia si departamentul de HR si, pe de alta parte, angajatul. Cum interactiunea dintre angajat si angajator trebuie sa ramana strict la distanta, o serie de solutii software devin absolut necesare. Printre acestea se numara semnatura electronica si chatbot-ul.

Pentru cazurile in care trebuie modificat contractul de munca sau trebuie semnat un contract nou, fluxul standard presupune deplasarea angajatului la sediul organizatiei si semnarea fizica a documentelor. Ulterior, acestea sunt semnate si de reprezentantii legali ai organizatiei, tot fizic.

Solutia de semnatura electronica propusa de TotalSoft simplifica intregul proces, care se rezuma la cativa pasi digitali: specialistul HR face modificarea de contract sau adauga datele noului contract in Charisma HCM, solutia software pentru managementul resurselor umane, si transmite pe email, catre angajat, documentul electronic rezultat. Angajatul poate sa vizualizeze documentul si-l poate semna electronic cu o semnatura autorizata de la CertSign, valabila pe o anumita perioada de timp.

Odata semnat, contractul este securizat si nu se mai poate interveni asupra acelei versiuni. Ulterior, documentul urmeaza fluxul firesc si se trimite pe rand, tot electronic, catre ceilalti semnatari legali din organizatie. Fiecare poate semna electronic documentul, partile fiind notificate de fiecare data cand cineva il semneaza. La final, fiecare parte primeste cate un exemplar final, format care poate fi depus la ITM fara alte interventii, semnatura electronica fiind recunoscuta de autoritatile statului.

Avantajele majore ale acestei solutii sunt trasabilitatea, existand o evidenta clara a momentului semnarii documentului de fiecare parte si a formatului in care a fost semnat documentul, totul in timp real, dar si siguranta in contextul pandemiei de COVID-19 care necesita interactiune fizica 0.

„Digitalizarea proceselor de resurse umane este esentiala in aceasta perioada, in care majoritatea angajatilor de pe piata locala lucreaza de acasa. Acest lucru nu se va schimba prea mult nici dupa ridicarea carantinei, iar contractul de munca in forma fizica va deveni istorie, la fel si cartea de munca. Daca in trecut semnarea unui contract de munca dura pana la 2 zile, astazi se poate semna in 3 minute. Avem deja raspunsul ITM-ului care precizeaza ca atata vreme cat documentul este semnat cu semnaturi electronice certificate, valide, de ambele parti, atunci el are valoare juridica”, a declarat Mihai Gavan, Charisma HCM Global Sales Director in cadrul TotalSoft.

Pentru a veni in sprijinul angajatilor care lucreaza de acasa si au nevoie de suport din partea departamentului de resurse umane la ore mult mai flexibile, TotalSoft a dezvoltat chatbotul Timea, colega virtuala de la HR.

“Am abordat aceasta solutie in urma analizei tendintelor globale in materie de comunicare. Am observat un trend foarte clar in randul oamenilor de a comunica prin mesaje text. Este pe departe cea mai utilizata forma de interactiune, drept urmare am dorit sa ajutam angajatii printr-o forma de suport disponibila 24/7, pe o platforma digitala familiara lor”, a mentionat Mihai Gavan.

Daca in urma cu cativa ani parea greu de crezut, in prezent, gratie avansului tehnologic, majoritatea solicitaror de HR se pot rezolva transmitand mesaje simple catre un asistent virtual, caruia oricine ii poate solicita ajutorul folosind platformele de comunicare disponibile: Facebook Messanger, Skype, WhatsApp, Slack, etc. Timea, chatbotul TotalSoft, poate ajuta angajatii sa afle imediat si la orice ora soldul zilelor de concediu, le poate trimite imediat pe email diverse adeverinte, etc..