In ultimii ani, odata cu diversificarea din ce in ce mai mare a serviciilor oferite pe piata din Romania, un numar tot mai mare de companii au inceput sa apeleze la servicii externalizate de resurse umane si de payroll. Impulsul dat de tehnologie, in privinta automatizarii mai multor procese, care anterior erau realizate exclusiv manual de catre unii angajati, a determinat un numar tot mai mare de companii sa adopte externalizarea acestor servicii.

Ultimii doi ani au afectat Romania si mediul de afaceri mult mai agresiv decat tot ce a putut experimenta anterior economia romaneasca, in peste 30 de ani de piata libera. Pandemia Covid-19 a facut ca o mare parte din activitatea muncii de birou sa treaca in spatiul online. Astfel ca, prin prisma necesitatilor structurale cu care s-au vazut confruntate companiile, nevoia simplificarii pe cat posibil a tuturor proceselor interne de business a dobandit o si mai mare importanta.

 

Aproximativ 44% dintre companii au o singura persoana care se ocupa cu administrarea personalului, 26% au doua persoane si 30% au trei sau mai multi salariati desemnati sa se ocupe cu aceasta activitate. Astfel ca, 56% dintre cei chestionati in cadrul sondajului spun ca departamentele care se ocupa cu intocmirea documentelor si a actelor de administrare a personalului au nevoie de 3-5 zile pentru procesarea informatiilor, in timp ce aproximativ 44% considera ca au nevoie de maximum doua zile. 66% dintre respondenti sustin ca pentru plata salariilor este nevoie ca informatiile sa fie trimise cu 3-5 zile inainte si 34% spun ca au nevoie de doar doua zile pentru a sigura acest proces.

Deoarece echipele care se ocupa de activitatile de administrare a personalului sunt mici, este nevoie de un timp de procesare mai indelungat. Coroborand cu faptul ca unele operatiuni interne continua sa se realizeze inca manual, nevoia unui sistem mai rapid este cu adevarat necesara, pentru a putea evita eventuale intarzieri si pentru a putea reduce timpul de care este nevoie pentru inchiderile de luna.

 

Peste 44% dintre companii sustin ca, in medie, lunar au fost nevoite cel putin o data sa reia calculul salarial. Tot in aceasta nota, 46% dintre companii utilizeaza abonamente la un portal legislativ pentru a fi la curent cu reglementarile din domeniu. Un procent de 34% spun ca folosesc consultanta externa, 15% surse media si 5% consultanta interna. Resursele limitate fac ca, in prezent, acest proces de informare sa provina in proportie de peste 60% din monitorizarea ad-hoc, nefiind angrenate servicii specializate oferite intern sau extern, un aspect ce adauga timp suplimentar.

Volumul aditional de informatie ce trebuie filtrata face ca si celelalte procese sa fie ingreunate, aici putand fi resimtita o presiune in plus. Daca nu exista nici procese automatizate, cum ar fi, de exemplu, cele pentru cererile de documente sau pentru pontajul salariatilor, atunci activitatea va fi ingreunata suplimentar.

Din acest punct de vedere, putem observa ca, pentru situatia in care se ia in considerare o posibila externalizare a acestor servicii, distributia este egala cand vine vorba de timpul in care ar urma sa se intample acest proces: 33% dintre respondenti spun ca in mai putin de 6 luni, 33% intre 6 si 12 luni, 33% in mai mult de 12 luni. Rezultatele releva ca, prin distributia egala, acest proces este in desfasurare si exista o anumita tendinta pentru externalizare. Din ce in ce mai multe companii iau in calcul aceasta posibilitate.

 

Atunci cand vorbim de decizia de a apela la servicii externe de resurse umane si salarizare, majoritatea companiilor (45%) afirma ca decizia va fi luata la nivel de grup, indicand o reorganizare la nivel global a companiei, un aspect pe care il putem regasi tot mai des in cadrul companiilor multinationale din Romania. 26% afirma ca decizia va fi luata intern la nivelul companiei, tinand cont de aspectele financiare, 21% la nivel regional si 8% au raspuns ca decizia va apartine departamentului de resurse umane.

Aproximativ 66% dintre respondenti declara ca decizia va fi luata in afara sucursalei din Romania, de catre grup sau sub aspect regional, astfel ca procesul de externalizare a acestor servicii va fi hotarat sub o forma organizata la nivel transnational.

In urma unei decizii de trecere catre servicii externalizate, aproape 67% dintre respondenti considera ca cel mai important factor pentru selectarea acestora va fi calitatea serviciilor ce le vor fi oferite, 16% posibilele solutii software, 12% costurile serviciilor si 6% durata tranzitiei. Majoritatea companiilor iau in calcul aceste solutii pentru a remedia eventuale dificultati in operarea acestor activitati. Astfel, ele isi doresc sa atinga un grad de eficienta mai mare decat cel pe care il au in prezent doar prin resursele disponibile intern.

La nivelul mediului de business din Romania, desi aceste servicii nu au ajuns inca la un nivel de raspandire foarte larga, sunt privite ca solutii de viitor pentru a creste nivelul de eficienta operationala dintr-o companie.