Facturarea electronica a fost introdusa cu intarziere in Romania, insa, odata demarat procesul, autoritatile anunta o evolutie rapida de la proiectul pilot la obligativitate pentru toate facturile emise, indiferent de tipul contribuabilului sau de marfurile comercializate. Sistemul implementat in tara noastra a fost inspirat din Italia, stat care a facut primul pas in aceasta directie inca din 2014. Ce presupune trecerea la acest sistem de facturare si raportare si care sunt aspectele care mai trebuie lamurite pentru continuarea procesului de extindere de la faza actuala la etapa urmatoare?

La jumatatea anului 2019, Comisia Europeana a declansat procedura de infringement impotriva Romaniei pentru intarzierea transpunerii in legislatia nationala a Directivei 55/2014 privind facturarea electronica. Doi ani mai tarziu, autoritatile romane au adoptat ordonanta de urgenta privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national RO e-Factura, masura necesara si pentru atingerea obiectivelor asumate prin Planul National de Redresare si Rezilienta, respectiv cresterea veniturilor la bugetul de stat.

Decizia de dezvoltare a proiectului de facturare electronica in Romania a fost luata dupa analizarea modelului italian, iar autoritatile fiscale au subliniat inca de la inceput ca programul pilot de implementare a sistemului pe relatia dintre companii private si institutii ale statului (business to government - B2G) va pune bazele dezvoltarii sistemului generalizat de facturare electronica in relatia dintre companii private (business to business - B2B).

Asadar, facturarea electronica a debutat timid la finalul anului trecut, insa viteza cu care au fost implementate modificarile asupra intregului concept, pentru trecerea la etapa urmatoare, este incurajatoare.

Astfel, incepand cu luna aprilie, optional, si cu luna iulie, obligatoriu, contribuabilii care furnizeaza altor companii (B2B) bunuri incadrate in categoria celor care prezinta risc ridicat de evaziune fiscala vor emite facturile in sistemul RO e-Factura, indiferent daca beneficiarii sunt sau nu inrolati. Bunurile in cauza sunt specific mentionate, si anume legumele, fructele, bauturile alcoolice, produsele minerale precum apa minerala naturala, nisip si pietris, dar si articolele de imbracaminte si incaltaminte. Pe lista autoritatilor au fost de asemenea inscrise constructiile noi.

Prin urmare, primii contribuabili afectati de aceasta masura vor fi comerciantii, urmati de jucatorii din industria ospitalitatii (HoReCa) si dezvoltatorii imobiliari. Insa, cum autoritatile par decise sa generalizeze aceasta obligativitate, si celelalte categorii de contribuabili ar trebui sa se pregateasca pentru implementarea acestui sistem cat de curand.

In plus, avand in vedere dorinta de aliniere la standardele europene, este de asteptat ca relatiile cu autoritatea fiscala sa se bazeze tot mai mult pe tehnologie si, in acest context, contribuabilii trebuie sa urmareasca schimbarile care intervin, astfel incat sa se pregateasca din timp pentru a face fata noilor cerinte.

 

De-a lungul timpului, inainte de implementarea unor reglementari cu impact semnificativ, autoritatile din tara noastra au organizat grupuri de lucru cu reprezentanti ai celorlalte state membre cu experiente similare. De cele mai multe ori, Italia si Polonia au reprezentat surse de inspiratie pentru Romania.

Italia este printre primele tari din UE care au introdus facturarea electronica obligatorie pentru tranzactiile B2B. Sistemul care permite emiterea si raportarea obligatorie in timp real a facturilor de vanzari electronice (SdI) a fost introdus incepand cu 1 ianuarie 2019. Raportarea SdI era deja o cerinta pentru tranzactiile B2G inca din anul 2014.

Contribuabilii italieni emit facturile electronice intr-un format XML specific si, ulterior, le incarca in SdI. Sistemul efectueaza unele verificari formale si, daca factura este acceptata, platforma livreaza e-factura destinatarului si trimite un raport de livrare furnizorului. In caz contrar, se emite un proces-verbal de respingere. Daca sistemul nu poate livra o factura electronica destinatarului, SdI salveaza factura electronica la dispozitia destinatarului pe platforma autoritatii fiscale si informeaza furnizorul in consecinta.

Modelul Italian a reprezentat un exemplu si pentru Polonia, care a introdus recent facturarea electronica cu caracter optional. Contribuabilii polonezi pot opta, din ianuarie 2022, sa intre in sistemul central de facturare electronica KSeF. In aceasta faza pilot, primirea facturilor electronice este conditionata de acceptul clientului.

Similar Romaniei, autoritatile poloneze au operat rapid amendamentele necesare spre finalul lui 2021, anul 2022 este alocat testarilor, iar, incepand din anul 2023, sistemul va deveni general obligatoriu.

Polonia implementeaza un format standardizat, numit factura structurata emisa de KSeF in format XML. Elementele solicitate sunt foarte detaliate, iar sistemul va atribui fiecarei facturi o serie (ID) unica.

 

 

In Romania, contribuabilii vanzatori se vor putea conecta la sistemul RO e-Factura cu ajutorul certificatul digital calificat utilizat pentru accesarea spatiului privat virtual (SPV). Similar cu modelul italian, factura va fi intocmita in format XML, acesta fiind considerat si exemplarul original al facturii, daca este insotit de semnatura electronica a Ministerului Finantelor.

Transmiterea acesteia se va putea efectua fie prin interconectarea aplicatiei disponibile la nivelul emitentului, utilizand o interfata (subiect de pre-autorizare), fie prin utilizarea aplicatiilor puse la dispozitie in mod gratuit de catre Ministerul Finantelor.

Dupa transmiterea facturii electronice, sistemul va efectua operatiuni de verificare si validare de structura, de sintaxa si de semantica, ulterior generand un mesaj automat de raspuns. In cazul in care factura respecta structura, se aplica semnatura electronica a Ministerului Finantelor (aspect care atesta primirea acesteia in sistemul national privind facturarea electronica) si se comunica destinatarului. In situatia in care factura nu respecta structura, emitentul primeste mesaj cu erorile identificate. Dupa corectarea acestora, factura se retransmite prin acelasi sistem.

Desi teoria suna incurajator, din practica a rezultat, de-a lungul timpului, ca, in fazele de implementare a unei astfel de masuri, apar diverse neconcordante din cauza carora intregul proces devine anevoios. Si de aceasta data, fie ca analizam din punct de vedere comercial sau din punctul de vedere al resurselor care trebuie alocate pentru utilizarea sistemului, este de asteptat ca noua masura sa genereze o povara administrativa suplimentara pentru mediul de afaceri, cel putin in faza initiala.

Aspectele comerciale si tehnice care ridica semne de intrebare pentru contribuabili ar trebui discutate si lamurite cu autoritatile fiscale pana in iulie 2022. Printre acestea se numara modalitatea de comunicarea a facturii catre un client neinregistrat in sistem, perioada de implementare a unei conexiuni care sa lege sistemul ERP (Enterprise Resource Planning) al contribuabilului la sistemul autoritatii fiscale sau procedura de transmitere a facturilor care contin atat bunuri cu factor de risc ridicat, cat si alte tipuri de bunuri.

In concluzie, avand in vedere complexitatea sistemului de facturare electronica si experienta altor state care l-au adoptat, pentru o implementare eficienta este nevoie de timp, comunicare si cooperare intre autoritati si mediul de afaceri.