Imi place sa le tin discursuri oamenilor despre ceea ce ar trebui sa faca in job-ul lor (si evident ma uit mult mai putin critic la ceea ce fac eu). Asa ca, intrebat fiind de un prieten care cred eu ca ar trebui sa fie prioritatile unui CFO, i-am povestit despre toate sistemele si initiativele digitale din PwC si despre cresterea eficientei pe care o obtinem folosindu-le.

Tehnologia este importanta si din ce in ce mai necesara in activitatea noastra de zi de zi. Lucram de la distanta si trebuie sa comunicam eficient si sa impartasim informatiile in timp real, pentru ca altfel nu putem sa respectam termenele de raportare din ce in ce mai stranse. Rezultatele financiare in timp real nu mai constituie un lux, ci o nevoie de business.

Instrumentele de care avem nevoie depasesc insa cu mult cerinta de baza pentru un ERP: ne trebuie sisteme de gestionare a documentelor, de automatizare a proceselor tranzactionale, de editare colaborativa a documentelor, sisteme de front-office pentru imbunatatirea satisfactiei clientilor interni (cum ar fi un „chatbot”), interfete de toate felurile, instrumente de planificare si monitorizare a proiectelor.

Acestea fiind zise, realitatea este ca multe din aceste tool-uri sunt scumpe, iar eficienta lor este puternic dependenta de calitatea trainingului atat pentru echipele de back-office, cat si pentru clientii interni. Date fiind bugetele sub presiune si alegerile dificile aduse de realitatile pandemiei, timpul si resursele necesare pentru implementarea acestor sisteme nu sunt disponibile pentru multe firme.

Traim intr-o lume foarte orientata spre KPI. Costul echipei de financiar ar trebui sa fie sub x% pentru ca acolo sunt competitorii nostri. Activitatile tranzactionale ar trebui mutate in Shared Service Center si costul per tranzactie ar trebui redus cu y%. Marginea ar trebui imbunatatita cu z puncte procentuale.

Cel mai simplu raspuns la toate aceste presiuni ar fi: se reduce putin personalul, sarcinile sunt realocate catre supravietuitori si KPI-ul este livrat.

Dar cateodata abordarea simpla este prea simplista, pentru ca de fiecare data cand taiem resursele se pierde ceva din cunostintele organizatiei si procesele se degradeaza incet-incet.

Sfatul meu: tineti-va echipa intacta cata vreme situatia nu este disperata. Eficienta este importanta si trebuie cautata, dar in acelasi timp trebuie sa mentinem moralul si motivatia organizatiei. Economiile mari de costuri sunt de obicei in alta parte, asa ca este preferabil sa educam echipa sa foloseasca mai bine sistemele, sa imbunatateasca procesele si sa livreze un „client experience” mai bun catre organizatie.

De-a lungul timpului, multe din procesele interne devin complexe si greoaie si incep sa arate mai degraba a ritualuri si nu a solutii pentru probleme existente. Am vazut de multe ori proceduri si moduri de lucru care rezolva perfect probleme care au disparut de acum cinci ani, dar care sunt inca mentinute din inertie.

In mod ironic, departamentul financiar-contabil nu mai este in multe organizatii principalul factor de birocratie, comparativ cu alte departamente sau cu contractorii externi.

Un CFO ar trebui sa se uite la simplificarea proceselor dincolo de zona de confort din contabilitate si sa se uite in ansamblu la tot back office-ul cand stabileste prioritatea proiectelor de crestere a eficientei.

De obicei eficienta pentru departamentele financiare este masurata in costul per tranzactie – cat costa sa inregistrezi o factura sau un decont. De aceea, de multe ori ne concentram sa optimizam modul de inregistrare si nu ne uitam sa reducem numarul de documente pe care trebuie sa le procesam.

De aceea, poate fi folositor sa ne uitam si la cantitatea de facturi si deconturi de valoare mica pe care le primim si sa provocam echipele sa gaseasca solutii. Putem reduce numarul de furnizori ocazionali? Putem sa obtinem facturi consolidate pentru achizitiile de mica valoare? Putem folosi diurna in loc de deconturi pentru cheltuielile de deplasare?

In multe companii o functie de achizitii se ocupa de selectia furnizorilor, gestionarea categoriei si evaluarile periodice, totul evident urmarind niste tinte de reducere a costurilor. Este insa foarte important ca departamentul de achizitii sa acopere toate ariile din firma, chiar si Marketing sau IT, care sunt cateodata exceptate de la procedurile standard.

Tintele propriu-zise de achizitii, desi bine intentionate, pot cateodata sa deconecteze procesul de nevoile afacerii si sa devina un scop in sine, depinzand de modul de calcul. De exemplu, calculul reducerilor de cost pentru un proiect ca diferenta intre cea mai buna si cea mai proasta oferta primita nu inseamna de multe ori mare lucru.

De asemenea, mai multa atentie ar fi binevenita la inceputul proceselor de achizitiei prin discutarea cerintelor tehnice excesive sau a solutiilor personalizate. Chiar nu putem cumpara un produs standard?