Implementarea raportarii SAF-T in Romania a intrat in a doua etapa la inceputul acestui an, odata cu extinderea obligativitatii de raportare in acest sistem asupra contribuabililor mijlocii. La fel ca in cazul marilor contribuabili, societatile mijlocii beneficiaza de o perioada de gratie de sase luni din momentul in care a intervenit obligatia de depunere a declaratiilor fiscale in acest format, dar aceasta se apropie de final - ultima zi de raportare pentru perioada ianuarie-iunie 2023 este 31 iulie 2023. Ce trebuie sa stie contribuabilii vizati, care nu au finalizat, inca, implementarea solutiilor informatice necesare in acest scop?

Procesul de digitalizare a Agentiei Nationale de Administrare Fiscala (ANAF) a prins contur in cursul anului trecut, incepand cu implementarea SAF-T pentru marii contribuabili si continuand cu raportarea obligatorie in sistemele RO e-Factura si RO e-Transport, pentru anumite operatiuni. Astfel, 2022 reprezinta un an de referinta pentru digitalizarea sistemului fiscal din Romania.

In cursul acestui an procesul continua cu aplicarea raportarii SAF-T pentru contribuabilii mijlocii si, in plus, autoritatile se pregatesc sa implementeze sistemul RO e-Factura generalizat, pentru toate tranzactiile realizate intre firmele (persoane impozabile) stabilite in tara noastra, ca urmare a unei derogari obtinute recent de la Comisia Europeana in acest scop. In prezent, emiterea facturilor in sistem electronic se aplica doar pentru bunurile cu risc fiscal ridicat, pentru operatorii economici care accepta la plata vouchere de vacanta si pentru tranzactiile cu entitati ale statului (B2G).

 

Raportarea in sistem SAF-T, aplicata deja de marii contribuabili de anul trecut, consta in depunere declaratiei informative D406 privind fisierul standard de control fiscal. Declaratia se depune lunar sau trimestrial, in functie de perioada fiscala aplicabila pentru TVA. Informatiile care trebuie raportate se refera, printre altele, la date cu privire la furnizori, clienti, facturi de achizitie sau de vanzare, plati, incasari, produse etc. Toate aceste cerinte se aplica si contribuabililor mijlocii, pentru care perioada de gratie pentru raportarea SAF-T expira la 31 iulie 2023.

In cursul anului trecut, cand prima runda de mari contribuabili intrati in sistem se apropia de termenul limita de raportare, s-a discutat si autoritatile chiar au lansat in dezbatere publica un proiect de ordin care viza majorarea perioadei de gratie cu inca sase luni (in plus fata de cele sase deja acordate). Dar acel proiect nu a fost aprobat si se afla si in prezent in acelasi stadiu, de dezbatere publica.

Insa, desi perioada de gratie nu a fost extinsa, autoritatile fiscale au avut o abordare permisiva, au trimis, etapizat, doar notificari in vederea depunerii raportarii SAF-T si nu au aplicat inca amenzi contribuabililor care nu au reusit sa se conformeze.

In acest context, este utila prezentarea catorva aspecte practice ce trebuie avute in vedere pentru completarea cu succes a raportarii, desprinse din experienta celor care s-au confruntat cu dificultati in procesul de tranzitie de la raportarea clasica la cea in sistem digital.

 

Astfel, societatile vizate trebuie sa realizeze o mapare a conturilor contabile folosite. Daca exista o diferenta intre acestea si cele prevazute in Ordinul 1.802/2014, autoritatile considera acest aspect ca fiind o eroare grava si resping automat declaratia SAF-T si o considerata nedepusa.

Ulterior, fiecarui cont i se va atribui eticheta de „Activ”, „Pasiv”, „Bifunctional”, utilizand-se aceste sintagme, fara abrevieri.

In plus, este necesara completarea sectiunii tabela de taxe, care consta, practic, intr-o lista ce trebuie sa contina cel putin codurile de TVA si pe cele de impozit cu retinere la sursa pe care contribuabilul le foloseste. Pentru raportare, codurile interne ale contribuabilului trebuie mapate astfel incat sa fie in concordanta cu nomenclatorul ANAF. Este de retinut faptul ca raportarea nu va contine codurile contribuabilului, asa cum apar in sistemul sau contabil, ci pe cele definite conform nomenclatorului.

 

La fel ca in cazul tabelei de taxe, societatea trebuie sa realizeze o corelare intre codificarile unitatilor de masura folosite de contribuabil si codificarile solicitate de autoritatea fiscala in nomenclatoarele publicate.

In practica, exista situatii in care contribuabilii folosesc drept unitati de masura categorii speciale fata de cele stabilite prin nomenclator. De exemplu, cutia. Dar in cutie pot fi, de exemplu, 100 de suruburi sau 50 de cleme etc. Pentru astfel de situatii, contribuabilul trebuie sa gaseasca modalitati de conversie in unitati de masura generale, acceptate conform nomenclatorului, si sa personalizeze aplicatia pe care o foloseste pentru a putea sa proceseze corect informatia.

 

In subsectiunea de analiza, societatea in cauza va include, pe langa structura centrelor de cost, atat structura centrelor de profit, cat si orice alte tipuri de analize implementate de contribuabil. Un exemplu in acest sens poate fi reprezentat de analiza privind departamentele din cadrul societatii.

 

In situatia in care contribuabilul nu detine codul fiscal al unui partener, iar acesta este stabilit in Romania, raportarea nu va putea fi finalizata cu succes. Pentru partenerii stabiliti in Romania, indiferent ca sunt sau nu inregistrati in scopuri de TVA, contribuabilul trebuie sa raporteze codul unic de identificare fiscala. In schimb, daca partenerul nu este stabilit in Romania, se poate aloca o codificare interna, cu prefixul aferent, in functie de statul in care este rezident fiscal partenerul.

In concluzie, in pofida tuturor conversiilor necesare si a aspectelor care, la o prima vedere, par complicate, raportarea SAF-T devine o rutina. Contribuabilii pot utiliza deja programele informatice care automatizeaza raportarea SAF-T, avand in vedere ca exista pe piata mai multe solutii, cum ar fi cele de tip ADD-ON, valabile pentru cei care utilizeaza sistemul contabil SAP, sau cele care functioneaza pe baza fisierelor sursa din contabilitate, pentru societatile care utilizeaza orice alt sistem de contabilitate. De asemenea, experienta marilor contribuabili, care au reusit sa depuna fisierul standard de control fiscal, cu succes, inca de anul trecut, este extrem de relevanta pentru cei care se afla in plin proces de implementare a raportarii SAF-T.