Taxele salariale, precum impozitul pe venit si contributiile sociale, fac din ce in ce mai des obiectul inspectiilor fiscale. Companiile trebuie sa stabileasca proceduri clare, sa documenteze si sa justifice cu atentie tratamentele fiscale ale tuturor relatiilor contractuale, fie ca vorbim despre telemunca, pachete de beneficii sau diurna, pentru a nu atrage recalificarea veniturilor si plata unor penalitati importante, au subliniat reprezentantii EY in cadrul evenimentului ”Tu cu ce viteza iei virajul? O echipa pentru circuitul personalului transfrontalier al lui 2021”, in care au dezbatut impreuna cu reprezentantii mediului de business o serie de probleme legate de munca de oriunde, detasari, noile pachete de beneficii sau Gig economy.

”Inainte de pandemie, majoritatea angajatorilor erau preocupati sa asigure angajatilor cat mai multe si mai inventive beneficii. Acum, acestea au devenit redundante, iar angajatorii se vad nevoiti sa se adapteze la noua realitate. In incercarea de a-si pastra angajatii motivati si productivi, este posibil ca angajatorii sa nu mai ia in calcul si tratamentele fiscale ale noilor pachete de beneficii”, a avertizat Corina Mindoiu, Partener Asociat, departamentul Impozit pe Venit si Contributii Sociale, EY Romania.

Majoritatea noilor pachete de beneficii vizeaza implementarea unui program de munca flexibil, achizitia de mobilier sau de echipamente tehnologice, pentru care angajatorii au apelat si la ajutorul de 2500 lei, reinnoirea abonamentelor si asigurarilor medicale sau training-uri variate, care se concentreaza mai ales pe utilizarea tehnologiei - cum sa conduci o sedinta cu colegii sau clientii in online, well-being si parenting. De asemenea, o parte dintre angajatori au contractat servicii de taximetrie pentru angajatii fara masina de serviciu, astfel incat sa nu circule cu transportul in comun si sa le asigure un grad mai mare de siguranta.

Tot legat de beneficii, avand in vedere ca se apropie Craciunul, e important ca angajatorii sa nu scape din vedere tratamentul fiscal, indiferent cum aleg sa-si rasplateasca angajatii - o petrecere on-line sau un concert personalizat. ”Sunt convinsa ca aceasta zona de beneficii va fi un punct important pe agenda inspectiilor fiscale”, a adaugat Corina Mindoiu.

Lucrul cu subcontractorii (freelance-rii organizati ca PFA/PFI sau microintreprinderi) a primit un impuls neasteptat in pandemie, iar aceasta tendinta va continua. In acest context, companiile trebuie sa se asigure ca nu platesc un pret ”fiscal”. Daca, aparent, munca cu gig workers aduce doar avantaje (flexibilitate, nu presupune existenta unui pachet de beneficii, foarte posibil costuri mai mici decat cele inregistrare cu un angajat, lucreaza de acasa oricum) este posibil ca eventualele inspectii fiscale sa considere ca este o activitate dependenta si, prin urmare, sa recalifice veniturile si sa stabileasca obligatii mari de plata.

”Mobilitatea personalului este la o scara fara precedent in aceste luni si tot mai multe companii primesc din partea angajatilor solicitari de a lucra de oriunde, chiar si din alta tara. Pe fondul noilor schimbari legate de carantina, nevoi personale, limitarea calatoriilor, companiile sunt nevoite sa se acomodeze cu rapiditate”, a precizat Inga Tigai (foto), Director, Tehnologie si Transformare Fiscala, EY Europa de Sud-Est.

Prin urmare, ceea ce in trecut se planifica cu grija si cumpatare, acum se petrece intr-o maniera pompieristica. Implicatii legate de statul unde angajatul isi desfasoara activitatile, evitarea dublei impozitari, riscul de sediu permanent in celalalt stat, se reflecta invariabil intr-un volum de munca sporit pentru departamentele financiare sau de resurse umane.

”Pentru a reduce aceasta corvoada administrativa si a minimiza riscul ca deciziile, chiar bune, sa fie luate prea tarziu, companiile trebuie sa identifice tehnologiile si solutiile interactive, care sa preia aspectele legate de trasabilitatea angajatilor si de alertare asupra riscurilor fiscale. Un tax mobility tracker sau un ChatBot sunt solutii facile si relativ ieftin de adoptat”, a exemplificat Inga Tigai.

In cazul personalului cu rol regional, analizele care s-au efectuat in trecut trebuie revazute prin prisma noii realitati, cum ar fi, de exemplu, daca respectivul personal nu mai efectueaza deplasari de afaceri sau angajatii au ales o alta tara din care sa-si desfasoare activitatea la distanta, chiar si temporar.

”In prezent, companiile folosesc deja un mix de forta de munca compus din: angajati permanenti, temporari, lucratori mobili (cei detasati din alte jurisdictii), colaboratori externi (de exemplu, sub-contractori), precum si solutii de automatizare inteligenta (de exemplu, Robotic Process Automation - RPA”). In consecinta, modelele de taxare trebuie modificate astfel incat sa poata acoperi aceasta noua realitate de pe piata fortei de munca si, in acelasi timp, sa asigure colectarea de venituri pentru sistemele publice”, a subliniat Claudia Sofianu, Lider CESA, departamentul Impozit pe Venit si Contributii Sociale, EY Romania.

In privinta noutatilor legislative privind detasarile si remuneratiile angajatilor, un aspect important pe care trebuie sa il cunoasca angajatorii romani care detaseaza salariati pe teritoriul UE este obligatia de a-si informa in scris salariatii, anterior detasarii, cu privire la elementele constitutive ale remuneratiei si nivelul lor, indemnizatia specifica detasarii precum si cheltuielile generate de detasare.

”Pe langa aceste informatii, documentatia de detasare trebuie sa cuprinda si informatiile prevazute de art. 18 (1) Codul Muncii: durata detasarii, moneda in care se va plati salariul si modalitatea de plata, reglementari principale din legislatia muncii din acea tara, conditiile de clima si de repatriere”, a punctat Anca Atanasiu, Managing Associate in cadrul Radu si Asociatii SPRL. Toate aceste documente trebuie sa poata fi furnizate autoritatilor competente din tara gazda, in cazul unui control.

Avand in vedere ca verificarile fiscale derulate de autoritati sunt in crestere, ca si schimbul de informatii intre state, potentialele sanctiuni, precum si riscul reputational, vor spori vigilenta angajatorilor si ii vor face mai atenti la obligatiile pe care le au in zona de impozit pe venit si contributii sociale. ”Un control se poate initia nu doar pentru impozitul pe profit, TVA, preturi de transfer, care au fost cele mai frecvente pana acum, ci si pentru impozitul pe venit si contributii sociale, cele din urma si la solicitarea expresa a autoritatilor din tara de origine a angajatului, atunci cand vorbim de detasati”, a subliniat Stela Andrei, Partener Asociat in departamentul de Asistenta fiscala si juridica al EY Romania.

Pentru a trece cu bine peste un control, ar fi indicat ca angajatorii sa prezinte toate documentele justificative. De exemplu, in cazul detasatilor in Romania, ar trebui prezentat contractul de servicii, facturile aferente, detalierea si descrierea activitatilor prestate, contractul de detasare, calculul si justificarea tratamentului fiscal aplicat veniturilor salariale (care pot fi verificate si in contextul sumelor facturate), declaratiile depuse de catre persoanele detasate si dovada platii obligatiilor fiscale, formularul A1 si validitatea acestuia (in situatia in care detasatul a ramas asigurat in sistemul de securitate sociala din statul de origine), poate chiar si pontajul.

„In cazul formularului A1 pentru angajatii romani care calatoresc in scop de afaceri de scurta durata, chiar si de cateva zile, daca acesta nu poata fi obtinut in timp util, dovada solicitarii ar putea fi suficienta pentru a reduce riscul unor implicatii negative”, a adaugat Stela Andrei.