In contextul economic actual, cand statele lumii fac eforturi pentru a combate erodarea bazei impozabile si migrarea profiturilor, mai mult ca niciodata, preturile de transfer trebuie fundamentate si documentate corespunzator, pentru a evita consecintele negative ale neconformarii.

Daca reprezentati o societate multinationala sau locala care se angajeaza in tranzactii cu societati afiliate, trebuie sa respectati regulile privind preturile de transfer si cerintele de documentare specifice. Unul dintre documentele cheie pe care trebuie sa-l pregatiti si sa-l mentineti actualizat de la an la an este dosarul local al preturilor de transfer care ofera informatii detaliate despre tranzactiile derulate cu societati afiliate.

Necesitatea conformarii in zona preturilor de transfer rezulta in primul rand din Codul Fiscal care mentioneaza ca tranzactiile intre persoane afiliate trebuie derulate la valoarea de piata. Totodata, exista cerinte formale de documentare a valorii de piata a tranzactiilor cu afiliatii prin pregatirea dosarului preturilor de transfer, conform Ordinului 442/2016. In dosarul preturilor de transfer trebuie incluse informatii despre grupul din care face parte societatea analizata, despre societatea respectiva, despre modalitatea de derulare a tranzactiilor cu afiliatii si analizele propriu-zise care demonstreaza valoarea de piata a tranzactiilor, cum ar fi studiile de comparabilitate sau analizele de pret specifice.

Un aspect important de care societatile trebuie sa tina cont atunci cand pregatesc dosarul preturilor de transfer il reprezinta termenele de conformare cu cerintele legale. Asadar, in functie de categoria de contribuabil in care se incadreaza societatea, termenele curg de la momentul solicitarii dosarului in cadrul unei inspectii fiscale. Contribuabilii mari au un termen pentru prezentare de 10 zile de la solicitare, iar celelalte tipuri de contribuabili de 30-60 zile de la solicitare, acesta putand fi extins in anumite situatii.

De asemenea, mentionam ca exista praguri de materialitate pentru pregatirea dosarului preturilor de transfer; acestea fiind stabilite in functie de dimensiunea contribuabilului: mare, mijlociu sau mic.

 

Legislatia locala prevede ca, in cazul in care o societate nu se conformeaza cu cerintele formale de documentare, autoritatile fiscale pot impune amenzi sau chiar ajusta valoarea tranzactiilor intra-grup la valoarea mediana a studiului de comparabilitate pregatit de inspectori. Orice ajustare a preturilor de transfer se traduce in majorarea bazei de impozitare in Romania, plus dobanzile si penalitatile aferente. De asemenea, nu sunt de neglijat prejudiciile de imagine sau de incredere din partea clientilor / furnizorilor societatii respective, in cazul unei dispute cu autoritatile fiscale pe tema preturilor de transfer.

Subliniem ca pregatirea dosarului de preturi de transfer conform cerintelor legale necesita atentie si implicare sporita in mult mai multe arii decat poate parea la o prima vedere. In continuare, va supunem atentiei o serie de elemente practice carora trebuie sa le acordati atentia necesara pentru a va asigura ca aveti un dosar al preturilor de transfer complet, corect intocmit si care poate minimiza riscurile fiscale care pot aparea din cauza tranzactiilor neconforme. Am structurat aceste elemente pe mai multe etape care va vor ajuta sa respectati cerintele locale de documentare a preturilor de transfer, in concordanta cu principiul valorii de piata: planificare, monitorizare si documentare propriu-zisa a preturilor de transfer.

 

Stabilirea sau ajustarea politicii privind preturile de transfer pentru tranzactiile intra-grup – primul pas este sa revizuiti tranzactiile intra-grup pentru anul fiscal relevant si sa identificati orice modificari sau tranzactii noi care va pot afecta politicile de preturi de transfer sau rezultatele societatii. De exemplu, este posibil sa fi incheiat noi contracte, sa fi modificat termenii existenti, sa fi schimbat functiile, activele sau riscurile partilor. Toate aceste aspecte trebuie fundamentate si documentate. De asemenea, poate fi necesar sa actualizati analiza functionala, analiza de comparabilitate si analiza economica pentru a reflecta situatia actuala si conditiile pietei.

Stabilirea bazei de cost a indicatorului de profitabilitate, stabilirea modului de segregare a categoriilor de costuri incluse, stabilirea nivelului marjei de profitabilitate aplicate sunt cateva din elementele pe care o societate care deruleaza tranzactii intra-grup trebuie sa le determine in mod corespunzator, pentru a se asigura ca rezultatele acestor tranzactii sunt planificate si calculate corect.

 

Monitorizarea permanenta a activitatii operationale si a impactului schimbarilor intervenite in profilul functional presupun analizele atente ale modelului operational si ale manierei in care se deruleaza activitatea in practica pe parcursul anului, coroborate cu monitorizarea constanta a riscurilor care pot aparea. Retinem, asadar, nevoia analizei sanatatii modelului de afaceri si importanta analizei de risc ca modalitate de preventie in zona preturilor de transfer.

Ajustarile voluntare de profitabilitate, evidenta diferentelor dintre costuri bugetate versus costuri efective, activitatile refacturate versus activitatile facturate cu marja de profitabilitate reprezinta, de asemenea, elemente pe care orice societate trebuie sa le monitorizeze constant pentru a se asigura ca nu vor aparea distorsiuni in ceea ce priveste valoarea de piata a tranzactiilor intra-grup.

 

Conformarea cu cerintele formale privind pregatirea dosarului preturilor de transfer – pasul final este ca societatea sa pregateasca dosarul local al preturilor de transfer, ceea ce inseamna sa se asigure ca dosarul local este complet si suficient de solid pentru a rezista potentialelor verificari sau provocari din partea autoritatilor fiscale. Ar trebui ca societatile sa examineze dosarul local pentru orice erori, inconsecvente sau lacune care ar putea ridica intrebari sau indoieli cu privire la conformitatea sau rezultatele preturilor de transfer. De asemenea, societatile trebuie sa se asigure ca dosarul local este sustinut de dovezi suficiente si relevante, cum ar fi contracte, facturi, rapoarte si studii. In plus, un aspect important de care trebuie sa tina cont societatile in procesul de documentare a preturilor de transfer il reprezinta disponibilitatea informatiilor de la societatea afiliata nerezidenta cu care deruleaza tranzactii, cum ar fi: informatii despre baza de cost, marje de profitabilitate aplicate etc. De asemenea, societatile ar trebui sa fie pregatite sa furnizeze informatii suplimentare sau clarificari daca acestea sunt solicitate de catre autoritatile fiscale.

Acordul de pret in avans (APA) este o alternativa la procesul clasic de documentare a preturilor de transfer. Astfel, daca dosarul preturilor de transfer are un caracter reactiv, prin care se documenteaza post-factum ca tranzactiile intra-grup au fost derulate la valoarea de piata, acordul de pret in avans abordeaza proactiv aceasta situatie si este menit sa asigure certitudinea valorii de piata a unor tranzactii, in anumite circumstante, pentru viitor, de regula pentru urmatorii 5 ani. Obtinerea acestui acord de pret in avans este conditionata de plata unui onorariu catre ANAF (maximul sumei ar fi de 20.000 de euro), insa cu siguranta beneficiile obtinute depasesc cu mult costurile implicate de acest proces.

In ceea ce priveste dezvoltarea la nivel international, am observat ca in ultimii ani atentia a fost in special directionata spre planul de actiune BEPS (Base Erosion and Profit Shifting) si pe implementarea si monitorizarea actiunilor stabilite in zona preturilor de transfer, si anume in zona de aliniere si standardizare a documentatiei de preturi de transfer, de transparenta si eficientizare a schimbului de informatii, de prevenire si rezolvare a disputelor fiscale care pot aparea in zona preturilor de transfer, ajungand pana la initiativele Pillar 1 si Pillar 2, care, privite in ansamblul lor, vin sa revolutioneze regulile de taxare actuale.

Avand in vedere numeroasele initiative la nivel global de “rescriere” a regulilor de taxare, a nevoii de transparenta si conformare, a cerintelor de raportare non-financiara, ne putem astepta la noi tendinte de conformare in viitor la nivel international, inclusiv in domeniul preturilor de transfer.

In concluzie, data fiind complexitatea regulilor si a procesului de conformare in zona preturilor de transfer, le recomandam companiilor sa efectueze o planificare riguroasa astfel incat dosarul preturilor de transfer sa fie solid fundamentat si documentat in eventualitatea unui control fiscal pentru a diminua riscul unor ajustari si, implicit, a unor obligatii de plata suplimentare.