Am tot vorbit si scris despre solutiile noastre de transformare digitala, le-am promvat si le-am prezentat capabilitatile asa cum am crezut mai potrivit, cu detalii tehnice amanuntite sau mai mult orientat spre beneficiile acestora. Acum am decis sa prezentam lucrurile din perspectiva angajatului.

Desi am primit constant feedback-uri pozitive de la clientii nostri, in special pe zona de transformare a departamentului de Resurse Umane din fizic in digital, am hotarat ca este foarte important sa aflam si parerea propriilor angajati. Ne-am dorit acest lucru in primul rand pentru a ne face o idee despre cum este vazuta aceasta solutie din perspectiva unui angajat, apoi de a sti sau de a afla care sunt lucrurile pe care le putem imbunatati.

Stim deja care sunt beneficiile companiilor, am prezentat intr-un material anterior ce inseamna in bani utilizarea semnaturii electronice calificate in HR, cat ”costa„ un dosar fizic si cat cel electronic. Acum este timpul sa aflam ce inseamna pentru angajat aceasta solutie digitala.

Ana Costea (Teodorescu), HR Manager certSIGN, a initiat la nivel de companie un sondaj pentru a afla gradul de satisfactie al colegilor cu privire la semnarea documentelor de munca cu ajutorul semnaturii electronice calificate. Pentru a obtine date cat mai aproapiate de realitate, raspunsurile au fost anonime.

Angajatii certSIGN au dosare de munca in format electronic inca din 2016, iar 98% dintre acestia semneaza electronic cu valoare legala, asadar raspunsurile lor la chestionarul aplicat sunt bazate pe o experienta reala si consistenta.

Cei mai multi dintre angajati au ales inca de la inceput sa semneze in acest mod, iar cei mai vechi dintre colegi, care au inceput acest proces fizic, cu semnatura olografa, in timp au solicitat semnatura electronica. Acest lucru sugereaza faptul ca au inteles beneficiile si au optat pentru o metoda moderna in primul rand, rapida si eficienta.

Rezultatele sondajului au venit sa ne confirme parerea, insa a fost nevoie de date statistice pentru a face saltul de la opinie la certitudine.

Am avut astfel si confirmarea faptului ca am comunicat bine in cadrul organizatiei acest demers, toti angajatii raspunzand ca sunt la curent cu faptul ca au posibilitatea semnarii electronice a actelor aferente dosarului de personal.

Cei mai multi angajati percep procesul de semnare electronic ca fiind necesar - 77% dintre angajati considera semnarea electronica ca fiind in primul rand utila. 63% o considera rapida si 53% o considera moderna. Angajatii nostri au mai apreciat aspectul cu privire la eliminarea hartiei si protejarea astfel a mediului inconjurator. Semnarea de la distanta se traduce in optimizarea timpilor de deplasare si semnare, dar si in siguranta, in conditiile si restrictiile pandemiei.

Este important de mentionat faptul ca atributele din zona negativa cum ar fi ”greoaie” sau ”neplacuta” nu au inregistrat niciun raspuns.

Per total, gradul de satisfactie este imbucurator, 93% din angajati se declara multumiti si foarte multumiti de faptul ca au semnat electronic documentele aferente dosarului de personal, restul situandu-se in zona de neutralitate/indiferenta.

Am obtinut multe raspunsuri care ne-au bucurat, deoarece au confirmat faptul ca eforturile noastre de implementare au raspuns si nevoilor angajatilor si au generat un nivel de satisfactie bun si foarte bun.

Desigur, in ceea ce priveste efortul oamenilor de HR din companie, Ana Costea (Teodorescu) ne explica - ”Am sustinut mereu ca semnarea electronica a documentelor aferente dosarului de personal reprezinta o schimbare de paradigma. Practic, vorbim despre acelasi demers - semnarea unor acte, ce se poate desfasura si intr-un sistem electronic, nu doar fizic. Trecerea de la sistemul fizic la sistemul electronic reprezinta schimbarea de paradigma. Si ca orice schimbare, va trece prin diferite etape: curiozitate, neintelegere, analiza, intelegere, adoptare sau respingere. Odata ce conditiile curiozitate si intelegere au fost indeplinite, adoptarea devine pasul natural urmator. Provocarea pentru specialistul HR este data tocmai de aceasta adoptare care in cazul de fata se traduce prin implementarea in organizatie.”

Atunci cand vorbim despre fluxuri fizice, orice companie are proceduri si foloseste un sistem pentru administrarea documentelor de personal, de la intocmire, distribuire, semnare, colectare, indosariere si arhivare, respectand anumiti pasi. Aceasta procedura poate fi de la una foarte simpla si nescrisa, la una foarte laboriosa, scrisa si aprobata, deci obligatoriu de urmat, in functie de numarul de salariati, de profilul companiei etc.

Provocarea intervine de fapt la momentul transpunerii fluxurilor fizice in fluxuri electronice. Acest lucru insemna pur si simplu sa ne aplecam asupra procesului actual si sa regandim pasii existenti pentru a-i adapta in digital, respectand prevederile legislative si regulile interne.

Din momentul in care beneficiile au fost intelese de catre factorii de decizie, acestea regasindu-se in nivelul satisfactiei angajatilor si al celor din departamentului HR, in eficientizarea costurilor si a timpilor de lucru, regandirea si adaptarea fluxurilor devine o prioritate.

Concluzia este ca adoptarea si implementarea solutiei de semnare electronica cu valoare legala in departamentul de Resurse umane este foarte usor de realizat si aproape necesara in ziua de azi. Pentru informatii suplimentare, click aici!