In data de 27 iulie 2023, Consiliul Uniunii Europene a autorizat Romania sa introduca facturarea electronica obligatorie pentru toate tipurile de tranzactii B2B efectuate intre societatile stabilite in Romania. La aproape 2 ani de la solicitarea acestei derogari din partea Consiliului UE, Romania intra in linie dreapta din perspectiva autorizarilor necesare, astfel ca va putea sa adopte e-factura generalizata incepand cu data de 1 ianuarie 2024.

Aceasta derogare a fost necesara in contextul unui cadru legal de facturare prevazut prin Directiva de TVA, care permite companiilor sa factureze atat pe suport de hartie, cat si in format electronic. De asemenea, in prezent, utilizarea facturii electronice se poate face doar cu acceptare din partea destinatarului.

Astfel, derogarea obtinuta permite Romaniei sa adopte facturarea electronica obligatorie. Ce ar insemna acesta pentru pentru mediul de afaceri? In baza acestei derogari, autoritatile fiscale ar putea solicita ca facturile sa fie emise exclusiv in format electronic, prin respectarea unui standard de facturare si transpunerea intr-un format xml prestabilit si ulterior comunicat prin sistemul RO e-factura, administrat de Ministerul Finantelor Publice. In acest sens, emitentul nu va mai avea nevoie sa obtina acordul destinatarului pentru a emite o factura in format electronic.

Derogarea este aplicabila incepand de la 1 ianuarie 2024, pana la 31 decembrie 2026 sau pana la data la care statele membre ale UE urmeaza sa aplice prevederile nationale privind pachetul european ViDA (VAT in the Digital Age), in functie de data care survine mai intai. Romania are posibilitatea sa transmita Comisiei o cerere de prelungire a aplicarii derogarii dupa data de 31 decembrie 2026.

In urmatoarele 30 de zile, prin ordin al presedintelui ANAF ar trebui sa se stabileasca categoriile de contribuabili vizate si data de la care intervine aceasta obligatie. Asadar, pana cel mai tarziu pe data de 25 august 2023 ar trebui sa se decida termenul pentru adoptarea facturarii electronice.

Un termen precum inceputul anului 2024 pentru trecerea la e-factura generalizata aduce provocari reale din perspectiva timpului foarte scurt in care companiile vor trebui sa gestioneze aspectele asociate indeplinirii tuturor cerintelor de generare e-factura din perspectiva fiscala, operationala si comerciala, dar si implementarea unor solutii tehnice adecvate.

Implementarea e-factura se dovedeste a fi un proces foarte complex, pornind de la momentul la care o societate stabileste care sunt elementele ce ar trebui incluse in e-factura (peste 200 de elemente ce ar trebui analizate) pana la momentul implementarii unor solutii adecvate. Companiile ar trebui sa se asigure ca solutia tehnica aleasa le va permite atat gestionarea facturilor emise, cat si a facturilor primite, gestionarea unui volum suficient de date, dar si functionalitati precum primirea sau transmiterea de mesaje prin spatiul privat virtual - SPV catre parteneri pentru facturile primite si emise sau verificarea conditiilor de validare tehnica a fisierului XML.

Se desprind de asemenea, doua directii in ceea ce priveste implementarea facturarii electronice obligatorii in Romania. Situatia in care, cel putin intr-o prima faza, facturarea electronica sa fie tratata doar ca o raportare a datelor din facturi in timp cvasi-real, mentinandu-se obligatia transmiterii facturilor si in formatul clasic, agreat de partenerii comerciali. Aceasta situatie ar fi, mai degraba, o simplificare acordata temporar companiilor, intrucat derogarea primita de Romania vizeaza in mod cert situatia in care e-factura devine exemplarul original al facturii, aceasta find aplicabila chiar si in lipsa unei acceptari din partea destinatarului.

Daca modul in care Romania va implementa e-factura generalizata va conduce catre e-factura ca fiind singurul exemplar original, consecintele unei implementari tardive sau deficitare a procesului de facturare electronica pot fi multiple. Concret, laolalta cu implicatiile fiscale legate de deducerea TVA, ar trebui avute in vedere consecintele de natura comerciala generate de intarzieri in procesul de facturare si chiar impactul asupra fluxurilor de numerar sau supply-chain.

Avand in vedere ca Romania este la un pas de implementarea e-factura generalizata, dar si experienta proceselor de digitalizare implementate recent, cum ar fi raportarea SAF-T sau Ro-transport, iata ce spun companiile din Romania despre cat de pregatite sunt sa faca pasul catre facturarea electronica, conform celui mai recent sondaj derulat de EY chiar pe parcursul lunii iulie 2023.

Majoritatea companiilor participante la sondaj (78%) stiu despre intentia autoritatilor fiscale ca e-factura sa devina aplicabila cu caracter generalizat. In ce masura considera companiile romanesti ca sunt pregatite pentru aplicarea facturarii electronice de la 1 ianuarie 2024? Nu suntem pregatiti - au raspuns 39%, suntem pregatiti in proportie de 50% au declarat 23%, suntem pregatiti in proportie de 30% au declarat 9%. Surprinzator sau nu, aproape o treime dintre cei intervievati au spus ca nu au analizat impactul acestei cerinte.

In privinta intelegerii cerintelor de raportare pentru e-factura, in situatiile in care procesul de analiza a fost initiat, nivelul de intelegere a cerintelor este relativ redus. Tragand linie, in cele 5 luni ramase pana la 1 ianuarie 2024, data de la care Romania ar putea impune obligatia facturarii electronice, companiile din Romania nu vor putea fi pregatite pentru aceasta noua obligatie din programul de digitalizare fiscala.

In concluzie, o data cu obtinerea acestei derogari din partea Consiliului Uniunii Europene, facturarea electronica devine o obligatie iminenta pentru companiile romanesti. Experienta practica ne arata ca indeplinirea tuturor pasilor pentru un proces de emitere si transmitere e-factura operational, corect implementat din perspectiva cerintelor fiscale poate dura cel putin sase luni, ignorand orice limitari legate de resursele umane tehnice sau financiare necesare unei astfel de implementari.

In masura in care inca de la bun inceput, Romania va implementa e-factura ca singura modalitate de transmitere a facturilor catre clienti (in linie cu autorizarea obtinuta din partea UE), si nu doar ca o raportare in timp cvasi-real a datelor din facturi catre autoritatile fiscale (asa cum se intampla in prezent pentru bunurile cu risc fiscal ridicat), in mod cert presiunea pentru companii va fi si mai mare. Aceasta intrucat vor trebui prioritizate, in egala masura, si cerintele de ordin comercial, operational, procesele de postare a facturilor emise si primite in sistemele financiar contabile, impactul asupra fluxurilor de numerar, toate acestea necesitand bineinteles resurse suplimentare si un calendar de implementare mai extins.

In oricare din ipoteze, in perioada imediat urmatoare facturarea electronica ar trebui sa devina o prioritate pe agenda companiilor din Romania, pentru a preveni eventuale contraventii, consecinte fiscale sau chiar blocaje din punct de vedere comercial.