Pe masura ce raspandirea fara precedent a coronavirusului in intreaga lume continua, si Romania se confrunta poate cu una dintre cele mai puternice provocari de pana acum. Atat autoritatile romane, cat si companiile din toata tara iau masuri pentru a se asigura ca toata lumea este protejata. De la anularea calatoriilor in interes de serviciu, pana la stabilirea procedurilor pentru lucrul de acasa, planificarea continuitatii afacerii a inceput deja.

Asigurati-va ca exista o constientizare a proceselor critice, a oamenilor, competentelor si resurselor minime de personal. Acest lucru se realizeaza, in mod normal, consultand Analiza de Impact asupra Activitatii (Business Impact Analysis) existente, iar in lipsa acesteia puteti lua in considerare aspectele de mai jos.

- Stabiliti un Comitet Intern pentru Situatii de Criza pentru comunicarea mesajelor specifice in ceea ce priveste Covid-19;

- Stabiliti care sunt persoanele cheie pentru fiecare linie de servicii si pastrati o legatura stransa cu acestea;

- Actualizati politicile interne referitoare la perioada de carantina si oferiti suport angajatilor la ingrijorarile legate de starea de sanatate;

- Asigurati-va ca aveti datele de contact actualizate ale angajatilor (informatii de contact de la serviciu si de acasa - cea mai apropiata ruda);

- Asigurati-va ca toti angajatii cunosc contactele persoanelor cheie care le pot oferi informatii utile (de ex. Comitetul Intern pentru Situatii de Criza). Informati-i continuu si implicati-i in comunicare pe toata perioada;

- Creati o copie de rezerva actualizata a informatiilor importante si pastrati aceasta copie in afara sediului companiei.

- Asigurati-va ca spatiul unde isi desfasoara activitatea dispune de produse de igiena si dezinfectare adecvate si acestea sunt plasate in locuri vizibile si accesibile, semnalizate corespunzator, asa cum este solicitat;

- Reduceti activitatile care implica grupuri mari de oameni (evenimente, intalniri, adunari sociale) sau transformati-le in webinarii.

- Asigurati-va ca sistemul de alarma si de control functioneaza in mod corespunzator si ca aveti acces securizat de la distanta la camerele video pentru sistemul de securitate;

- Utilizati solutii colaborative pentru apeluri telefonice si videoconferinte. Folositi acele aplicatii care permit companiei sa imbunatateasca colaborarea (lucrul simultan pe documente partajate, partajarea ecranului). Multi furnizori ofera in prezent o perioada extinsa si fara costuri sau chiar acces complet in aplicatii in aceasta perioada de criza;

- Asigurati-va ca respectarea protectiei datelor ramane o prioritate, mai ales in contextul lucrului de acasa:

a) Luati in considerare folosirea solutiilor VPN;

b) Nu compromiteti securitatea datelor, daca intentionati sa folositi servicii de partajare si transfer a fisierelor, alegeti doar aplicatii care permit autentificarea pentru accesul documentelor si pastrarea confidentialitatii datelor dumneavoastra;

c) Anuntati orice eveniment suspicios departamentului de IT; uneori computerul nu este la fel de protejat in fata incidentelor de securitate, asa cum este in reteaua de la birou.

- Ramaneti in contact cu clientii dumneavoastra. Redirectionati numerele fixe de telefon catre telefonul mobil pentru servicii importante (vanzari, comenzi, receptie etc.);

- Informati personalul cu privire la evolutiile recente si incurajati consultarea cu prioritate a stirilor din surse oficiale;

- Ajutati-va unii pe altii. Impartasiti bunele practici si celorlalte companii din comunitatea de afaceri.