O analiza realizata de Arxia, companie de software specializata in digitalizarea institutiilor publice, releva problemele cu care se confrunta institutiile de stat in gestionarea proceselor de achizitii publice. Analiza, derulata in cadrul comunitatii online Expert Achizitii Publice, care numara peste 13.000 de membrii inregistrati, incluzand specialisti care activeaza in domeniul achizitiilor in cadrul institutiilor, evidentiaza necesitatea utilizarii sistemelor informatice pentru gestiunea activitatilor legate de derularea achizitiilor publice, precum si principalele piedici care stau in calea transformarii digitale in acest domeniu.

Studiul realizat de Arxia a relevat ca 90% dintre institutiile publice respondente utilizeaza ca instrument de gestionare a achizitiilor publice doar aplicatia Microsoft Excel. Un procent redus, de 5% au un soft specializat care sa ii sprijine in procesele de achizitie publica, iar restul de 5% folosesc instrumente chiar mai rudimentare, precum Microsoft Word.

„Ceea ce releva inca odata acest studiu este necesitatea implementarii suportului digital eficient pentru procesele de achizitii publice. Aceasta ar fi nu doar un pas catre normalitate, ci este absolut necesara pentru cresterea eficientei si, in mod esential, pentru reducerea cheltuirii ineficiente a banului public. Estimarile noastre arata ca statul pierde anual aproape 2% din PIB, din cauza gestionarii deficitare a achizitiilor publice. La aceasta se adauga si risipa enorma de timp si resursa umana, angajatii fiind nevoiti sa execute actiuni care pot fi realizate rapid, printr-un sistem informatic specializat. Multe dintre institutii nici nu stiu ca exista solutii pentru eficientizarea proceselor, desi aplicatii informatice specializate sunt disponibile in piata, iar costul acestora este accesibil. Un prim pas pe care ar trebui sa-l aiba in vedere institutiile este sa apeleze la expertii in digitalizare care exista in piata, iar industria IT din Romania este deschisa sa isi ofere sprijinul. Arxia dezvolta astfel de solutii si a dobandit o expertiza solida in implementarea lor in cadrul institutiilor publice. In contextul accelerarii digitalizarii institutionale prin implementarea PNRR si a Cloud-ului Guvernamental, Romania se afla acum intr-un moment de oportunitate pentru a acorda atentia cuvenita acestui subiect ”, a sustinut Daniel Homorodean, CEO al Arxia.

 

Conform studiului, majoritatea respondentilor recunosc lipsa unei solutii informatice de facilitare a procesului de achizitii publice. Un procent de 95% dintre participantii la studiu considera ca ar fi necesar sa fie implementata in cadrul fiecarei institutii o astfel de solutie, asa cum sunt implementate in fiecare dintre ele sisteme informatice dedicate activitatilor financiar-contabile. Desi cei implicati in procesul de achizitii publice isi doresc implementarea unui astfel de sistem digital, exista mai multi factori ce impiedica acest lucru.

Principala piedica in calea digitalizarii achizitiilor publice nominalizata de respondenti este chiar reticenta de la nivelul conducerilor institutiilor publice. Peste 44% dintre acestia au mentionat ca, la nivelul managementului, nu se intelege necesitatea unui sistem informatic de gestionare a activitatilor specifice achizitiilor publice. La lipsa de interes a managementului se adauga teama de schimbare a unora dintre functionari, precum si faptul ca digitalizarea activitatilor din acest domeniu nu a fost promovata si institutiile nu stiu ca exista deja solutii informatice disponibile in piata si sunt accesibile.

Alte motive identificate au fost lipsa unei alocari bugetare pentru un program informatic specializat, invocata de peste 31% si rezistenta la schimbare in cadrul celorlalte compartimente din institutii, care ar fi reticente sa utilizeze un astfel de sistem prin care se colecteaza, in mod organizat, necesitatile din cadrul intregii organizatii – 27% dintre institutii au raportat aceasta problema.

 

Ca urmare a posibilitatilor actuale limitate de gestionare digitala a proceselor de achizitii publice, un numar considerabil de respondenti intampina diferite dificultati. Studiul realizat arata faptul ca, in acest moment, activitatile specifice derulate in cadrul institutiilor in domeniul achizitiilor publice, incluzand colectarea informatiilor privind necesitatile, aprobarea si avizarea solicitarilor, planificarea si urmarirea realizarii achizitiilor, raportarea, gestiunea contractelor, sunt practic nedigitalizate, pentru majoritatea institutiilor singurul suport fiind doar un fisier extern, pe care nici macar nu se lucreaza colaborativ.

Astfel, una dintre principalele probleme semnalate este calitatea referatelor de necesitate, documentele prin care compartimentele din cadrul institutiei isi exprima necesitatile care trebuie satisfacute prin achizitia de produse, servicii sau lucrari: 81% dintre respondenti au declarat ca se intampla des, sau foarte des ca aceste documente sa fie incomplete. Cei care folosesc doar programul Excel s-au confruntat cu situatii in care a fost dificil sa identifice si sa urmareasca cererile compartimentelor din punct de vedere al cantitatilor si valorilor. Dintre respondenti, peste 44% au avut aceasta problema foarte des si des, iar numai 26% dintre acestia nu au avut niciodata sau foarte rar dificultati in aceasta privinta. Datele arata o problema grava: aproape jumatate dintre respondenti au dificultati in corelarea necesitatilor la nivel de departamente, din cauza lipsei unui sistem centralizat de gestionare si organizare.

O solutie digitala ar permite ca fluxul de aprobare sa fie complet digital, prin semnaturi electronice, sprijinind o mai buna colectare a informatiei si reducand astfel problema documentelor incomplete semnalate de peste 80% dintre respondenti. S-ar elimina de asemenea riscul ca documentele sa se piarda sau sa se rataceasca si ar usura fluxul transmiterii lor intre departamente. Transmiterea automata a comenzilor catre furnizori si sistemul de avertizare cu privire la expirarea duratei contractelor sunt si ele incluse in beneficiile unei solutii digitale integrate.

Lipsa cadrului digital care sa faciliteze comunicarea in cadrul structurii institutiei pentru planificarea si realizarea achizitiilor are repercusiuni in aproape toate etapele procesului. Aproape un sfert dintre respondenti, respectiv 24%, au declarat ca se intampla des, sau foarte des, sa nu fie notificate departamentele, chiar daca produsele solicitate au fost deja receptionate la nivelul institutiei. Numai 21% dintre participantii la studiu au declarat ca nu s-au lovit niciodata de aceasta situatie. Aceasta stare de fapt impiedica asigurarea unui nivel corespunzator de control, trasabilitate si auditabilitate a informatiei si a activitatii, cu consecinte grave in eficienta cheltuirii banului public, riscuri directe de nerespectare a legislatiei, mult timp si efort consumat in plus.

 

O alta urmare a acestei lacune din domeniul digital se regaseste la nivelul termenelor legale. Peste 36% dintre respondenti au declarat ca intampina foarte des si des dificultati in respectarea termenelor legale in cadrul proceselor de achizitii publice, in timp ce numai 17,5% nu au avut niciodata aceasta problema.

Probleme identificate in cadrul studiului se pot rezolva cu ajutorul unei solutii informatice care sa faciliteze gestionarea, comunicarea si organizarea aspectelor legate de procesul de achizitie publica. Din acest punct de vedere, aproape 50% dintre respondenti au intampinat dificultati in mod frecvent. Printre beneficiile implementarii unui astfel de suport digital putem numara gestionarea, in timp real, din punct de vedere cantitativ si valoric, a contractelor in derulare. Aceasta optiune ar veni in ajutorul celor implicati in procesul de achizitii publice si printr-un sistem de avertizare cu privire la epuizarea valorilor si cantitatilor prevazute in contracte.