Digitalizarea si automatizarea proceselor in companiile romanesti devine pe zi ce trece o conditie aproape obligatorie pentru a face fata costurilor operationale in crestere si, implicit, concurentei pe o piata tot mai competitiva. Procesul va cunoaste o accelerare masiva in curand, dupa ce Guvernul va anunta public categoriile de operatori economici care vor fi obligati sa emita facturi prin sistemul RO e-Factura si data de la care va intra in vigoare aceasta obligativitate.

O recenta cercetare realizata de firma de consultanta Ernst & Young arata ca un procent covarsitor – de 83% dintre companiile romanesti - nu sunt pregatite sa inceapa emiterea de facturi prin sistemul RO e-factura de la 1 ianuarie 2024. Aceasta in ciuda faptului ca anuntul asteptat al Guvernului este o chestiune de zile sau cel mult saptamani. In cel mai comprehensiv scenariu – Guvernul ar putea decide ca toate companiile din Romania, indiferent de domeniul de activitate sau de marime, sa fie supuse acestei obligatii.

Sistemul RO e-factura a fost introdus in prima etapa anul trecut, pe 1 iulie, ca obligatie de raportare, a facturilor pentru agentii economici care comercializeaza bunuri cu risc ridicat de evaziune fiscala, cat si in cadrul contractelor publice. De anul viitor insa, un numar mult mai mare de operatorii economici vor trebui sa-si genereze facturile intr-un document tip XML, care permite raportarea in sistemul RO e-Factura. Ceea ce pana acum se facea „de mana” va fi introdus in campurile obligatorii ale acestui document electronic, fapt ce va presupune un efort suplimentar pentru departamentele de contabilitate sau facturare ale companiilor si, implicit, va genera costuri de implementare.

 

Ce pot face companiile care nu s-au pregatit din timp si vor risca neconformarea in termenul limita legal sau cresterea timpului si costurilor alocate operarii facturilor? Una dintre cele mai rapide si eficiente metode este achizitionarea de solutii IT de automatizare a activitatilor companiei care, mai nou, integreaza modulul de gestionare a e-facturilor.

„Avem clienti care raporteaza in sistemul Ro-eFactura peste 1500 de facturi pe zi, iar in cazul lor completarea si transmiterea manuala ar fi practic imposibila. Imaginati-va ce efort urias ar reprezenta pentru operatorii din contabilitate sau facturare sa completeze zi de zi un asemenea volum de informatii. Pentru toti clientii nostri care folosesc solutia de planificare a resurselor WizPro, am integrat inca de anul trecut modulul care genereaza aceste fisiere XML pentru a fi incarcate automat in sistemul e-Factura”, arata Dan Conete, product manager la Wizrom.

De asemenea facturile primite prin SPV (Spatiul Virtual Privat) se descarca automat, informatiile referitoare la furnizor, articole, cantitati, preturi, completandu-se automat, fiind necesara doar validarea din partea unui operator.

Astfel, introducerea facturilor primite se face mult mai rapid, cu costuri reduse de operare si, nu in ultimul rand, evitand erorile umane. „Munca unui operator poate fi foarte mult usurata. Se evita greselile de introducere a datelor si, mai ales, consumul inutil de timp. As putea estima ca timpul alocat gestionarii facturilor se reduce cu 80–90% comparativ cu metoda traditionala, de mana”, explica specialistul Wizrom.

Legat de cum ar trebui sa se pregateasca agentii economici pentru momentul in care vor fi obligati sa raporteze in Ro e-Factura, Dan Conete indica faptul ca, pe langa introducerea detaliilor referitoare la clienti, care vor fi ulterior generate automat in fisierul XML, firmele trebuie sa aiba in vedere si actualizarea nomenclatorului cu coduri CPV (codurile internationale pentru produse si servicii) sau TARIC3 NC8 (codurile vamale din Nomenclatorul Combinat), lucru necesar inclusiv pentru raportarea SAF-T.

WizPro este unul dintre cele mai populare programe ERP utilizate in Romania, cu peste 600 de implementari. Cu ajutorul acestuia, companiile mari pot tine sub control si gestiona mult mai eficient toate activitatile financiar-contabile, de gestiune, logistica, vanzari, productie si gestiunea mijloacelor fixe. Wizrom a integrat modulul e-Factura in aceasta solutie inca dinainte din prima etapa de operare a sistemului e-Factura, iar avantajul folosirii WizPro este faptul ca e-facturile sunt gestionate in corelatie cu toate celelalte operatiuni financiar-contabile, oferind o mai mare claritate si eficienta intregului proces.

Vestea cea buna este ca, desi companiile noi care vor trebui sa se conformeze vor avea nevoie de investitii in noi sisteme IT si in pregatirea personalului, Guvernul inca analizeaza posibilitatea ca implementarea la nivel general a sistemului e-Factura sa decurga in etape si sa nu existe sanctiuni in primele luni pentru cei care nu vor reusi de la inceput o conformare perfecta.