Costurile companiilor care opteaza pentru transformarea documentelor fizice in e-documente accesibile in cloud se diminueaza cu cel putin 20%, potrivit estimarii Empresa de Arquivo de Documentação (EAD), cel mai mare jucator portughez din piata de arhivare digitala, prezent la nivel national prin EAD Digital Romania.

Piata locala de profil s-a majorat semnificativ anul trecut in contextul pandemiei de coronavirus si al noului trend de work from home. Astfel, procesele de business care implica hartii au fost ajustate sau actualizate, iar conceptul de "paperless company" a devenit familiar in mediul de business din Romania.

"Arhivarea digitala are trei mari tipuri de beneficii: eficientizarea fluxurilor de lucru din companie, a resurselor umane alocate, si a costurilor legate de spatiile pentru depozitarea arhivei fizice. Spre exemplu, o companie prezenta pe piata de peste 10 ani, cu 50 de angajati care gestioneaza in medie un volum de 400- 500 de dosare, trebuie sa aloce cel putin 10 dulapuri sau chiar o incapere separata pentru arhiva fizica, iar majoritatea angajatilor vor avea cu siguranta si atributii de cautare sau scanare a documentelor aflate pe suport hartie. De obicei angajatii carora li se deleaga aceste responsabilitati sunt din departamentele contabile, resurse umane sau administratie si, fara exceptie, aceste atributii ii impiedica sa fie eficienti in activitatea zilnica. Utilizarea unor servicii profesionale de arhivare fizica si electronica, plus utilizarea unui soft de management al documentelor elimina complet timpul alocat acestor activitati complementare, ofera acces imediat la orice document al companiei si creste semnificativ viteza de lucru", explica Bruno Amaro, CEO EAD Digital Romania.

In anumite industrii, ca de exemplu telecom, energie, servicii bancare, companiile care inregistreaza un volum ridicat de contracte si facturi au nevoie de un numar relativ mare de angajati exclusiv pentru prelucrarea acestor documente. In cazul contractarii unui serviciu de arhivare digitala, companiile nu mai trebuie sa angajeze personal suplimentar pentru acest tip de activitati.

 

Companiile care opteaza pentru digitalizarea arhivelor investesc de la cateva mii pana la sute de mii de euro, in functie de specificul si dimensiunea companiei, pentru a obtine beneficii legate de eficientizarea business-ului prin realocarea resurselor umane pe task-uri care aduc valoare, eficientizarea costurilor cu task-urile repetitive si consumatoare de timp, si a costurilor legate de depozitare.

"Arhiva digitala presupune si reducerea spatiilor de depozitare, deoarece compania nu mai este nevoita sa pastreze pe termen lung, uneori pe timp de zeci de ani, cantitati semnificative de dosare, in conditii speciale. Ca urmare, scad costurile cu depozitele, dar si cele care provin din posibila degradare a documentelor", mai adauga Bruno Amaro, CEO EAD Digital Romania.

Arhiva digitala a unei companii poate contine de la documente utilizate de departamentul de resurse umane (contracte de munca) pana la documente utilizate de departamentul comercial (facturi, contracte).Toate documentele sunt scanate si arhivate in cloud securizat si pot fi accesate oricand, de catre orice angajat al companiei, care are nevoie doar de o conexiune live de Internet, pentru a se conecta la cloud, avand acces din orice loc din lume la intreaga arhiva.

"Fiecare angajat are permisiunea de a vizualiza doar acele documente aferente departamentului in care activeaza. Mai exact, un angajat de la Resurse Umane poate vedea doar contractele de munca, in timp ce un angajat de la Comercial va avea acces doar la facturi si contracte cu clientii. Cu ajutorul functiilor specifice din aplicatia noastra de management al documentelor, managerii pot vedea in orice moment activitatea fiecarui angajat, timpul petrecut in aplicatie, documentele vizualizate, descarcate sau distribuite", explica Liviu Zamfir, Chief Operation Manager EAD Digital Romania si unul dintre expertii romani in managementul arhivelor.

In contextul in care majoritatea angajatilor lucreaza de acasa, furnizorul de arhivare digitala poate sa preia toata corespondenta zilnica si sa o scaneze, functionand astfel ca un “digital mail room” pentru clientul sau. Clientii si furnizorii companiei primesc, pentru transmiterea documentelelor in format fizic, adresa de corespondenta a furnizorului de arhivare digitala.