Transformarile care au avut loc in ultimul an in activitatea economica, in contextul pandemiei de COVID-19, sunt, in cele mai multe cazuri, ireversibile, dar si benefice pentru mediul de afaceri. Incertitudinea generata de evolutia pandemiei si preocuparea angajatorilor fata de sanatatea angajatilor au facut ca programul de lucru flexibil, inclusiv munca la distanta, sa reprezinte o solutie viabila pentru multe companii. Cu toate acestea, exista inca numeroase aspecte neclare, cel putin in zona de resurse umane si salarizare, care trebuie lamurite, tinand cont de faptul ca munca la distanta tinde sa devina obisnuinta pe termen mediu si lung pentru multe companii.

Pentru a evita anumite riscuri care pot decurge din aplicarea necorespunzatoare a procedurilor in cazul activitatii la distanta, o organizatie trebuie sa se asigure ca intelege corect efectele juridice, fiscale, de salarizare si de resurse umane pe care o astfel de relationare le implica. In plus, orice entitate trebuie sa stabileasca ce tipuri de procese trebuie definite pentru a gestiona provocarile viitoare si sa se asigure ca strategia pe care o urmeaza este suficient de agila pentru a valorifica oportunitatile aparute si pentru a isi asigura revenirea si cresterea in viitor.

Dupa declansarea pandemiei, companiile au fost nevoite sa isi schimbe modul de organizare a proceselor si de gestionare a activitatii, in special prin implementarea unor solutii digitale si tehnologice care sa permita functionarea la parametri cat mai ridicati. Toate acestea au necesitat investitii neprevazute in bani, timp, cunostinte practice si alte resurse, dar transformarile care au rezultat conduc, cu siguranta, la eficientizarea proceselor si permit, astfel, acordarea de raspunsuri in timp real la nevoile si solicitarile din plan intern, din partea angajatilor, dar si din extern, din partea clientilor si a tuturor colaboratorilor si partenerilor de afaceri.

Tendinta este valabila si in domeniul resurselor umane, cu atat mai mult cu cat, odata cu trecerea tot mai mare la munca la distanta, creste nevoia de optimizare, de debirocratizare, prin digitalizare si tehnologizare, astfel incat sa se poata inlocui operatiunile consumatoare de timp si resurse cu procese automatizate. Numeroase companii apeleaza la implementare de procese, aplicatii si platforme integrate, usor de accesat si utilizat, care sa ajute la gestionarea eficienta a resurselor umane.

In sfera salarizarii, unul dintre principalele avantaje ale digitalizarii este reprezentat de reducerea timpului de procesare a documentelor prin folosirea de aplicatii automatizate, de tipul self-service. Astfel, prin cateva click-uri, un angajat poate sa obtina sau sa transmita informatia sau documentul de care are nevoie. Printre alte avantaje se numara posibilitatea de a utiliza anumite sisteme IT sau roboti (RPA) pentru a reduce la minimum prelucrarea manuala a datelor si, implicit, riscul aparitiei unor erori in timpul procesarii informatiei.

Totodata, prin digitalizare se pot elimina anumite activitati redundante, repetitive, iar angajatii implicati in astfel de operatiuni pot fi orientati catre activitati creative si inovatoare, pentru a aduce o valoare adaugata reala prin munca pe care o desfasoara. In plus, simplificarile obtinute prin digitalizare pot ajuta la echilibrarea balantei intre cariera si viata personala.

Asadar, avantajele digitalizarii sunt evidente, dar exista si riscuri. Specialistii din resurse umane, impreuna cu conducerea companiei, trebuie sa reproiecteze strategia, rolurile, activitatile si structura acestora, astfel incat angajatii sa nu resimta absenta unei interactiuni directe si sa se asigure un mediu de lucru si o cultura organizationala bazata pe valori si principii solide.

Angajatorii sunt nevoiti, de asemenea, sa implementeze sisteme tehnice, proceduri si politici interne clar definite in ceea ce priveste lucrul de la distanta pentru a preintampina neconcordante din punct de vedere juridic sau organizatoric in programul de desfasurare a activitatii angajatilor. In plus, trebuie sa se tina cont de aspectele de conformitate legate de faptul ca spatiul de lucru s-a mutat din perimetrul societatii in spatiul personal al angajatului. Totodata, exista riscul ca pontajele lunare sa fie inregistrate incorect ori neconform cu realitatea sau sa apara probleme de eficienta (perioade de inactivitate) ca urmare a unor dificultati de accesare a sistemelor interne, daca acestea sunt neperformante sau neadaptate cerintelor curente. Nu in ultimul rand, pot aparea neconcordante ce tin de fluxul de transmitere/primire a documentelor necesare in resurse umane si pentru calculul salarial (certificatele medicale, adeverinte solicitate de institutii bancare in original etc.), dar si dificultati generate de mobilitatea angajatilor si posibilitatea de a lucra la distanta din afara tarii.

O alta provocare cu care se confrunta in prezent companiile, respectiv departamentele de resurse umane, este adaptarea planului si a politicii de beneficii la munca in mediul virtual. Pana de curand, multe companii asigurau prin planul de beneficii decontarea transportului angajatilor catre si dinspre locul de munca, insa, odata cu trecerea la lucrul de acasa, apare intrebarea daca se mai poate acorda acest stimulent sub premisa aceluiasi tratament fiscal. Mai mult, beneficiile introduse recent in legislatie, precum facilitatile pentru educatia timpurie a copiilor angajatilor, decontarea a cel mult 400 de lei pe luna pentru angajatii care lucreaza in regim de telemunca si altele similare, trebuie analizate si fundamentate din perspectiva fiscala inainte de a fi incluse in pachetul salarial.

In concluzie, este evident ca viitorul activitatii de resurse umane va fi modelat pe transformarea digitala si, tinand cont de faptul ca si structura fortei de munca se modifica, digitalizarea si automatizarea devin componente esentiale in gestionarea relatiilor de munca. Dar, pentru a se asigura succesul deplin in aceasta privinta, este la fel de important ca specialistii in resurse umane si salarizare sa beneficieze de instruire si de sprijinul factorilor de decizie in implementarea schimbarilor necesare.