Pandemia care a marcat acest an a adus una dintre cele mai mari provocari din istoria recenta, inclusiv la nivelul mediului de afaceri si al companiilor, indiferent de domeniul de activitate si marimea acestora. A constituit un apel de trezire pentru micile si marile businessuri, facandu-ne sa intelegem importanta unui plan pentru asigurarea continuitatii afacerii prin digitalizare.

Insa, cum stim ca digitalizarea este completa si realizata cu succes? Asigurandu-ne ca procesele si deciziile incepute in mod electronic se incheie tot electronic. Nu mai printam documente pe care sa le semnam pe hartie si sa le pastram in arhive prafuite. Exista trei pasi simpli dar esentiali care conduc spre fluxuri de lucru 100% digitale si finalizarea deciziilor in mod electronic: identificarea video, semnatura la distanta si arhivarea electronica, toate oferite de certSIGN.

Atunci cand vorbim despre servicii de incredere - un certificat calificat de semnatura electronica, de exemplu - reglementarile nationale si europene in materie impun obligativitatea realizarii procesului de identificare. Pe scurt, pentru a fi siguri ca acel certificat este emis persoanei X - sa ii spunem Andrei Digitalescu, trebuie realizata legatura dintre persoana fizica/reala si cea digitala. Nu ar fi indicat sa il credem pe cuvant pe cel care solicita emiterea certificatului printr-un e-mail sau un telefon, trebuie sa ne asiguram ca Andrei chiar este Andrei Digitalescu si nu altcineva care vrea sa ii insuseasca identitatea.

Identificarea se poate realiza in persoana, prin prezenta fizica la sediul furnizorului de servicii de incredere (cu inconvenientele evidente date de deplasari, timp pierdut etc.) sau video, online. In cazul optarii pentru identificare video (dar nu oricare, ci una auditata si certificata ca fiind echivalenta cu prezenta fizica, conform Regulamentului eIDAS - asa cum exista la certSIGN, pentru obtinerea semnaturii la distanta) totul decurge digital, mult mai usor si mai rapid!

Dupa obtinerea certificatului calificat de semnatura electronica la distanta prin identificare video online, acesta poate fi utilizat la semnarea cu valoare legala a oricarui tip de document de business - contracte, anexe, acte aditionale, procese verbale, note de comanda etc..

De ce semnatura electronica? Pentru ca dematerializarea documentelor pe hartie si mutarea acestora in mediul electronic constituie baza digitalizarii la nivelul oricari companii. Degeaba optam pentru si utilizam dispozitive electronice, aplicatii si tehnologii digitale care mai de care mai evoluate, daca, la finalul zilei, tot ce inseamna decizie de business se „oficializeaza” printr-un document printat pe hartie (in doua exemplare, eventual) si semnat cu pixul.

De ce semnatura electronica la distanta? Pentru ca, mai ales in 2020, am inteles cat de important este sa putem lucra eficient de oriunde si oricand, inclusiv de pe dispozitive mobile, precum un smartphone sau o tableta. Iar cu solutia certSIGN Paperless putem face acest lucru fara token si fara instalarea unor drivere speciale, fiind totodata garantate procesarea / stocarea sigura a datelor si un grad ridicat de protectie impotriva atacurilor cibernetice, prin certificarea QSCD in conformitate cu Regulamentul eIDAS.

Dematerializare si flux de lucru 100% digital in companii inseamna documente create - semnate - transmise - arhivate electronic.

Si da, exista servicii de arhivare electronica cu valoare legala, precum certARCHIVE oferit de certSIGN in calitate de furnizor autorizat conform Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica si Legii nr. 16/1996 a Arhivelor Nationale.

De ce arhivare electronica? Pentru ca este absolut logic ca, odata ce semnam documentele electronic, cu un certificat valid, sa le arhivam tot electronic. In plus, vorbim despre accesul rapid si usor la documente - oricand, de oriunde, exclusiv al persoanelor autorizate de companie si reducerea costurilor - stiati ca arhivarea electronica cu valoare legala implica o reducere a costurilor de 67%, in comparatie cu arhivarea fizica?

Nu putem sa omitem alte doua aspecte importante - timpul si spatiul! Realitatea ne-a demonstat ca, in ciuda digitalizarii fluxurilor de lucru, companiile au in continuare documente pe hartie, pastrate in dosare si arhivate asa cum este cerut de lege (vezi aici exemple de Ce si pentru Cat timp arhivam). Unul dintre dezavantajele evidente? Cautarea si consultarea lor se face pe hartie, lucru care consuma mult timp. Din acest motiv, pentru completarea digitalizarii, este esentiala dematerializarea documentelor pe hartie, indexarea si punerea acestora la dispozitie in forma electronica - vor putea pot fi regasite si consultate imediat!

De asemenea, pentru a elibera spatiul din birouri, documentele pe hartie sunt pastrate intr-o arhiva acreditata conform Legii nr. 16/1996 a Arhivelor Nationale. Atunci cand avem nevoie de documentul original, pur si simplu aceste este extras din arhiva si transmis beneficiarului.

Iata cum putem ajunge sa vorbim despre o adevarata digitalizare a companiilor, prin utilizarea preponderenta a documentelor electronice!