Sistemul ERP este utilizat de tot mai multe companii, la nivel global. Aceasta platforma informatica este un instrument de nelipsit pentru afaceri, dat fiind faptul ca permite optimizarea tuturor proceselor si organizarea generala a activitatii dintr-o firma. Sistemul ERP integreaza toate departamentele unei companii, automatizeaza multe operatiuni consumatoare de timp si asigura o mai buna colaborare intre angajati. Bineinteles, investitia intr-un astfel de soft poate fi destul de mare, avand in vedere toate functiile pe care acesta le ofera. Totusi, trebuie sa stii ca pe termen lung, sistemul ERP reduce costurile afacerii si imbunatateste cifra de afaceri. Iata ce costuri implica implementarea unui sistem ERP si cum le poti controla.

Un sistem ERP nu este o simpla aplicatie, precum cele pe care le descarci rapid pe smartphone-ul tau. Sistemul ERP este o platforma unica, complexa, care combina o varietate de aplicatii sau module corespunzatoare operatiunilor diferite care au loc intr-o firma - contabilitate, salarizare, productie, vanzari, stocuri, analiza financiara etc. Tocmai de aceea, costurile nu pot fi nesemnificative, iar procesul de implementare nu poate fi chiar simplu.

Sistemul ERP implica mai multe etape de implementare, iar fiecare ridica anumite costuri:

Implementarea presupune configurarea sistemului ERP si instalarea acestuia pe dispozitivele companiei. Configurarea se efectueaza in functie de modulele pe care le soliciti si de tipul de sistem ERP ales. Instalarea poate necesita anumite tipuri de componente hardware, insa unele tipuri de ERP pot fi instalate si pe tableta sau pe telefonul mobil. Configurarea si instalarea softului sunt realizate de catre experti sau furnizori.

Factorii care influenteaza costurile implementarii ERP sunt:

- Tipul de sistem ERP;

- Domeniul de activitate al firmei;

- Numarul de module/aplicatii pe care le soliciti, tipul si complexitatea acestora;

- Numarul punctelor de lucru;

- Numarul utilizatorilor softului;

- Numarul de dispozitive pe care softul va fi instalat;

- Regimul de implementare (achizitionare sau inchiriere pe baza de abonament);

- Versiunea demo (utila pentru testarea sistemului si modificarea acestuia, daca este cazul).

In functie de tipul de soft ERP ales, compania poate necesita si o serie de echipamente hardware speciale, compatibile cu softul. Sistemul ERP on-premise se instaleaza direct pe dispozitive si necesita un sistem de stocare propriu a datelor, o baza de date, servere si alte resurse. Toate acestea sunt costisitoare, la fel si procesul de instalare. In schimb, sistemul ERP cloud-based presupune stocarea datelor pe servere gazduite de furnizor, fiind nevoie de o conexiune stabila la internet, ceea ce presupune costuri mult mai mici. De aceea, multe companii opteaza pentru acest tip de ERP.

Avand in vedere complexitatea unui sistem ERP, nu este tocmai simplu de utilizat la inceput. Angajatii necesita sesiuni de training pentru a invata sa foloseasca toate functiile acestui soft. Trainingul poate fi asigurat uneori de furnizor, dar alteori poate genera costuri suplimentare.

Companiile sunt diferite si au nevoi diferite, ceea ce impune anumite procese proprii. Personalizarea presupune dezvoltarea unor functii noi, la cererea clientului. Acest lucru influenteaza costurile totale de implementare.

Trebuie sa ai in vedere faptul ca afacerea ta evolueaza, iar la un moment dat poate fi nevoie de modificarea unor functii sau de implementarea altor aplicatii noi. Bineinteles, acest lucru modifica si pretul total al platformei ERP.

Sistemul ERP implementat poate avea nevoie, la un moment dat, de servicii de mentenanta. De asemenea, utilizatorii ar putea avea nevoie de suport tehnic. Desi acesta nu reprezinta un cost al implementarii propriu-zise, trebuie sa ai in vedere faptul ca asistenta tehnica pentru un sistem ERP poate genera costuri de 15-20% din pretul initial al achizitiei.

Si componenta software se poate invechi. De aceea, actualizarile de software sunt esentiale. Trebuie sa ai in vedere cat de des trebuie softul actualizat si daca actualizarile sunt asigurate. De asemenea, actualizarile legislative sunt importante pentru modificarea automata a documentelor si datelor de facturare.

Avand in vedere toate aceste aspecte de care trebuie sa tii cont la implementarea unui sistem ERP, costul exact al acestuia nu poate fi estimat decat de furnizor, dupa o consiliere in prealabil.

Incercarea de a economisi bani pentru implementarea unui sistem ERP poate afecta calitatea si functionarea acestuia, ceea ce creeaza pierderi pe termen lung pentru afacere. De aceea, trebuie sa fii foarte atent, atunci cand vrei sa reduci costurile de implementare fara a afecta functiile softului. Ce trebuie sa faci:

- Stabileste obiective realiste - stabileste asteptari realiste si prezinta-le ca atare, pentru ca obiectivele softului sa fie intelese pe deplin de furnizori. Intelegerea gresita a obiectivelor duce la o implementare gresita a softului, ceea ce determina costuri suplimentare inutile.

- Creeaza un plan de proiect - afla care sunt toate necesitatile firmei si consulta-te cu furnizorul, pentru a stabili cu exactitate costurile aferente fiecarei componente integrate in soft. In acest mod, stii la ce sa te astepti.

- Nu elimina functii esentiale - uneori, unele functii pot parea inutile pentru afacerea ta, insa acest lucru nu este intotdeauna adevarat. Renuntarea la un modul care ar putea determina productivitate nu face decat sa afecteze cifra de afaceri pe termen lung. Analizeaza cu atentie beneficiile fiecarei aplicatii.

- Ai rabdare - nu te grabi sa achizitionezi un sistem ERP doar pentru ca ai neaparata nevoie de acesta. Cantareste foarte bine ofertele oferite de furnizori, inainte de a face alegerea finala.

- Negociaza - unii furnizori accepta negocierea pretului. Acest lucru te ajuta sa reduci costurile, insa nu este neaparat un criteriu de alegere a furnizorului.

In concluzie, costurile de implementare a unui sistem ERP sunt influentate de multi factori. Doar consilierea cu furnizorul te poate ajuta sa estimezi bugetul necesar pentru implementarea unui astfel de soft.