Companiile din Romania gresesc anual peste 30 de milioane de facturi din cauza procesarii si prelucrarii manuale a acestora. Este echivalentul a peste 5% din totalul facturilor procesate si prelucrate in Romania in decursul unui an, potrivit estimarilor DigiSinergy, companie tech care dezvolta solutia InvOn, aplicatie de procesare automata a facturilor.

Greselile cel mai des intalnite vizeaza valorile facturilor si conturile contabile. Daca, in cazul valorilor, in cele mai multe cazuri, facturile sunt corectate, mai ales cand sunt greseli legate de TVA, in cazul unor conturi gresite, aproape niciodata nu se face corectarea.

„Unele erori sunt identificate in cursul altor proceduri sau a unei duble verificari, dar cele care raman necesita mult timp pentru corectare. Spre exemplu, o raportare gresita catre ANAF din cauza erorilor va necesita o noua raportare cu corectia, ceea ce se traduce in 3 - 4 ore suplimentare de munca, implicit, in costuri mai mari. Mai mult decat atat, exista unele erori, mai ales in sfera TVA care, din neglijenta, pot genera amenzi”, spune Natalia Lepadatu, cofondator DigiSinergy, mentionand ca, daca pentru contabili o greseala nu inseamna o paguba financiara, pentru companii, greselile pot genera pierderi financiare: achitarea de doua ori a facturilor, in cazul in care, in contabilitate, aceeasi factura a fost introdusa de doua ori, amenzi, controale - mai ales in cazul firmelor platitoare de TVA etc.

Prelucrarea manuala inseamna introducerea datelor in contabilitate de catre operatori umani, care au la dispozitie putine sau niciun instrument de control. Reprezentantii DigiSinergy atrag atentia ca si in acele companii unde performanta operatorilor pare buna, este posibil ca, din cauza corectarii erorilor, aceasta performanta sa fie mult sub cea aparenta.

In acelasi timp, pe langa greselile care apar prin procesarea manuala a facturilor, nici costurile nu sunt de neglijat. Astfel, introducerea unei facturi cu o singura linie, costa intre 0,6 lei si 5 lei, cu o medie de 1,5 lei/factura. In acest context, o firma cu 10 contabili juniori genereaza o cheltuiala de cel putin 40.000 de lei lunar numai cu salariile.

Pe de alta parte, folosind o solutie de procesare automata a facturilor precum InvOn, o astfel de firma ar putea face o economie de cel putin 50%-60%, adica intre 20.000 de lei si 24.000 de lei lunar, sau intre 240.000 de lei si 288.000 de lei anual. Adaugand aici economia generata de lipsa verificarii, se poate ajunge la o economie anuala de aproape 400.000 de lei. Mai mult, InvOn reduce timpul de procesare a facturilor cu pana la 90%, are o viteza de procesare de pana la 70 de facturi pe minut si elimina intre 95% si 99% dintre erorile de operare.

In ceea ce priveste companiile din Romania, odata implementate, solutiile de prelucrare automata a documentelor vor genera pentru companii economii anuale de pana la 80% asociate acestui proces, insemnand zeci si sute de mii de euro per companie, in functie de volumul documentelor procesate.

Desi se afla departe de companiile din statele dezvoltate, care au inteles beneficiile unor astfel de solutii tot mai multe firme din Romania integreaza tehnologii digitale in desfasurarea activitatii. Astfel, reprezentantii DigiSinergy se asteapta la o triplare, anul acesta, a numarului companiilor din Romania, cu cifra de afaceri mai mare de 1 milion de euro, care vor utiliza solutii de prelucrare automata a facturilor, de la 1%, cat estimau la finalul anului trecut.

Majoritatea firmelor care automatizeaza in prezent procesarea facturilor sunt din industrii cu volume mari de facturi, precum retail, ecommerce, audit/contabilitate/financiar, automotive etc.