Criza generata de pandemia Covid-19 a determinat companiile, indiferent de domeniul de activitate, sa accelereze procesul de digitalizare. Pentru organizatiile mari, care deja aveau o infrastructura bine pusa la punct, schimbarile necesare continuarii activitatii nu au ridicat, in general, probleme majore. Totusi, companiile mici si mijlocii care nu dispun de aceleasi resurse, au fost oarecum nepregatite pentru contextual actual. Asadar, fiind nevoite sa actionize rapid pentru a tine pasul cu restrictiile impuse de evolutia pandemiei, acestea au intampinat bariere firesti in procesul de digitalizare.

Asadar, impactul crizei COVID a fost resimtit de catre companiile mici si mijlocii proportional cu capabilitatile acestora de a demara procesul de digitalizare. Iata care sunt solutiile ce pot ajuta IMM-urile sa depaseasca unele din cele mai importante obstacole in calea digitalizarii.

29% din companiile participante la studiu au afirmat ca problema principala in procesul de digitalizare o reprezinta costurile.

Automatizarea proceselor interne prin digitalizare, atat de necesara in ultimele luni, implica, pentru unele organizatii, costuri ce nu au fost initial prevazute in bugetul anual. Din fericire, Microsoft, Amazon sau Google, pun la dispozitie solutii in Cloud a caror utilizare nu presupune cheltuieli majore, deoarece nu implica investitii in achizitionarea de echipamente hardware si licente software. O alta optiune de reducere a costurilor pentru intreprinderile mici si mijlocii este aceea de a apela la furnizori locali de hosting. Astfel, sumele alocate pentru folosirea platformelor sunt costuri lunare abordabile, iar utilizatorii beneficiaza de conditii excelente pentru securitatea si siguranta datelor.

Tot in schimbul unui cost lunar (abonament), exista si platforme online ce orfera servicii de tip ERP, CRM, SFA si altele. Daca insa modelul de business nu permite utilizarea sau integrarea acestora cu sistemele deja existente in companie, este recomandata achizitionarea unor solutii software personalizate, cu optiunea de a acoperi costurile prin fonduri nerambursabile sau credite pe termen lung.

Un aspect important ce trebuie avut in vedere este planificarea investitiilor initiale: costurile echipamentelor profesionale de comunicatii si securitate, ce trebuie sa fie instalate la sediul companiei. Aceste costuri sunt insa modeste si nu trebuie sa reprezinte un impediment, deoarece beneficiile ulterioare vor fi majore.

In alegerea solutiilor de tip enterprise sunt importante functionalitatile pe care aceasta le ofera, dar la fel de importanta este si tehnologia pe baza careia a fost construita solutia.

In primul rand, tehnologiile alese trebuie sa fie unele moderne, ce permit modificarea solutiei odata cu evolutia companiei. Deoarece modelul de business trebuie adaptat continuu la conditiile economice in permanenta schimbare, este recomandat ca aplicatiile sa fie flexibile si sa permita adaugarea de noi functionalitati sau extinderea celor existente, fara rescriere.

In plus, este nevoie ca solutia sa fie scalabila, motiv pentru care sunt recomandate aplicatiile in Cloud, al caror beneficiu major este flexibilitatea. Asadar, in alegerea solutiei Cloud, trebuie sa primeze disponibilitatea furnizorului de a oferi consultanta in identificarea celor mai bune configuratii hardware si software, plus asistenta si suport tehnic ulterior. De aceea, este preferabil ca furnizorul de servicii sa aiba prezenta locala, prin reprezentanta sau prin parteneri.

In cazul in care se opteaza pentru o solutie de hosting local, trebuie acordata deosebita atentie serviciilor de siguranta si securitate a datelor si a comunicatiilor. In plus, pentru resursele oferite trebuie sa existe posibilitatea de scalare. In mod normal, solutiile software de tip enterprise trebuie sa raspunda in primul rand nevoilor de business, dar si sa fie usor de folosit de catre utilizatori. Daca organizatia alege sa foloseasca platforme diferite, de tip SFA sau ERP, de la furnizori diferiti, este important sa se ia in calcul posibilitatea de integrare a acestora, iar transferul de informatii intre ele sa fie 100% automatizat, pentru a elimina erorile de orice fel.

Asadar, cea mai buna alegere pentru companii, indiferent de profilul acestora, o reprezinta solutiile software in Cloud, cu design simplu si modern, salabile, cu posibilitati de lucru online si offline, accesibile pe orice dispozitiv, configurabile conform nevoilor de business actuale sau potentiale si cu functii de analiza a datelor si de generare a previziunilor.

Cum ne asiguram ca implementarea noilor tehnologii, integrarea cu sistemele deja existente si inlocuirea vechilor tehnologii se face in mod eficient si fara erori?

Pentru a face tranzitia catre tehnologii noi, de actualitate, este foarte importanta etapa initiala: cartografierea proceselor de business curente, analiza si revizuirea lor. Deseori, se poate observa unele din acestea sunt prea costisitoare din cauza resurselor consumate, in raport cu beneficiile pe care le aduc. Asadar, este nevoie de identificarea celor mai potrivite solutii software. Acest proces este iterativ, deoarece noile solutii vor aduce si posibilitati noi de lucru, astfel incat unele procese vor fi eliminate, iar altele vor fi adaugate in modul de lucru al companiei. Pe langa informatizare, unul din efectele digitalizarii este si modernizarea proceselor si a afacerii in sine.

Dupa stabilirea solutiilor enterprise potrivite, este recomandat ca implementarea acestora si migrarea datelor din tool-urile anterioare sa fie facute cu ajutorul unui furnizor extern de servicii (consultant). Astfel, va fi castigat timp si vor fi economisiti bani.

In succesul procesului de digitalizare, un rol important il joaca instruirea angajatilor (utilizatorilor) pentru a ii familiariza pe acestia cu noile tehnologii adoptate. Daca alegerile cu privire la tehnologii si la optiunea de implementare sau integrare a noilor solutii sunt bine facute, utilizatorilor le va fi usor sa se acomodeze cu noile instrumente digitale. Totusi, ideal ar fi ca, pe langa achizitionarea solutiilor software, compania sa se asigure ca furnizorul ofera si instruire pentru personal. Training-urile specializate vor preveni frustrarile angajatilor vis-a-vis de trecerea la un mod de lucru nou, asigurand totodata ca eficienta maxima este atinsa in cel mai scurt timp.

Transformarea digitala a propriului business reprezinta un proiect in sine. Din acest motiv, este recomandata alegerea unui partener care poate oferi suport din etapele initiale, pana la finalizarea procesului si chiar si dupa, prin servicii de mentenanta si suport. Intr-o prima faza, sustinerea oferita de furnizorul de tehnologie se refera la identificarea nevoilor de business, la revizuirea acestora, apoi la selectarea si achizitia celor mai bune solutii tehnice. Ulterior, este nevoie de implementarea solutiei, migrarea datelor, instruirea personalului si, nu in ultimul rand, consiliere, asistenta tehnica si suport ulterior, pe tot parcursul utilizarii solutiilor software.

Un factor determinant in alegerea furnizorlui de servicii software il reprezinta experienta anterioara in proiecte similare, eventual pentru clienti din aceeasi zona de activitate. In plus, conteaza si numarul si diversitatea personalului disponibil pentru un astfel de proiect. Din moment ce tehnologiile cele mai potrivite au fost deja alese, este important ca furnizorul sa fie la curent cu ultimele noutati aparute in tehnologiile respective si, nu in ultimul rand, sa aiba o cultura organizationala orientata spre satisfacerea nevoilor clientului.

In acest moment, procesul de transformare digitala este unul ce are loc la nivel global. Desi unele schimbari erau necesare de mult timp, implementarea acestora a fost amanata, iar pandemia nu a facut decat sa urgenteze acest proces. Astfel, noile tehnologii s-au dovedit aplicabile si foarte utile pentru mai toate industriile, domeniile de activitate si modelele de afaceri. Digitalizarea este necesara si, din fericire, este la indemana noastra, a tuturor.