Criza generata de pandemia COVID-19 a luat prin surprindere intreaga lume, afectand companiile din toate industriile, unele fiind nevoite sa-si inchida portile sau sa-si regandeasca modelul de afaceri. Desi majoritatea organizatiilor au un plan de continuitate a afacerii pentru situatii precum crize financiare, atacuri cibernetice sau dezastre naturale, in situatia actuala, total atipica si incerta, acestea au avut dificultati in elaborarea si implementarea unui plan pentru continuarea activitatii in parametrii normali. Desi premisa unei pandemii globale se afla pe lista riscurilor posibile, aceasta nu a fost printre cele mai comune dezastre sau crize luate in considerate de companii atunci cand au elaborat un astfel de plan de continuitate, iar pagubele generate de acest eveniment s-au dovedit uriase. Conform unui sondaj Gartner privind continuitatea afacerii, realizat in martie 2020, doar 12% dintre organizatiile respondente au mentionat ca sunt foarte pregatite pentru criza generata de pandemie. In plus, potrivit unui studiu PwC asupra crizelor globale din 2019, mai putin de 3 din 10 (29%) respondenti au mentionat ca nu au personal dedicat pentru prevenirea si raspunsul la o potentiala criza. Mai mult, aproape trei sferturi (74%) dintre respondenti au cautat consultanta din exterior fie pe durata sau dupa cea mai serioasa criza a lor.

Una dintre cele mai intalnite greseli pe care majoritatea companiilor continua sa o faca este evaluarea eronata a importantei resurselor alocate pentru desfasurarea activitatilor de afaceri. Evaluarea presupune identificarea angajatilor, a proceselor si a tehnologiei necesare pentru desfasurarea acestor activitati si a alternativelor posibile pe durata unui eveniment perturbator. In al doilea rand, multe companii subestimeaza timpul si costul necesar pentru a implementa o masura alternativa cu scopul diminuarii efectelor negative sau reluarii activitatii normale. Situatia este intalnita in special printre companiile care au sisteme IT complexe sau care se bazeaza pe utilizarea unor tehnologii diferite, considerate a fi un punct singular de esec (single point of failure), care poate opri functionarea intregii afaceri. Nu in ultimul rand, si, probabil, cel mai important, desi multe companii au implementat un plan de continuitate a afacerii, acesta nu este bine documentat, revizuit periodic, testat sau aliniat cu evenimentele si tendintele actuale.

Prima si cea mai importanta actiune imediata este asigurarea sigurantei si sanatatii angajatilor. Asigurati-va ca sunt urmate recomandarile autoritatilor locale si cele ale Organizatiei Mondiale a Sanatatii cu referire la distantarea sociala si igiena personala. Asigurati-va ca oamenii pot munci si comunica unii cu ceilalti in medii de siguranta (fie la locul de munca sau de acasa).

In al doilea rand, asigurati-va ca exista o gestionare adecvata a comunicarii intre conducere si angajati. Aceasta presupune stabilirea unor canale de comunicare usor accesibile si securizate intre parti. Stabiliti o echipa temporara de gestionare a crizei astfel incat sa comunice mesajele referitoare la COVID-19 si deciziile interne in cadrul departamentelor si nominalizati persoane cheie pe liniile dumneavoastra de afaceri ce vor fi responsabile de implementarea acestor decizii. Pastrati angajatii informati despre modificarile aparute in politicile si procedurile interne, precum si despre datele de contact in caz de necesitate a asistentei.

In plus, daca telemunca este o optiune, asigurati-va ca solutiile de colaborare pentru conferinte audio/video sunt utilizate si securizate. Incercati sa utilizati doar canalele si solutiile de comunicare aprobate de departamentul de Securitate IT. Nu in ultimul rand, asigurati comunicarea permanenta intre conducerea, angajatii, furnizorii si clientii dumneavoastra asupra modificarile aparute in cadrul activitatilor de afaceri.

Planificati -Efectuati evaluari ale impactului asupra activitatii de afaceri astfel incat sa identificati procesele critice, necesitatile de personal si tehnologiile sau aplicatiile IT dependente. Prioritizati procesele dupa cat de critice sunt in realizarea serviciilor si produselor si clasificati-le dupa importanta acestora. Identificati oamenii, competentele si aplicatiile/tehnologiile minim necesare pentru a efectua activitatile. Definiti clar parametrii RTO (recovery time objective – durata de timp necesara pentru reluarea unei activitati dupa un eveniment perturbator, astfel incat sa se asigure evitarea consecintelor inacceptabile asociate unei intreruperi in continuitatea afacerii) si RPO (recovery point objective – perioada de timp maxim acceptata in care datele/tranzactiile pot fi pierdute datorita unui eveniment perturbator fara a avea consecinte inacceptabile). Identificati si diminuati punctele singulare de esec (single point of failure) in cadrul proceselor, personalului sau tehnologiei folosite, prin asigurarea alternativelor ce sunt usor de implementat si eficiente din punct de vedere al costului.

In continuare, dezvoltati sau revizuiti planurile de continuitate a afacerii si recuperare in caz de dezastru. Asigurati-va ca rolurile si responsabilitatile sunt alocate adecvat si aveti o echipa dedicata pentru a coordona intregul proces. Membrii echipei si detaliile acestora de contact trebuie sa fie disponibile tuturor angajatilor companiei.

Planurile de continuitate a afacerii si recuperare in caz de dezastru trebuie sa fie adaptate necesitatilor fiecarei companii, conform identificarii acestora in analiza de impact asupra afacerii. Analiza trebuie efectuata la un interval de timp regulat pentru a monitoriza modificarile aparute in activitatile de afaceri si pentru a adapta in functie de acestea planurile de continuitate a afacerii si recuperare dupa o potentiala criza.

Planurile de continuitate a afacerii si recuperare in caz de dezastru trebuie fie revizuite periodic si testate din punct de vedere al eficientei si al eficacitatii. Trebuie sa va definiti o gama variata de scenarii pentru testare astfel incat sa va asigurati ca planurile pot fi aplicate cat mai adecvat. Pe baza rezultatelor testarii, echipa desemnata pentru asigurarea continuitatii afacerii trebuie sa evalueze daca sunt necesare modificari ale planurilor si sa le aplice de indata.

Desi definirea unor planuri adecvate de continuitate a afacerii si recuperare in caz de dezastru este primordiala in gestionarea evenimentelor de criza, crearea unui culturi de rezistenta in cadrul companiei dumneavoastra este cea mai eficienta metoda de a adresa raspunsul la aceste evenimente. Asigurati-va ca aveti oameni talentati angajati pentru a indeplini angajamentele cu clientii si ca sunt educati corespunzator cu privire la scenariile de gestionare a crizelor.

O criza gestionata corect nu numai ca poate salva compania, dar poate duce si la o crestere a afacerii. Conform sondajului PwC asupra crizelor globaledin 2019, din cei 1.400 de respondenti care s-au confruntat deja cu o criza majora, 42% au mentionat ca au fost “intr-o situatie mai buna” post-criza - unii raportand, chiar si o crestere a veniturilor ca urmare directa a gestionarii adecvate a crizei.