Activitatile frauduloase pot aparea in orice moment si, in contextul economic actual, riscurile de frauda si de coruptie ar putea creste atat ca urmare a presiunilor financiare pe care le pot resimti angajatii si partenerii de afaceri, cat si din cauza unui mediu de control deficitar care ar putea crea conditiile propice pentru abateri. Astfel, echipele de management ar trebui sa se gandeasca la imbunatatirea nivelului de constientizare privind comportamentul fraudulos din cadrul organizatiei, astfel incat fiecare angajat sa poata fi mai vigilent si mai predispus la a raporta atitudinile care au potentialul de a fi lipsite de etica.

Identificarea fraudei in stadiile incipiente este posibila prin observarea semnalelor de alarma in cadrul mai multor zone din companie. De exemplu, in departamentul de achizitii, printre indicatorii de suspiciune se pot numara cresterile nejustificate ale preturilor, o potentiala relatie apropiata cu un furnizor si care nu este de natura comerciala, comunicarea cu un furnizor prin intermediul unui singur angajat, imprumuturi nejustificate sau plati in avans catre un furnizor, colaborarea cu furnizori care au vizibilitate si experienta redusa pe piata sau cu cei care sunt dependenti de organizatie, sau, desigur, informatii primite de la un angajat cu privire la potentiale nereguli sesizate in activitatea unui furnizor. Coroborarea semnalelor de alarma cu informatiile obtinute din discutii organizate in acest sens cu angajatii, din verificarea documentelor justificative sau din analiza datelor este esentiala pentru descrierea imaginii de ansamblu a unei potentiale scheme frauduloase.

 

Cand vorbim despre prevenirea fraudei, este foarte important ca organizatiile sa inteleaga ca echipele de management trebuie sa aiba o atitudine adecvata fata de comportamentele frauduloase. Concret, conducerea organizatiei ar trebui sa aiba un punct de vedere ferm cu privire la frauda si sa comunice clar angajatilor ca vor da dovada de toleranta zero fata de frauda in cadrul companiei.

O alta masura eficienta de descurajare a fraudei este aceea de a avea un mecanism de control solid, prin implementarea unor politici si proceduri adecvate si a unor controale eficiente pentru prevenirea erorilor si a potentialei fraude in cadrul companiei. De asemenea, este important ca o companie sa ia in considerare adoptarea unui plan de raspuns la cazuri de frauda, in eventualitatea in care astfel de evenimente au loc, pentru a putea identifica ce s-a intamplat, amploarea fraudei si pentru a lua masuri suplimentare in vederea recuperarii pierderilor. In plus, acest plan va contribui la consolidarea politicii companiei de zero toleranta fata de frauda.

Un alt element important al oricarui program antifrauda din cadrul unei companii este instruirea angajatilor. Avand in vedere ca este de preferat ca o organizatie sa previna frauda, si nu sa gestioneze efectele sale, un sistem robust de instruire interna in domeniul constientizarii actiunilor frauduloase poate duce la sporirea eficientei in detectarea si prevenirea fraudei.

Luand in considerare modul de lucru dinamic din ultimii ani, care combina munca la distanta si cea de la birou, majoritatea companiilor pot alege acum sa aiba un program educational combinat, folosind atat platforme de eLearning, cat si sesiuni de invatare conduse de instructori. Din momentul in care angajatii finalizeaza programele educationale antifrauda, probabilitatea organizatiei de a preveni, identifica sau raporta orice activitate potential frauduloasa este sporita. Cu toate acestea, este important ca desfasurarea programelor de formare sa aiba loc recurent, deoarece un curs de instruire unic se poate dovedi insuficient.

In concluzie, o actiune frauduloasa poate avea loc in orice moment si poate lua mai multe forme in cadrul organizatiilor care nu au implementat un mecanism de control bine pus la punct. In cazul unor situatii nefericite, organizatiile ar trebui sa ia in considerare solicitarea asistentei expertilor in investigarea si prevenirea fraudei pentru a le ghida in eforturile lor de asigurare a conformitatii si de reducere a riscurilor.