In continuare vom aborda zona utilitatilor, din punct de vedere al modului in care este organizata resursa umana. Desi aici intra foarte multe categorii si tipuri de servicii, de la gaze, apa, electricitate, salubritate etc, toate au un numitor comun: angajati cu pregatire profesionala specifica.

In toate aceste domenii exista o dinamica foarte mare in special a personalului care lucreaza pe teren, ceea ce pune o presiune mare pe specialistii de resurse umane. Acestia trebuie nu doar sa gaseasca intr-un termen foarte scurt inlocuitori pentru cei care pleaca, dar trebuie sa faca fata si unui numar extrem de mare de documente ce trebuie semnate atat la angajare, cat si la incetarea relatiilor de munca.

Un alt impediment este cel al organizarii departamentului de HR - de cele mai multe ori, la sediul central - ceea ce face ca toate actiunile specifice sa fie delegate catre responsabili din teritoriu. Acestia, pe langa activitatile zilnice pe care le desfasoara, trebuie sa preia si din atributiile unui specialist de resurse umane, adica sa programeze si sa sustina interviuri, sa intocmeasca documente, sa gestioneze atat semnarea lor, cat si distribuirea catre ambele parti etc. Iata cum programul acestor angajati s-a incarcat, ramanandu-le mai putin timp pentru activitatile specifice postului lor.

In ultimii ani, din ce in ce mai multe companii din diverse domenii de activitate au adoptat solutii de semnare electronica a documentelor din mai multe motive:

- pentru a eficientiza tot procesul de emitere, transmitere, precum si accesul la documentele aferente dosarului angajatului;

- pentru a conferi actelor calitate de document original, utilizand semnatura electronica calificata;

- pentru a reduce consumul de hartie, contribuind la protejarea mediului inconjurator;

- pentru a reduce costurile cu consumabilele.

In ceea ce priveste furnizorii de utilitati, aproape toti emit facturile in format electronic, altii semneaza chiar si contractele utilizand semnatura electronica, fiind familiarizati deja cu instrumentele digitale. De aici si pana la transformarea digitala a departamentului de HR este doar un pas.

In acest sens, anul trecut cadrul legislativ a fost modificat prin publicarea Legii nr. 208/2021, care stabileste mai clar decat era inainte faptul ca documentele de munca pot fi semnate electronic cu semnatura electronica calificata. Detalii despre acest subiect puteti citi AICI.

Pentru a rezolva toate impedimentele amintite mai sus, pentru ca specialistii de resurse umane sa poata gestiona asa cum trebuie toate procesele specifice, revenind la detinerea controlului asupra recrutarii, angajarii si incetarii relatiilor de munca, semnatura electronica calificata este instrumentul esential.

O alta mentiune importanta pe care Legea nr. 208/2021 o aduce este faptul ca toate cheltuielile aferente achizitionarii semnaturilor electronice utilizate in vederea semnarii documentelor de incheiere, modificare, suspendare sau, dupa caz, de incetare a contractului individual de munca, sunt deductibile, lucru ce vine in sprijinul companiilor care aleg sa inceapa procesul de transformare digitala.