Autoritatile fiscale au cautat in ultimele luni mijloace si metode de adaptare la noua realitate a specificului controalelor fiscale, in general, si a inspectiilor fiscale, in particular. Insa, in lipsa infrastructurii informatice care ar fi permis efectuarea acestora pe cale electronica, inspectorii folosesc in continuare metodele traditionale de control. Astfel, chiar daca marea majoritate a inspectiilor fiscale sunt demarate si derulate cu prezenta fizica la sediile contribuabililor, am remarcat, totusi, o schimbare notabila in privinta comunicarii prin mijloace electronice (de regula, e-mail), care a devenit norma, fie ca este vorba de solicitarile echipei de control, fie de raspunsuri ori informatii transmise contribuabililor verificati.

Aceasta comunicare la distanta reprezinta, desigur, doar un prim pas de trecere a inspectiilor fiscale in mediul online care poate va conduce in viitor la derularea acestora exclusiv sau, cel putin, partial pe platforme online, asa cum se intampla in alte state.

Pentru contribuabili, aceste noi metode de interactiune cu autoritatile fiscale prezinta, de asemenea, implicatii majore. Una dintre acestea o reprezinta necesitatea de a avea o arhivare electronica care sa faciliteze accesul rapid la documentele solicitate de organele fiscale, chiar daca persoanele responsabile pentru intocmirea evidentelor documentare nu sunt disponibile, din motive obiective (mai ales in perioada pandemiei) sau nu mai sunt in companie la momentul efectuarii controlului fiscal. In egala masura, o organizare ar putea facilita schimbul de informatii cu inspectorii fiscale, care se poate dovedi a fi chiar mai dificil in conditiile actuale de pandemie sau de lucru la distanta si fara acces direct la documentele fizice.

Evidentele documentare dintr-o astfel de arhiva este recomandabil sa fie organizate in functie de importanta tranzactiei, de riscul fiscal si chiar sa fie creata o procedura interna in acest sens (grad de documentare necesar pe tip de tranzactie, mod de pastrare a evidentelor, arhivare), astfel incat departamentul financiar sa aiba acces si sa fie in masura sa identifice intr-un timp cat mai scurt documentele si informatiile solicitate in inspectiile fiscale. Este cu atat mai utila si actuala o asemenea arhivare, cu cat in aceasta perioada au fost acordate facilitati fiscale ce vor face, cel mai probabil, obiectul unor verificari in cadrul inspectiilor din perioada imediat urmatoare si care trebuie, astfel, sa fie in mod temeinic documentate de contribuabil. De exemplu, s-ar putea dovedi extrem de utila acordarea unei atentii deosebite in documentarea cheltuielilor efectuate de societati in contextul pandemiei, cum ar fi cheltuielile cu asigurarea desfasurarii activitatii economice in conditii de siguranta. Astfel, trebuie facuta analiza de la caz la caz astfel incat sa se determine tratamentul unor asemenea cheltuieli atat din perspectiva deductibilitatii la calculul impozitului pe profit, dar si din perspectiva tratamentului la nivel de individ.

In egala masura, in interactiunea cu organele fiscale au fost utilizate tot mai des documente semnate electronic de catre reprezentantii legali sau imputernicitii contribuabililor care detineau semnaturi electronice extinse si care au permis inregistrarea online a cererilor acestora, pe adresa de email a inspectorilor fiscali sau chiar a autoritatii fiscale implicate.

Mai mult, in faza administrativa de contestare a actelor de impunere, a fost implementata si, la acest moment, chiar a devenit generalizata, regula sustinerii orale a contestatiilor prin mijloace electronice la distanta, organele de solutionare (in special din cadrul Directiei Generale de Solutionare a Contestatiilor) aratand o deschidere spre adaptare la noile realitati si acceptand comunicarea pozitiei contribuabililor prin intermediul whatsapp, google meet, zoom etc.

Putem spune ca toate aceste evolutii au ”spart gheata” in ceea ce priveste tendintele de digitalizare a comunicarii autoritatilor fiscale cu contribuabilii care, inainte de luna martie a acestui an, erau mai degraba caracterizate printr-o abordare conservatoare si reticenta in privinta comunicarii prin mijloace de comunicare la distanta.

Astfel, s-au creat premise destul de optimiste pentru materializarea asteptarilor mediului de afaceri ca interactiunea cu ANAF sa fie digitalizata, mai ales in cadrul inspectiilor fiscale.

Totusi, trebuie spus ca toate aceste progrese in zona digitalizarii s-au inregistrat mai degraba in practica de administrare fiscala si nu au fost urmate, cel putin pana la acest moment, de proiecte legislative care sa transforme aceste abordari extrem de utile ale organelor fiscale in litera de lege si care sa confirme, astfel, oficial inceputul digitalizarii procedurii de comunicare dintre autoritatea fiscala si contribuabili.

In acest sens, au fost formulate de catre mediul de afaceri propuneri de initiative de legiferare care sa contureze cadrul legal al acestor pasi si nu ne ramane decat sa speram ca progresele in interactiune inregistrate in pandemiei vor fi pastrate si codificate intr-o maniera care sa marcheze intrarea ireversibila pe calea digitalizarii.