Multe companii doresc sa implementeze un sistem ERP cu fonduri europene, insa putine ajung sa finalizeze un astfel de demers. 2021 a adus noi masuri si fonduri europene pentru digitalizare, ceea ce a redeschis interesul antreprenorilor romani pentru modernizarea aplicatiilor si a infrastructurii IT. Una dintre cele mai cunoscute este „Actiunea 2.2.2 – Digitalizarea IMM-urilor“ ofera subventii de pana la 100.000 de euro, iar cheltuielile eligibile includ software, hardware, implementare si chiar training.

Motivatia pentru depunerea proiectelor este evidenta si reprezinta cea mai pertinenta alternativa la finantarea din resurse proprii. Mai putin cunoscute sunt insa piedicile si limitarile acestor programe. In ultimii doi trei ani am fost implicati in mai multe proiecte de implementare sisteme ERP cu fonduri europene nerambursabile (SAP Business One), asa ca am sintetizat experientele consultantilor si clientilor nostri si am definit cateva elemente cheie pe care va sfatuim sa le respectati.

- Nu mizati pe proiecte care vizeaza exclusiv componente de informatizare. Atentie la incadrarea proiectului in diversele categorii de masuri si actiuni finantate. La clientii care au reusit sa obtina finantare, am remarcat ca informatizarea este doar una dintre componentele proiectului. Spectrul proiectelor este mai larg si acopera in general extinderea business-ului principal (crestere capacitate de productie prin construirea unei hale noi, spre exemplu). Aceasta pare sa fie varianta cu cele mai multe sanse de castig. Solicitarile de finantare aplicate strict pe achizitie de tehnologie (software sau hardware) au inregistrat o rata mai mica de succes, din diverse motive: de la suspendare masurii aferente, la necalificarea dosarului.

- Rabdare maxima la intocmirea dosarului si asteptarea rezultatelor. Accesarea finantarile europene sunt un proces cu un nivel ridicat de birocratie si necesita rabdare si meticulozitate. Dosarul trebuie realizat dupa un anumit tipar, iar incadrarea in cerintelor masurilor vizate trebuie facuta “ca la carte”. Chiar si daca dosarul este aprobat, nu va entuziasmati imediat, toate etapele dureaza. La clientii nostri a durat in medie 6-8 luni de la scrierea caietului de sarcini la aprobarea proiectului si inca 6-10 luni pentru derularea efectiva a acestuia. Prin urmare, daca doriti sa modernizati sistemul informatic si aveti o presiune de timp, aveti nevoie de o foarte buna organizare si planificare.

- Identificati si stabiliti corect cheltuielilor eligibile. Multe dintre problemele intalnite in proiecte sunt generale de eligibilitatea cheltuielilor. La nivel tehnologic, din discutiile avute cu clientii nostri, serviciile cloud sunt de evitat in aproape orice proiect cu finantare europeana, indiferent daca este vorba de SaaS sau IaaS. Similar, nici serviciile de suport si mentenanta nu sunt eligibile in numeroase cazuri. Important, proiectele trebuie sa includa infrastructura fizica necesara rularii unui ERP cu fonduri europene, deoarece hosting-ul nu intra in categoria cheltuieli eligibile. Prin urmare, aveti nevoie de un partener cu experienta pentru a nu ramane descoperiti pe anumite capitole de cheltuieli.

- Atentie la limitarile tehnologice. Procedurile asociate fondurilor europene nerambursabile nu sunt tocmai aliniate la gandirea tehnologica actuala. Prin urmare exista multiple limitari, altele decat cele impuse de eligibilitatea cheltuielilor. Spre exemplu, utilizarea serverelor achizitionate in cadrul proiecutlui intr-o alta locatie (pentru un cluster de back-up, spre exemplu). De asemenea, apar dificultati daca in proiecte sunt prinse echipamente, care pana la finalizarea dosarului, nu mai sunt disponibile pe piata si necesita un inlocuitor echivalent. Prin urmare, trebuie sa acordati atentie maxima detaliilor, descrierilor, ciclului de viata al produselor prinse in caietele de sarcini si stocurilor existente pe termen lung. Sunt nuante, care va pot scapa de multa bataie de cap, daca aveti partenerul potrivit.

- Incheiati parteneriatele potrivite. Pentru o companie obisnuita, intelegerea regulilor asociate obtinerii finantarii din fonduri europene este un proces complicat. In cazul clientilor nostri, cea mai buna abordare a fost incheierea unor parteneriate cu firme de consultanta, care au expertiza practica pe domeniul extins al finantarilor si cu o companie ca System Innovation Romania, deoarece avem experienta in implementarea de sisteme ERP cu fonduri europene. Sansele finalizarii cu succes a demersului cresc semnificativ, iar presiunea pe echipa proprie scade proportional. Un lucru deja stiut, serviciile de consultanta pentru elaborarea documentatiilor necesare pregatirii aplicatiei de proiect si chiar managementul de proiecte intra la cheltuieli eligibile. Complementar, aveti nevoie sa desemnati un project manager intern, care sa gestioneze intreg procesul de implementare, din perspectiva tehnica si de business.

Indiferent de masurile pe care le vizati, nu neglijati componentele de tehnologie, pe care le puteti adauga in proiecte, pentru ca isi vor arata valoarea pe termen lung. Daca nu sunteti presati de timp pentru implementarea unui sistem ERP cu fonduri europene si puteti astepta cel putin un an, investitiile nerambursabile reprezinta o oportunitate ce nu trebuie ratata. Banii europene vin mai greu, dar vin si va pot ajuta sa modernizati activitatea companiei si sa cresteti productivitatea si profitabilitatea.