Managementul resurselor umane a intrat intr-o noua etapa de evolutie in care aplicatii specializate optimizeaza noi procese implementate in interiorul unei organizatii. Nevoia de astfel de aplicatii este cu atat mai mare in aceasta perioada, in care pandemia ne-a aratat ca organizatiile trebuie sa fie versatile, sa se adapteze rapid la schimbari, sa isi reduca dependenta de anumite resurse interne si sa isi optimizeze costurile, dar mai ales sa elimine cat mai mult eventualele discontinuitati sau situatii nepravazute care pot aparea.

Sistemele informatice pentru urmarirea contactilor sunt cea mai viabila alternativa la metodele manuale de colectare a acestor informatii, pe hartie sau in Excel. In medie, aplicate corespunzator, aceste aplicatii reduc cu pana la 65% riscul de raspandire a unei pandemii intr-o organizatie.

PandemSafe este o aplicatie creata special de unul din liderii mondiali in contact tracing pentru a veni in sprijinul companiilor in eforturile de a contracara si a preveni efectele negative determinate de actuala pandemie asupra sanatatii angajatilor si implicit asupra activitatii companiilor.

Colectarea datelor privind contactii salariatilor si vizitatorilor organizatiei poate deveni greoaie in lipsa unui soft specializat si poate genera erori atunci cand datele sunt procesate in fisiere excel sau chiar pe hartie, mai ales cand ne raportam la un numar mare de angajati.

PandemSafe permite astfel monitorizarea in timp real a starii de sanatate a angajatilor si vizitatorilor, prin completarea unor chestionare rapide disponibile pe platforma web sau folosind aplicatia mobila omonima. PandemSafe permite folosirea acestei functionalitati cu frecventa dorita (de exemplu zilnic, o saptamana pe luna, 10 zile dupa identificarea unui caz suspect etc.), iar perioada de stocare a datelor poate fi modificata de catre organizatie dupa nevoi. Aplicatia genereaza rapoarte si grafice centralizatoare care permit vizualizarea situatiei generale, la nivel de companie, departament, dar si la nivel de angajat. Toate aceste rapoarte generice pot fi usor adaptate de catre utilizatori nevoilor lor prin crearea de categorii si grupe specifice pentru vizualizare si monitorizare.

Aplicatia permite de asemenea urmarirea si raportarea contactilor de maniera neintruziva. Aceasta se poate face prin folosirea listei de contacte pentru o persoana potential infectata, PandemSafe permitand trimiterea de alerte specifice catre persoanele la risc. Centralizatorul de urmarire a contactilor permite trasabilitatea si monitorizarea intr-o singura locatie a tuturor informatiilor suplimentare pentru gestionarea eficienta a crizei epidemiologice (de exemplu data imbolnavirii, perioada de carantinare, datele vaccinelor deja administrate, datele urmatoarelor programari la vaccinare/testare/medic etc). Acest centralizator permite raportarea usoara si imediata catre autoritatile statului in cazul infectarii uneia sau mai multor persoane din cadrul organizatiei.

Pentru reducerea inputului manual sau de maniera redundanta, PandemSafe poate fi integrata cu aplicatia calendar a angajatilor, sistemele interne de acces si securitate sau aplicatiile de resurse umane. Aplicatia este operationala in cateva ore, nu necesita instalari si echipamente suplimentare, iar trainingul, suportul si mentenanta sunt incluse.

PandemSafe poate fi utilizata zilnic, chiar si in afara pandemiilor. Aplicatia permite astfel confirmarea de maniera digitala a acceptarii de catre vizitatori a reglementarilor Health&Safety ale companiei, in conformitate cu GDPR, precum si alertarea automata a angajatilor si vizitatorilor in caz de incident prin email, aplicatia mobila sau SMS. Data fiind asteptata crestere a telemuncii, PandemSafe permite de asemenea si colectarea de maniera digitala a confirmarii angajatilor de utilizare a noilor norme interne emise de catre management etc.

Inainte de toate este vorba de crearea unui mediu mai sigur pentru angajati si vizitatori, cu evitarea situatiilor de eventuala discontinuitate a activitatii cauzate de pandemie. Managementul are posibilitatea de a lua, in mod rapid, decizii strategice si operationale privind gestionarea fortei de munca in baza informatiei in timp real disponibile in aplicatie la nivel de individ, birouri, cladiri, locatii si organizatii multi-locatie / multi-nationale.

Cresterea reputatiei companiei privind grija fata de sanatatea angajatilor si a vizitatorilor, atat in timpul pandemiilor, dar si ulterior va genera un avantaj competitiv la angajarea si retinerea talentului intr-o piata a fortei de munca tot mai dificila.

Nu trebuie uitata nici conformitatea cu GDPR in contextul colectarii de informatii suplimentare de la angajati si vizitatori. Evitarea publicitatii negative si a unor eventuale litigii in cazul gestionarii necorespunzatoare a crizei epidemiologice este si ea de cea mai mare importanta pentru succesul si supravietuirea organizatiei.

Nu in ultimul rand, PandemSafe permite reducerea timpului petrecut de catre personalul implicat in implementarea noilor procese de criza, dar si a costurilor aferente prin digitalizarea acestora. De maniera globala, implementarea acestei aplicatii rezulta intr-o economie neta financiara pentru organizatie.

Suntem martorii unei evolutii tehnologice cu impact direct asupra managementului resurselor umane, dar sa nu uitam ca si evolutia resurselor umane schimba modul in care abordam platformele tehnologice ce ajuta la cresterea performantelor unei companii si fac viata angajatilor mai usoara.