Greseala pe care o fac majoritatea celor care vor sa afle cat costa un ERP este ca isi pun aceasta intrebare prea devreme. Este o intrebare la fel de relativa ca si Cat costa o casa? Si in acest caz raspunsul este greu de dat. Asemenea, unei case, un sistem ERP nu este un produs cu pret de raft, ci o solutie croita pe nevoile tale de viata sau de business. Raspunsul este complicat pentru ca poti afla un pret doar pentru casa ta sau erp-ul tau, iar pentru asta trebuie sa stii ce vrei.

Sistemele ERP sunt aplicatii complexe, care acopera toate sau aproape toate aspectele operationale ale unei organizatii. Nu functioneaza pe aceleasi principii ca Windows sau Office, plateste o licenta o instalezi si esti gata de utilizare. Daca pastram asemanarea cu proiectul imobiliar, gandeste-te ca ridicarea unei case implica discutii si costuri cu proiectarea, materiile prime, executia, finisajele si ajustarile necesare, pentru ca la final totul sa fie estetic si functional.

Licente. Reprezinta dreptul de utilizare a aplicatiei si este un cost platit pe utilizator. Licentele ERP sunt pot fi perpetue si au versiuni multiple, care ofera acces la diverse pachete de functionalitati/sau roluri in organizatie; sau pot fi in regim SaaS. Spre exemplu, SAP Business One este o aplicatie cu arhitectura modulara, dar in orice implementare se instaleaza acelasi pachet software, indiferent de modulele pentru care opteaza beneficiarul. Pentru a optimiza costurile, din punct de vedere comercial licentele sunt de doua tipuri: cu acces la toate modulele si functionalitatile (Professional) si dedicate unor roluri din companie, cu acces limitat la operatiile specifice (Limited). Dintr-o perspectiva a rolurilor, licentele Limited sunt de trei categorii: Financial – dedicate utilizatorilor cu rol financiar-contabil, Logistics – pentru cei care opereaza cu stocuri, CRM – pentru oamenii de vanzari. Pe parcursul exploatarii aplicatiei aceste licente pot fi modificate / inter-schimbate intre ele, fara costuri suplimentare. De asemenea, exista posibilitatea transformarii unei licente Limited in Professional, cu un cost similar diferentei initiale de pret. La nivelul unui proiect, licentierea se face printr-o combinatie de Professional si Limited. In medie intr-o companie se folosesc 30% licente Pro si 70% Limited, dar impartirea exacta rezulta in urma procesului de analiza.

Servicii de implementare. Implementarea efectiva reprezinta cea mai mare variabila a unui proiect ERP. Intr-o lume ideala ar putea avea un cost fix, dar ar trebui sa se indeplineasca un cumul de conditii:

- Beneficiarul initiaza un proces de pre-analiza in care optimizeaza fluxurile de business

- La contractarea solutiei clientul stie exact cum doreste sa mapeze procesele de business in sistemul ERP

- Clientul pastreaza specificatiile furnizate in etapele pre-implementare pe intreg parcursul proiectului

- Clientul desemneaza un project manager care cunoaste procesele companiei si are autoritate sa ia decizii in numele tuturor utilizatorilor aplicatiei

- Utilizatorii sustin schimbarea si participa conform planificarii la toate activitatile care ii implica (analiza, validare, training, go-live)

Realitatea insa difera considerabil si apar numeroase situatii care duc la modificarea bugetului initial. De cele mai multe ori, clientul isi schimba optiunile privind fluxurile de business, ceea ce modifica structura proiectului. Apar cerinte noi, datele utilizate anterior nu sunt pregatite, iar echipa de implementare munceste mai mult la prelucrare si import, anumite activitati sunt repetate, unii utilizatori au nevoie de mai multe ore de training etc. Din aceste motive, implementarea are un cost estimat, care include in general zile si ore de servicii prestare catre beneficiar.

Servicii de integrare cu alte solutii, addon-uri etc. Pentru a oferi o imagine de ansamblu asupra activitatii unei companii, sistemele ERP functioneaza integrate cu alte solutii de business, care gestioneaza relatiile cu clientii (CRM) stocurile (WMS) vanzarile online (eCommerce) etc. De asemenea, anumite functionalitati atipice sau de nisa nu exista ca standard si trebuie adaugate. Acestea pot fi dezvoltate de la zero, cu un volum mare de munca si cost pe masura sau asigurate prin implementarea unui addon, la un cost rezonabil. Platforma SAP Business One este flexibila si permite atat integrari cu alte sisteme externe (CRM, Document Management) cat si adaugarea de extensii: mobile WMS, Banking Integration, CRM for Outlook etc, dezvoltate de System Innovation Romania sau preluate de la parteneri externi. Aceste operatiuni implica servicii si costuri suplimentare, care pot fi stabilite doar dupa cunoasterea tuturor detaliilor.

Infrastructura IT/hosting/Securitate. Pentru rularea unei aplicatii de business este nevoie de o infrastructura IT: servere, storage etc. Aceasta poate fi detinuta de beneficiar sau contractata la un furnizor de hosting. System Innovation Romania este o companie de software cu expertiza pe sistemele ERP. Pentru asigurarea infrastructurii IT si a serviciilor necesare de securitate si back-up lucram cu parteneri specializati care pot oferi clientilor solutii personalizate. Costurile din aceasta categorie difera in functie de dotarile fiecarui client, existenta sau nu a unui departament IT

Dupa cum se poate vedea, raspunsul la intrebarea Cat costa un ERP este dificil de obtinut, pentru ca un astfel de proiect are multe variabile. Pentru o estimare cat mai corecta este necesara o pregatire atenta si o colaborarea foarte stransa cu furnizorul.

Dincolo insa de costuri, este mai important sa intelegi cum ajuta compania ta un sistem ERP, cat de rapid se amortizeaza investitia si mai ales, este important sa nu cauti cea mai buna solutie ci pe cea mai potrivita. Pentru aceasta, defineste cat mai bine cerintele (ce vrei sa obtii la final, ce functionalitati consideri necesare) evalueaza situatia interna (cine poate fi responsabil, numar de utilizatori, nevoia de training) si eventual da-ne un telefon. Avem experienta necesara sa te indrumam in directia corecta si impreuna sa facem cea mai buna estimare a costului calatoriei spre digitalizare pe care compania ta urmeaza sa o inceapa.