Ultima zi de depunere, fara a risca amenzi, a situatiilor financiare ale anului 2023 pentru firmele care au exercitiul financiar identic cu anul calendaristic este 29 mai 2024. Spre deosebire de anii anteriori, noutatea in 2024 este ca amenzile nu mai pot fi platite la jumatate din valoarea lor, facilitatea fiind eliminata prin Legea nr. 296/2023, si, prin urmare, pot depasi 10.000 lei, o suma relevanta pentru multe societati. Insa pe langa amenzi, consecintele nedepunerii situatiilor financiare sunt multiple, atat operationale in activitatea companiei, cat si pentru persoanele responsabile, administratorii si nu numai.

Daca ne referim la amenzi, acestea pot ajunge pana la 4.500 lei pentru depunerea cu intarziere sau pana la 5.000 lei daca nu sunt deloc depuse. Trebuie mentionat ca, impreuna cu situatiile financiare, se depun si alte rapoarte, iar amenzile in cazul acestora ajung pana la 5.000 lei, iar cele pentru nerespectarea prevederilor referitoare la intocmirea declaratiei privind asumarea raspunderii pentru intocmirea situatiilor financiare anuale de catre administrator (sau a altei persoane cu atributii similare) sunt de pana la 10.000 lei.

Prin urmare, amenzile ce pot fi aplicate in legatura cu situatiile financiare si documentele conexe pot depasi  suma de 10.000 lei. Contraventiile mentionate anterior si amenzile aferente sunt prevazute la art. 41, respectiv art. 42 din Legea contabilitatii nr. 82/1991.

Este important de mentionat si ca prezentarea de situatii financiare care contin date eronate sau necorelate, inclusiv cu privire la identificarea persoanei raportoare, este amendata contraventional cu sume cuprinse intre 200 si 1.000 de lei. De asemenea, nerespectarea obligativitatii cu privire la auditarea situatiilor financiare si organizarea auditului intern poate duce la amenzi de pana la 40.000 lei si respectiv 100.000 lei. 

 

Insa nu doar amenzile pot avea impact negativ asupra activitatii unei firme in cazul nedepunerii situatiilor financiare si a rapoartelor insotitoare, in termenele legale. Consecintele sunt multiple, de exemplu:

Avand in vedere faptul ca in unele licitatii sunt cerute cazierele fiscale ale companiilor participante, inscrierea in aceste caziere a faptelor care constituie contraventii ar putea avea impact negativ in evaluarea ofertelor depuse. Faptele care sunt inscrise in cazierul fiscal al unei companii sunt mentionate in Anexa Hotararii Nr. 1000 din 23 decembrie 2015. 

Totusi, in situatia in care amenzile sunt achitate, precum si in alte cazuri prevazute de lege, autoritatile fiscale pot proceda la scoaterea din evidenta a faptelor inscrise in cazierul fiscal.

Pentru exercitiul financiar 2023, Ordinul 5394/2023 specifica principalele aspecte legate de intocmirea si depunerea situatiilor financiare anuale si a raportarilor contabile anuale ale operatorilor economici la unitatile teritoriale ale Ministerului Finantelor.

 

Potrivit Legii contabilitatii nr. 82/1991, art. 28 (1), societatile comerciale si celelalte  persoanele prevazute la art. 1 alin. (1) – (4) au obligatia sa intocmeasca situatii financiare anuale.

Situatiile financiare anuale trebuie insotite de urmatoarele documente:

Referitor la declaratia nefinanciara, atat Ordinul 1802/2014, cat si Ordinul 2844/2016 mentioneaza ca entitatile care, la data bilantului, depasesc criteriul de a avea un numar mediu de 500 de salariati in cursul exercitiului financiar includ in raportul administratorilor o declaratie nefinanciara care include mai multe detalii mentionate de aceste Ordine emise de Ministerul de Finante. 

In anumite conditii, entitatile pot intocmi un raport separat care cuprinde informatiile cerute pentru declaratia nefinanciara, entitatea respectiva fiind scutita de obligatia de a intocmi aceasta declaratie.

Potrivit Legii contabilitatii nr.82/1991, persoanele prevazute de aceasta depun un exemplar al situatiilor financiare anuale la unitatile teritoriale ale Ministerului Finantelor Publice. 

Depunerea acestora se face prin intermediul portalului pentru acces la servicii de guvernare electronica, click aici.

 

Raspunderea pentru intocmirea situatiilor financiare si depunerea lor este a administratorului sau a ordonatorului de credite sau a altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii respective iar acesta emite o declaratie scrisa si confirma faptul ca: 

Totusi, amenzile din legea contabilitatii se suporta de persoanele vinovate, deci nu doar de administrator  sau persoanele cu atributii similare si, de aceea, este critic ca toate persoanele implicate in procesele operationale si financiare sa execute sarcinile cu responsabilitate, in conformitate cu cerintele legale. 

 

Intocmirea situatiilor financiare devine din ce in ce mai provocatoare tinand cont de complexitatea crescuta a conformarii financiar-contabile si fiscale. De aceea, in contextul digitalizarii si al transformarilor generate de utilizarea tehnologiilor avansate, pentru a putea gestiona eficient si efectiv toate procesele interne ale unei companii directorii acestora apeleaza la diverse strategii.

Insa nu doar minimizarea riscurilor legate de conformare este pe agenda directorilor ci si obtinerea de informatii valoroase din procesele de conformare, informatii care sa ajute top managementul  sa ia deciziile potrivite, aliniate cu obiectivele de dezvoltare ale companiilor. Astfel, o solutie pentru a rezolva aceste obiective este conectarea tuturor proceselor de conformare in trei pasi: utilizand diverse platforme digitale; desemnand o persoana responsabila pentru conformitate si  dezvoltand rapoarte cu indicatori semnificativi.

***